Gỡ 'điểm nghẽn' dữ liệu cho hoạt động công chứng

Đây là nội dung được nhiều chuyên gia, nhà quản lý và công chứng viên trao đổi tại Hội thảo khoa học "Quyền tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác thông tin trong hoạt động công chứng" do Học viện Tư pháp tổ chức tại TP.HCM ngày 24/7.

Dữ liệu trở thành "nền móng"

Chuyển đổi số đang làm thay đổi căn bản phương thức hoạt động của nghề công chứng. Nếu trước đây việc xác minh chủ yếu dựa trên hồ sơ giấy do người dân xuất trình thì hiện nay, việc tiếp cận trực tiếp các cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành sẽ giúp công chứng viên xác minh nhanh chóng, chính xác thông tin về nhân thân, quyền sở hữu tài sản, tình trạng pháp lý của bất động sản và lịch sử giao dịch.

Các báo cáo nhận định, dữ liệu không còn đơn thuần là nguồn thông tin hỗ trợ mà đã trở thành nền tảng để bảo đảm tính an toàn pháp lý của các giao dịch.

Hội thảo do ông Nguyễn Trường Thiệp - Phó Giám đốc Học viện Tư pháp; bà Nguyễn Thúy Hồng - Trưởng Khoa Công chứng viên và các chức danh khác cùng ông Nguyễn Cảnh Tuyến - Trưởng Cơ sở Học viện Tư pháp tại TP.HCM đồng chủ trì.

Việc cho phép công chứng viên khai thác dữ liệu sẽ góp phần hạn chế hồ sơ giả, giảm tình trạng cung cấp giấy tờ nhiều lần, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng trong môi trường số.

Đáng chú ý, Luật Công chứng năm 2024 đã có bước thay đổi quan trọng khi quy định, nếu tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác được thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định thì người yêu cầu công chứng không phải nộp lại các giấy tờ có chứa thông tin đó.

Quy định này được đánh giá là bước chuyển từ phương thức "giấy tờ" sang "dữ liệu số", giảm thủ tục hành chính và tạo thuận lợi cho người dân.

Hiện nay, việc mở rộng quyền tiếp cận dữ liệu cho công chứng viên không phải là trao thêm "đặc quyền" mà là trao công cụ cần thiết để thực hiện tốt chức năng bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh doanh, thương mại trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia.

Vẫn còn nhiều "điểm nghẽn"

Bên cạnh những chuyển biến tích cực về hành lang pháp lý, thực tiễn triển khai vẫn còn nhiều khó khăn.

Vấn đề lớn nhất hiện nay là hệ thống cơ sở dữ liệu giữa các bộ, ngành và địa phương chưa thực sự liên thông. Trong khi cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đã vận hành khá hiệu quả thì dữ liệu về đất đai, nhà ở, công chứng và giao dịch bảo đảm vẫn còn phân tán, thiếu đồng bộ giữa các địa phương.

Ông Nguyễn Trường Thiệp - Phó Giám đốc Học viện Tư pháp phát biểu.

Đại diện các tổ chức hành nghề công chứng cho biết, nhiều địa phương vẫn sử dụng những nền tảng số khác nhau. Để xác minh một giao dịch, công chứng viên phải truy cập nhiều hệ thống độc lập, vừa mất thời gian, vừa làm giảm hiệu quả xử lý hồ sơ.

Một tham luận chỉ rõ về thực tiễn vụ việc tại Đồng Nai, công chứng viên phải tra cứu đồng thời trên hệ thống giao dịch bảo đảm và hệ thống quản lý công chứng riêng biệt để kiểm tra tình trạng pháp lý của tài sản. Việc thiếu liên thông khiến quá trình xác minh kéo dài và tiềm ẩn rủi ro khi dữ liệu chưa được cập nhật đầy đủ hoặc không thống nhất.

Toàn cảnh hội thảo.

Không chỉ hạ tầng dữ liệu, nhiều tham luận còn chỉ ra những khó khăn khác như cơ chế khai thác dữ liệu còn thủ công đối với một số lĩnh vực; chưa có quy định thống nhất về chia sẻ dữ liệu; vấn đề bảo mật thông tin cá nhân; năng lực khai thác dữ liệu của đội ngũ công chứng viên; cũng như quyền tiếp cận thông tin của người dân và doanh nghiệp trong môi trường số.

Theo đại biểu đánh giá, nếu không sớm khắc phục tình trạng "cát cứ dữ liệu", việc chuyển đổi số trong hoạt động công chứng sẽ khó phát huy hiệu quả, đồng thời làm gia tăng rủi ro pháp lý trong xác minh thông tin giao dịch.

Các đại biểu chụp hình lưu niệm.

Từ thực tiễn nêu trên, nhiều đại biểu kiến nghị cần đẩy nhanh việc xây dựng hệ sinh thái dữ liệu thống nhất giữa Bộ Tư pháp, Bộ Công an và các bộ, ngành liên quan; hoàn thiện cơ chế kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đất đai, nhà ở, hộ tịch, giao dịch bảo đảm và cơ sở dữ liệu công chứng.

Bên cạnh đó, cần xây dựng các nền tảng công chứng điện tử dùng chung, nâng cấp hạ tầng công nghệ, hoàn thiện quy định về chia sẻ dữ liệu, cơ chế khai thác dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân; đồng thời tăng cường đào tạo kỹ năng số cho đội ngũ công chứng viên để đáp ứng yêu cầu hành nghề trong môi trường số.

Các chuyên gia cũng cho rằng việc xây dựng hệ thống dữ liệu đồng bộ không chỉ phục vụ hoạt động công chứng mà còn góp phần giảm thủ tục hành chính, tăng tính minh bạch của thị trường, bảo đảm an toàn pháp lý cho người dân, doanh nghiệp và thúc đẩy phát triển kinh tế số.