GÓC NHÌN: CHUYỂN ĐỔI SỐ NGÀNH CÔNG CHỨNG - BƯỚC ĐI CẦN THIẾT ĐỂ PHỤC VỤ NGƯỜI DÂN TỐT HƠN

Trong tiến tình xây dựng một Nhà nước phục vụ, vấn đề kinh tế số, xã hội số được Đảng quan tâm đặc biệt. Văn kiện Đại hội XIII của Đảng đã chỉ rõ, phấn đấu đến năm 2030 hoàn thành xây dựng Chính phủ số, kinh tế số đạt khoảng 30% GDP và đứng trong nhóm 50 quốc gia hàng đầu thế giới, xếp thứ 3 trong khu vực ASEAN về Chính phủ điện tử và kinh tế số [1].

Trước những chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước về chuyển đổi số và xu thế của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang lan tỏa trên toàn cầu, ngành công chứng Việt Nam không thể là ngoại lệ. Trong phiên thảo luận tổ về Dự án luật Công chứng (sửa đổi) ngày 17/06/2024, Đại biểu Quốc hội, Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Tô Lâm từng nhấn mạnh: “Luật này, trước hết phải phục vụ cho người dân, nhưng để phục vụ người dân thì phải phục vụ cho nền hành chính quản lý, quản trị xã hội là chính và liên quan đến tính pháp lý, chứng cứ tư pháp, độ chuẩn xác rất lớn”.

Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các bộ, ngành, địa phương đã thể hiện quyết tâm, tập trung lãnh đạo, chỉ đạo hoàn thiện thể chế nhằm tạo lập hành lang pháp lý giúp kiến tạo sự phát triển trên không gian số, giải quyết các vấn đề phát sinh từ thực tiễn chuyển đổi số thời gian vừa qua, giải quyết các “điểm nghẽn” nhằm thúc đẩy phát triển dữ liệu, chuyển đổi số nhanh tại Việt Nam. Đặc biệt, ngay trong năm 2023, Quốc hội đã thông qua Luật Giao dịch điện tử, Luật Viễn thông và Luật Căn cước, là cơ sở pháp lý quan trọng để đẩy mạnh phát triển dữ liệu [2]. Đây được coi là nền móng cơ bản không chỉ là pháp lý, mà còn là điều kiện thuận lợi ở khía cạnh công nghệ cho bước đầu hiện thực hóa hoạt động chuyển đổi số ngành công chứng.

1.1. Ứng dụng công nghệ số trong hoạt động công chứng tại một số quốc gia

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại Các quốc gia thuộc Liên minh công chứng Quốc tế (UINL) được đẩy mạnh từ đầu những năm 2000. Năm 2016, Hội nghị Công chứng viên Quốc tế lần thứ 28 tại Paris đã thống nhất đưa ra khuyến nghị cho các Phòng công chứng và Hội đồng công chứng quốc gia thành viên UINL về “Hành vi công chứng điện tử và quy trình không giấy tờ: các vấn đề kỹ thuật và pháp lý”.

Tại Cộng hòa Pháp, để thực hiện công chứng điện tử, Pháp đã sửa đổi, bổ sung nhiều quy định có liên quan, trong đó có Bộ luật Dân sự (sửa năm 2000) và ban hành quy định về chữ ký điện tử, công chứng điện tử. Pháp chính thức áp dụng công chứng điện tử từ năm 2008. Văn bản công chứng điện tử có giá trị như văn bản công chứng giấy. Toàn bộ các văn bản công chứng điện tử đều được lưu trữ tại Trung tâm MICEN đặt dưới sự giám sát của Hội đồng công chứng tối cao Pháp [3]. Công chứng điện tử tại Pháp được đánh giá là một sự chuyển biến lớn về phương pháp và môi trường thực hiện công chứng, giúp việc công chứng nhanh, hiệu quả hơn, văn bản công chứng lưu trữ lâu dài hơn. Hiện nay, khoảng 90% văn bản công chứng được ký và lưu trữ ở dạng điện tử [4].

Tại Trung Quốc, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng đã bắt đầu từ năm 2000 với nhiều phần mềm phục vụ công chứng khác nhau do các tổ chức hành nghề công chứng tự xây dựng. Sau đó, Hội Công chứng viên Trung Quốc đã hợp nhất vào trong một hệ thống quản lý chung. Tính đến cuối tháng 8 năm 2018, đã có 2.961 tổ chức hành nghề công chứng và 13.385 Công chứng viên sử dụng hệ thống này [5].

Tại Nhật Bản, công chứng trực tuyến được bắt đầu từ năm 2000 đối với các tài liệu cá nhân, đến năm 2002 phạm vi công chứng điện tử được mở rộng đối với việc công chứng điều lệ của công ty. Hiện nay, Hiệp hội công chứng viên Nhật Bản bắt đầu triển khai công chứng điện tử qua các phương tiện điện tử (điện thoại thông minh, hội nghị trực tuyến…) nhằm đáp ứng yêu cầu “chứng nhận trước mặt Công chứng viên” trong môi trường số [6].

Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm quốc tế về công chứng của Việt Nam và Cộng hòa Pháp.

Các quốc gia khác cũng đã triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung ở phạm vi quốc gia và áp dụng công chứng điện tử, lưu trữ điện tử như Mông Cổ (2019) [7], Hàn Quốc (2018) [8], Liên bang Nga (2014) [9], Uzbekistan (2019) [10], Singapore (2019) [11]…

Rõ ràng, mỗi quốc gia có một tên gọi khác nhau của hoạt động công chứng hiện đại trong thời đại số, nhưng tựu chung đều hướng đến mục tiêu rất rõ ràng: ứng dụng công nghệ số để chính xác, thuận tiện, nhanh, an toàn, hiệu quả nhằm phục vụ người dân, doanh nghiệp một cách tốt hơn.

1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại Việt Nam

► Xây dựng và ứng dụng phần mềm công chứng đơn lẻ

Năm 2004, nhờ sự hỗ trợ của Cộng hòa Pháp, Bộ Tư pháp đã triển khai xây dựng phần mềm “Master” trong hoạt động công chứng tại các Phòng công chứng nhà nước [12]. Thời điểm đó, phần mềm này chỉ sử dụng tại nội bộ đơn vị, có chức năng giống như một phần mềm quản lý công chứng, như một cuốn sổ công chứng điện tử để ghi chép lại các giao dịch công chứng do công chứng viên thực hiện. Phần mềm này lưu trữ thông tin tóm tắt về hợp đồng, giao dịch công chứng do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện và có thêm một số chức năng hỗ trợ soạn thảo, hợp đồng.

Các Văn phòng Công chứng tại tỉnh Cao Bằng ứng dụng hiệu quả phần mềm công chứng, chứng thực.

► Xây dựng và ứng dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên phạm vi cấp tỉnh, thành phố

Năm 2011, Hà Nội xây dựng thí điểm cơ sở dữ liệu thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trên địa bàn thành phố (mạng UCHI). Cơ sở dữ liệu này chứa các thông tin về giao dịch công chứng, tài sản giao dịch và thông tin về tài sản bị ngăn chặn giao dịch nhằm phòng ngừa trường hợp một tài sản bị giao dịch qua công chứng nhiều lần, hoặc tài sản không đủ điều kiện giao dịch vẫn được đưa vào giao dịch. Cơ sở dữ liệu này cho phép kết nối và tra cứu dữ liệu, cập nhật dữ liệu trong phạm vi toàn thành phố Hà Nội. Năm 2012, Thành phố Hồ Chí Minh đưa vào vận hành cơ sở dữ liệu công chứng do Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng thuộc Sở Tư pháp quản lý [13].

Cả hai sự kiện đều đã cho thấy được những kết quả tích cực tại thời điểm ứng dụng. Các phần mềm và cơ sở dữ liệu được đánh giá là đã làm giảm đáng kể các rủi ro cho công chứng viên và khách hàng công chứng, ngăn chặn được tình trạng một tài sản bị mua bán qua công chứng nhiều lần, tình trạng công chứng giao dịch khi tài sản chưa đủ điều kiện tham gia giao dịch.

Luật Công chứng 2014 ra đời đã có điều khoản quy định về cơ sở dữ liệu công chứng, việc này được giao về cho các địa phương đầu tư thực hiện. Đến nay, sau 9 năm thi hành Luật Công chứng, đã có 58 Cơ sở dữ liệu công chứng được xây dựng tại các địa phương [14]. Việc xây dựng và ứng dụng cơ sở dữ liệu công chứng được đánh giá là tích cực, công chứng viên an tâm hơn khi thực hiện nhiệm vụ, khách hàng được bảo vệ an toàn hơn do đã có nguồn thông tin để tra cứu.

Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, nhìn một cách tổng thể, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng còn hạn chế:

Phương án đầu tư, triển khai cơ sở dữ liệu công chứng theo Luật Công chứng 2014 chưa theo kịp thực tiễn phát triển của ngành công chứng, dẫn đến việc triển khai bị chậm và hiệu quả không đồng đều. Ở những địa phương phát triển, lãnh đạo quan tâm đúng mức thì việc xây dựng cơ sở dữ liệu đạt hiệu quả tốt do nguồn kinh phí đầu tư xây dựng được bố trí đầy đủ và cán bộ thực hiện nghiêm nhiệm vụ. Ngược lại, ở những địa phương kinh tế còn khó khăn, việc đầu tư xây dựng, vận hành, duy trì cơ sở dữ liệu công chứng khó khăn và nếu bắt buộc phải làm thì có thể gây ra lãng phí.

Mặc dù đã có 58/63 địa phương hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, nhưng không phải toàn bộ trong số đó vận hành có hiệu quả; các cơ sở dữ liệu mới hoàn thành cần thêm thời gian để cập nhật dữ liệu, xây dựng quy chế vận hành, khai thác. Mặt khác, cơ chế khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu ở mỗi địa phương thiếu sự thống nhất. Nội dung các cơ sở dữ liệu hiện mới chỉ có các trường chứa đựng thông tin về tài sản giao dịch qua công chứng, nhằm mục tiêu ngăn chặn, giảm thiểu hành vi gian lận. Văn bản, hồ sơ công chứng hiện tại vẫn được lưu trữ vật lý, chưa được số hóa để quản lý chặt chẽ và sử dụng một cách hiệu quả.

Cơ chế bảo mật đối với dữ liệu công chứng hiện nay cũng chưa thống nhất, còn lỏng lẻo, chưa rõ trách nhiệm của các đơn vị xây dựng, vận hành và khó kiểm soát quy trình có tuân thủ theo luật định hay không. Các cơ sở dữ liệu công chứng hiện tại không thể kết nối được với nhau; trường hợp có sự thay đổi về chính sách dẫn đến những thay đổi nhất định đối với cơ sở dữ liệu thì sẽ tốn nhiều thời gian để có thể thực hiện thay đổi đối với 58 cơ sở dữ liệu này.

Có thể nhận thấy, ngoài việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật Công chứng 2014, việc chuyển đổi số ngành công chứng gần như chưa có sự tiến bộ nào đáng kể.

2.1. Chuyển đổi số ngành công chứng gắn với chiến lược xây dựng Chính phủ điện tử và chuyển đổi số quốc gia

Theo Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 25/06/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030 đã nêu rõ nhiệm vụ trọng tâm quốc gia như sau:

“Phát triển các dịch vụ công trực tuyến dựa trên nhu cầu người dân và theo các sự kiện trong cuộc đời, người dân chỉ cung cấp thông tin một lần, tận dụng sức mạnh của công nghệ để phát triển các dịch vụ số mới, đồng thời cắt giảm một số dịch vụ không cần thiết. Triển khai các nội dung khuyến khích người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến, trước hết xem xét để giảm chi phí và thời gian cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.”

Điều đó cho thấy rằng, từ quan điểm, chủ trương của Đảng, Nhà nước, các bộ ngành đều hướng tất cả các hoạt động đổi mới, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số đến phục vụ người dân, vì người dân. Hoạt động công chứng không thể đứng ngoài xu thế này. Từ những căn cứ nêu trên, có thể xác định một số định hướng cơ bản cho ngành công chứng như sau:

Thứ nhất: Cần xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, thống nhất trên phạm vi toàn quốc theo hướng sử dụng công nghệ điện toán đám mây, ưu tiên hình thức thuê dịch vụ chuyên nghiệp. Phương án này phù hợp với các định hướng về xây dựng chính phủ điện tử và chuyển đổi số của Chính phủ đã và đang thực hiện. Phương án này cũng đã được nhiều quốc gia phát triển lựa chọn như Cộng hòa Pháp, Công hòa liên bang Nga, Trung Quốc, Mông Cổ, Hàn Quốc, Uzbekistan, Singapore…

Thứ hai: Xây dựng và triển khai dịch vụ công chứng điện tử, cung cấp dịch vụ công chứng trực tuyến đáp ứng nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.

Thứ ba: Phát triển dịch vụ công chứng tương thích và đồng bộ với các dịch vụ công khác trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

Thứ tư: Hiện đại hóa quy trình công chứng, ứng dụng công nghệ, thiết bị hiện đại nhằm tự động hóa việc cung cấp dịch vụ nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp.

2.2 Xác định rõ nhiệm vụ và chủ thể thực hiện

Việc luật hóa các quy định liên quan đến chuyển đổi số công chứng cần phân công rõ trách nhiệm đối với cơ quan, tổ chức triển khai. Công chứng là dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện, đang được thực hiện theo chủ trương xã hội hóa mạnh mẽ. Do vậy việc giao thẩm quyền, trách nhiệm cho các tổ chức xã hội nghề nghiệp hoặc tổ chức, cá nhân ngoài Nhà nước triển khai các hoạt động chuyển đổi số là phù hợp với chủ trương và xu hướng chung. Cần xác định rõ cơ quan, tổ chức nào xây dựng, vận hành, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tập trung; những cơ quan, tổ chức nào xây dựng, quản lý, vận hành, khai thác cơ sở dữ liệu tại các địa phương; cơ quan, tổ chức nào đầu tư, phát triển các ứng dụng phần mềm phục vụ hoạt động công chứng điện tử.

2.3. Xác định rõ nội dung chuyển đổi số công chứng

Xác định rõ các quy trình công chứng điện tử và phạm vi áp dụng các quy trình đó, có tính đến sự phát triển của các giao dịch công chứng sẽ phát sinh trong tương lai cần phải thực hiện trên môi trường điện tử, ví dụ: các quy trình công chứng, chứng thực từ xa phục vụ cho doanh nghiệp, ngân hàng, công dân Việt Nam ở nước ngoài…

Xác định rõ phạm vi và nội dung của cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm những trường dữ liệu gì và giá trị pháp lý của từng trường dữ liệu. Dữ liệu cần bám sát vào hoạt động nghiệp vụ của công chứng viên và hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

Cần xác định rõ phạm vi và cơ chế bảo mật dữ liệu, trường dữ liệu nào có phạm vi bảo mật đến đâu. Cần đề cao tính bảo mật của dữ liệu công chứng nhưng không có nghĩa là đóng kín hay bảo mật mọi thông tin, vì như vậy sẽ khó triển khai thực hiện và có thể gây lãng phí nguồn lực, tạo ra rào cản cho hoạt động chuyên môn.

Cùng với việc xây dựng các quy định trong Luật Công chứng (sửa đổi) và các văn bản hướng dẫn chi tiết, việc triển khai chuyển đổi số công chứng cũng cần có thời gian và lộ trình cụ thể.

Thứ nhất: Ngay khi Luật Công chứng (sửa đổi) có hiệu lực, cần xây dựng các đề án triển khai thí điểm, áp dụng ở các địa phương có đặc thù khác nhau để có thể rút kinh nghiệm trước khi triển khai đồng loạt.

Thứ hai: Việc triển khai thí điểm cần căn cứ trên nhu cầu thực tế của xã hội, bao gồm nhu cầu của người dân và nhu cầu của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng trên cơ sở tự nguyện.

Thứ ba: Cần có chính sách ưu tiên, tạo lợi thế nhất định cho các tổ chức hành nghề công chứng khi áp dụng thí điểm việc chuyển đổi số công chứng để tạo động lực, khuyến khích sự chủ động.

Thứ tư: Cùng với việc chuyển đổi số ngành công chứng, cần có sự chỉ đạo thống nhất để tạo sự đồng bộ về chính sách, nhằm nâng cao hiệu quả của việc chuyển đổi số. Ví dụ như văn bản công chứng điện tử cần phải được các cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ công chấp nhận như văn bản giấy; ngành công chứng cần được tiếp cận dữ liệu một cách chính thức và hợp lý từ các cơ sở dữ liệu quốc gia để có dữ liệu nguồn cho các hoạt động chuyển đổi số.

Trong cuốn sách “Tốc độ của tư duy”, xuất bản năm 1999, Bill Gates đã từng dự báo chính xác “hệ thần kinh kỹ thuật số đã biến bản chất sản xuất của một doanh nghiệp dần trở thành một công ty dịch vụ”. Có nghĩa là, khi công nghệ phát triển và được ứng dụng rộng rãi vào hoạt động của một tổ chức, chắc chắn nó sẽ tác động mạnh mẽ không chỉ đến chức năng của tổ chức, mà còn đến cơ cấu và quy trình hoạt động, cách làm việc của các nhân sự ở tổ chức đó.

Theo quy luật, tác động của công nghệ thông tin cũng có hai mặt. Công chứng viên cũng có thể bị vô hiệu hóa bởi tội phạm công nghệ cao, vì vậy, việc quy định những loại giao dịch nào cần phải công chứng, cũng như chức danh, quyền hạn, trách nhiệm của nhân sự tại tổ chức hành nghề công chứng (công chứng viên, trợ lý công chứng viên) là những chế định tối quan trọng dẫn lối cho hoạt động công chứng công khai, minh bạch, bảo mật, tránh lạm dụng gây phiền hà, lãng phí, tham nhũng, tiêu cực, và cuối cùng là để phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.

Mặc dù hoạt động số hóa ngành công chứng đã được nhắc đến nhiều trong thời gian gần đây, nhưng nhìn một cách tổng thể, nó chưa được thực hiện một cách tương xứng với nhiệm vụ mà ngành công chứng phải gánh vác trong thời điểm hiện nay cũng như sau này. Do vậy, cần có chiến lược rõ ràng, bài bản mà điểm bắt đầu chính là xây dựng các cơ sở pháp lý song hành, đồng bộ, đủ mạnh để làm căn cứ thực hiện./.

[1] https://dangcongsan.vn/multimedia/mega-story/thuc-day-manh-me-chuyen-doi-so-quoc-gia-580776.html

[2] Báo cáo tổng kết thi hành văn bản quy phạm pháp luật có quy định về dữ liệu đính kèm Hồ sơ đề nghị xây dựng Luật Dữ liệu được đăng tải lấy ý kiến trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ ngày 23/02/2024 (https://chinhphu.vn/du-thao-vbqppl/ho-so-de-nghi-xay-dung-luat-du-lieu-6303)

[3] Tài liệu Tọa đàm Kinh nghiệm số hóa công chứng Pháp- Thực trạng và triển vọng phát triển ở Việt Nam, tháng 7 năm 2018, Bộ Tư pháp Việt Nam- Hội đồng công chứng tối cao Cộng hòa Pháp, tr.7.

[4] Hội đồng công chứng tối cao Cộng hòa Pháp, Công chứng và kỹ thuật số, 2024: https://www.csn.notaires.fr/en/notary-and-digital

[5] Báo cáo “Xây dựng thông tin của công nghệ công chứng Trung Quốc” của Hiệp hội công chúng Trung Quốc tại Hội nghị toàn thể lần thứ 8 Ủy ban các vấn đề Châu án của Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Tây An, Thiểm Tây, Trung Quốc, tháng 9 năm 2018 tr.19.

[6] Báo cáo “Xây dựng thông tin cho hoạt động công chứng” của Hiệp hội công chứng tập trung Nhật Bản tại Hội nghị toàn thể lần thứ 8, Ủy ban các vấn đề châu Á của Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Tây An, Thiểm Tây, Trung Quốc, tháng 9 năm 2018, tr.30-34.

[7] Số liệu do Hiệp hội công chứng Mông Cổ cung cấp.

[8] Báo cáo “Giới thiệu về sự phát triển hoạt động công chứng” của Hiệp hội Công chứng viên Hàn Quốc tại Hội nghị toàn thể lần thứ 8, Ủy ban các vấn đề châu á của Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Tây An, Thiểm Tây, Trung Quốc, tháng 9 năm 2018, tr.60-64.

[9] Báo Chính phủ điện tử: Kinh nghiệm quốc tế về chuyển đổi số trong hoạt động công chứng, 2024, https://baochinhphu.vn/kinh-nghiem-quoc-te-ve-chuyen-doi-so-trong-hoat-dong-cong-chung-102240322165138814.htm

[10] Tài liệu Hội thảo trực tuyến “Chia sẻ kinh nghiệm xây dựng và vận hành hệ thống công chứng điện tử” do Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và Phòng Công chứng Uzbekistan tổ chức 25/08/2023, tr.27.

[11] Singapore Academy of Law: “Strengthens Document Integrity with Mandatory Authentication”, 2024, https://www.sal.org.sg/Newsroom/News-Releases/NewsDetails/id/1122.

[12] ThS. Phan Thị Bình Thuận, Công chứng điện tử tại Việt Nam trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0, Tạp chí Nghiên cứu lập pháp số 20 (420), tháng 10/2020.

[13] Báo điện tử Pháp luật Thành phố Hồ Chí Minh (2024), “Sở Tư pháp TP.HCM lý giải sự cố phần mềm công chứng”, https://plo.vn/so-tu-phap-tphcm-ly-giai-su-co-phan-mem-cong-chung-post533845.html.

[14] Báo điện tử Người đại biểu nhân dân, “Nghiên cứu, bổ sung quy định về chức danh trợ lý công chứng viên”, ngày 25/06/2024, https://daibieunhandan.vn/y-kien-dai-bieu/nghien-cuu-bo-sung-quy-dinh-ve-chuc-danh-tro-ly-cong-chung-vien-i376908/