Giữ nhịp vận hành chính quyền số

Góp sức để hệ thống thông suốt

Những ngày này, anh Phạm Anh Minh, Phó trưởng Phòng Ứng dụng Công nghệ thông tin và Hỗ trợ nghiệp vụ, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh dành phần lớn thời gian để hỗ trợ cán bộ tại các sở, ngành, xã, phường vận hành hệ thống giải quyết thủ tục hành chính.

Anh Phạm Anh Minh rà soát hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh.

Nhớ lại thời điểm hơn một năm trước, để hệ thống có thể vận hành ngay từ ngày đầu tiên thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp, 3 ngày trước thời điểm sáp nhập, anh Minh ở lại cơ quan để kiểm thử hệ thống, thực hiện thử nghiệm nhiều bộ hồ sơ, rà soát từng khâu trong quy trình. Những ngày sau đó, anh vẫn luôn túc trực điện thoại, sẵn sàng trả lời, giải đáp vướng mắc của các đơn vị, thậm chí trực tiếp đến các xã, phường hỗ trợ. Với những đóng góp đó, anh Minh đã được Chủ tịch UBND tỉnh tặng Bằng khen do có thành tích sau 1 tháng vận hành chính quyền địa phương 2 cấp.

Đến khi Cổng Dịch vụ công Quốc gia được chuyển đổi vào cuối tháng 5 vừa qua, anh Minh tiếp tục tham gia kiểm thử, xử lý những vấn đề phát sinh để các đơn vị, địa phương trong tỉnh giải quyết thủ tục hành chính. Đồng thời phối hợp với các cơ quan liên quan kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh với Cổng Dịch vụ công quốc gia và các hệ thống thông tin của các cơ quan trung ương.

Theo anh Minh, cái khó của công việc là phải vừa am hiểu công nghệ thông tin, vừa phải nắm chắc nghiệp vụ hành chính và cập nhật đầy đủ các quy định pháp luật. Chỉ một thay đổi nhỏ trong quy định cũng có thể kéo theo việc phải điều chỉnh cách thức cấu hình hệ thống. “Công việc đòi hỏi sự tập trung cao và phải hoàn thành trong thời gian ngắn, tôi luôn cố gắng nghiên cứu, cấu hình phần mềm nhằm vừa bảo đảm đầy đủ các bước theo quy định, khả năng truy vết toàn bộ quy trình xử lý, vừa tạo thuận lợi nhất cho người dân, doanh nghiệp”- anh Minh chia sẻ.

Những giải pháp số

Phường Bắc Giang có dân số lớn nhất tỉnh, ngày cao điểm, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường tiếp nhận tới 982 hồ sơ; bình quân khoảng 600 hồ sơ/ngày. Mỗi hồ sơ đều có thời hạn giải quyết, vì vậy áp lực không chỉ nằm ở số lượng mà còn ở yêu cầu bảo đảm tiến độ và chất lượng phục vụ. Trong khi đó, Trung tâm chỉ có 14 công chức của phường và 5 cán bộ thuộc ngành dọc trực tiếp đón. Vì vậy, ngay trong tháng đầu tiên sau sắp xếp đơn vị hành chính, phường Bắc Giang là đơn vị tiên phong đưa trợ lý ảo AI vào hướng dẫn thủ tục hành chính với vai trò hướng dẫn người dân, giải đáp kịp thời những vấn đề thắc mắc. Đồng thời triển khai nhiều giải pháp chuyển đổi số như chatbot online, niêm yết thủ tục hành chính điện tử bằng mã QR và màn hình cảm ứng, góp phần hình thành hệ sinh thái số hỗ trợ người dân từ khâu tra cứu, hướng dẫn, xác thực đến nộp hồ sơ và nhận kết quả.

Anh Lương Văn Huy hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến trên Kiosk AI tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bắc Giang.

Đặc biệt, sản phẩm Kiosk AI được anh Lương Văn Huy, Giám đốc Trung tâm và nhà cung cấp giải pháp nghiên cứu phát triển để đưa vào sử dụng chính thức từ tháng 2/2026 đến nay có nhiều tính năng thông minh, ưu việt. Người dân có thể quét căn cước công dân và các giấy tờ cần thiết, hệ thống hỗ trợ tự động điền thông tin vào biểu mẫu và điều hướng đến thủ tục tương ứng trên Cổng Dịch vụ công, góp phần giảm 80% thời gian người dân phải thao tác.

Anh Nguyễn Huy Hoàng, tổ dân phố Dĩnh Kế, phường Bắc Giang chia sẻ: "Đến làm thủ tục về xác nhận tình trạng hôn nhân, tôi không chỉ được hướng dẫn tại quầy mà còn có thể sử dụng các thiết bị công nghệ để tự tra cứu, chuẩn bị và thực hiện thủ tục. Qua theo dõi các video hướng dẫn trên Fanpage của Trung tâm, tôi thấy rất dễ làm theo".

Bên cạnh việc tích cực nghiên cứu áp dụng chuyển đổi số, anh Huy chủ trì phân luồng tiếp đón, bố trí cán bộ hướng dẫn người dân ngay khi đến để hạn chế việc chờ đợi; kiên trì giải thích để người dân hiểu và sử dụng được các tiện ích số. Nhờ vậy, phường Bắc Giang luôn duy trì vị trí tốp đầu trong các xã, phường về Bộ chỉ số phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Khối lượng công việc lớn nên mỗi buổi sáng anh Huy đến cơ quan trước 30 phút để rà soát, kiểm tra mọi hiện trạng, công việc trước khi Trung tâm mở cửa đón tiếp người dân. Anh Huy trải lòng: "Tôi luôn trăn trở làm thế nào để hệ thống ngày càng hoàn thiện, cán bộ giảm áp lực xử lý những công việc lặp lại, còn người dân giảm thời gian chờ đợi, giảm số lần đi lại. Thời gian tới, tôi và đồng nghiệp sẽ nghiên cứu các ứng dụng hỗ trợ trực tuyến, MiniApp dùng chung của phường để hoàn thiện các giải pháp AI phục vụ người dân".

Đưa kỹ năng số đến thôn, bản

Giữa cái nắng nóng cuối hè oi ả, Trung úy La Đức Mạnh (sinh năm 2001), Công an xã Sơn Động đến các nhà văn hóa của thôn, bản để hướng dẫn người dân những kỹ năng số cơ bản.

Sinh ra và lớn lên ở vùng cao Sơn Động, Trung úy Mạnh hiểu rõ những khó khăn của người dân khi tiếp cận các dịch vụ hành chính. Có những trường hợp phải di chuyển hàng chục km đến trung tâm, xa nhất khoảng 30 km chỉ để hỏi hoặc thực hiện một thủ tục. Nhiều câu hỏi có nội dung tương tự nhau, nếu đều được cán bộ giải đáp trực tiếp sẽ mất nhiều thời gian. Từ thực tế đó, Trung úy Mạnh cùng các cán bộ, chiến sĩ Công an xã Sơn Động xây dựng “Hệ sinh thái Công dân số Sơn Động”.

Trung úy La Đức Mạnh hướng dẫn nâng cao nhận thức, kỹ năng sử dụng mạng xã hội cho học sinh xã Sơn Động.

Dự án bắt đầu từ những lớp hướng dẫn kỹ năng số giúp bà con từng bước làm quen với các thao tác cần thiết khi sử dụng dịch vụ số. Ứng dụng AI để xây dựng các hình ảnh, video tuyên truyền, phổ biến pháp luật. Trọng tâm của hệ sinh thái là trợ lý ảo hoạt động 24/7, hỗ trợ giải đáp các vấn đề thường gặp liên quan đến cư trú, căn cước điện tử, xác nhận thông tin cư trú CT07, VNeID, dịch vụ công trực tuyến và an ninh, trật tự. Thay vì đưa ra những câu trả lời với đầy thuật ngữ hành chính, hệ thống được nghiên cứu để nhận diện và trả lời bằng ngôn ngữ dễ hiểu, thân thiện nhất.

Mô hình được Công an tỉnh Bắc Ninh lựa chọn là một trong 14 nhiệm vụ khoa học, công nghệ năm 2026 và đang được hoàn thiện để bảo vệ sáng kiến kinh nghiệm cấp cơ sở, định hướng nghiên cứu phát triển mô hình thành sáng kiến khoa học cấp Bộ. Để mô hình ngày càng hữu ích, nhóm tác giả tiếp tục cập nhật các câu hỏi và phản hồi từ thực tế sử dụng vào kho dữ liệu. Mục tiêu là mở rộng nội dung để người dân có thể tìm hiểu cả phòng, chống tội phạm, phòng, chống lừa đảo trên không gian mạng và những kỹ năng số thiết yếu. Đồng thời, phát triển thêm các công cụ AI hỗ trợ cán bộ trong tra cứu, tổng hợp thông tin, xây dựng nội dung tuyên truyền và giải đáp những vấn đề thường xuyên phát sinh trong quá trình công tác.

Sau hơn một năm vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, nhiều sáng kiến, cách làm hay từ cơ sở đã được hình thành và phát huy hiệu quả. Hy vọng, từ sự tận tâm, sáng tạo và những đóng góp thầm lặng của đội ngũ cán bộ tiên phong, chính quyền số Bắc Ninh sẽ ngày càng vận hành hiện đại, minh bạch để phục vụ người dân, doanh nghiệp.