Giảm tình trạng phải kê khai, cung cấp thông tin nhiều lần

Người dân đến giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Như Thanh.

Đến Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đồng Tiến làm thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh, chị Nguyễn Thị Hạnh, ở thôn Phúc Vinh, không phải mang theo giấy tờ gốc như trước. Với sự hướng dẫn của cán bộ, chị thực hiện các thao tác ngay trên Kiosk thông minh. Thông tin được tra cứu trực tiếp trên hệ thống, giúp việc giải quyết thủ tục nhanh chóng, thuận tiện.

Từ trải nghiệm của chị Hạnh có thể thấy hiệu quả của việc chuyển từ xử lý hồ sơ giấy sang khai thác dữ liệu số. Thay vì yêu cầu người dân xuất trình lại giấy tờ đã được số hóa, cán bộ chủ động tra cứu, đối chiếu thông tin trên các cơ sở dữ liệu được cấp quyền khai thác. Qua đó, giảm tình trạng phải kê khai, cung cấp nhiều lần cùng một thông tin.

Theo thống kê, 9 tháng năm 2026, toàn tỉnh đã tiếp nhận hơn 1 triệu hồ sơ; tỷ lệ tiếp nhận trực tuyến đạt 97,38%. Tính riêng trong 6 tháng đầu năm, tỷ lệ khai thác, sử dụng lại thông tin, dữ liệu số hóa đạt 95,62%. Những kết quả này cho thấy dữ liệu số đang từng bước phát huy hiệu quả trong giải quyết thủ tục hành chính.

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Như Thanh, cán bộ ưu tiên khai thác dữ liệu ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ. Những thông tin về căn cước, đăng ký kết hôn, khai sinh đã có trên hệ thống được chủ động tra cứu, sử dụng thay cho việc yêu cầu người dân nộp lại giấy tờ. Cách làm này giúp giảm thời gian tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, nhất là với những người thường xuyên thực hiện thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, để dữ liệu thực sự thay thế giấy tờ, yêu cầu đặt ra không chỉ là số hóa đầy đủ hồ sơ mà còn phải bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác thông tin giữa các cơ quan, đơn vị. Quan trọng hơn, khai thác dữ liệu đã có phải là trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận, thay vì yêu cầu người dân tự cung cấp lại thông tin.

Yêu cầu này đã được cụ thể hóa tại Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP của Chính phủ, quy định về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu. Theo đó, đối với những thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu được công bố, cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm khai thác, sử dụng để thay thế thành phần hồ sơ tương ứng.

Quy định cũng đặt ra yêu cầu cao hơn đối với đội ngũ cán bộ trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính. Cán bộ không chỉ thực hiện thao tác trên hệ thống mà còn phải chủ động kiểm tra, đối chiếu thông tin, xác định chính xác những thành phần hồ sơ còn thiếu và chịu trách nhiệm về kết quả thẩm định.

Ông Đinh Xuân Thắng, Phó Chủ tịch UBND xã Như Thanh, cho biết: “Địa phương yêu cầu từng cán bộ phải nâng cao trách nhiệm trong quá trình thẩm định hồ sơ. Việc yêu cầu người dân bổ sung giấy tờ phải có căn cứ, đúng quy định; cán bộ trực tiếp xử lý chịu trách nhiệm về nội dung thẩm định trước khi trình cấp có thẩm quyền ký duyệt”.

Cùng với nâng cao trách nhiệm của cán bộ, việc khai thác hiệu quả các cơ sở dữ liệu cũng góp phần thay đổi phương thức quản lý, điều hành của chính quyền cơ sở. Theo ông Đỗ Thành Đồng, Phó Chủ tịch UBND xã Thiệu Hóa: “Đối với những thủ tục hành chính có thông tin đã được đồng bộ trên các cơ sở dữ liệu, cơ quan chức năng chủ động sử dụng dữ liệu đó làm căn cứ xác minh, xác nhận trong quá trình giải quyết. Cách làm này giúp giảm thời gian, chi phí và việc in ấn giấy tờ cho người dân, đồng thời nâng cao hiệu quả xử lý công việc của cơ quan hành chính”.

Để tiếp tục phát huy hiệu quả của dữ liệu số, tại Kế hoạch số 282 ngày 4/8/2026 về triển khai Chiến lược quốc gia về chuyển đổi số trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2026-2030, định hướng đến năm 2045, Thanh Hóa đặt mục tiêu đến hết năm 2026 có 90% hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được số hóa và từ năm 2027 đạt 100%.

Khi dữ liệu được khai thác hiệu quả, người dân không phải cung cấp nhiều lần cùng một thông tin; cán bộ hành chính cũng giảm được các thao tác kiểm tra, đối chiếu giấy tờ thủ công để tập trung nâng cao chất lượng giải quyết công việc. Đây chính là hướng chuyển đổi từ nền hành chính nặng về hồ sơ, giấy tờ sang nền hành chính chủ động phục vụ, lấy sự thuận tiện và hài lòng của người dân, doanh nghiệp làm thước đo hiệu quả.