Hộ kinh doanh cần nắm rõ quy định về hóa đơn, chứng từ để tránh vi phạm pháp luật

Không phải hộ kinh doanh nào cũng chuyển đổi lên công ty

Tại hội thảo chuyên đề Tìm hiểu vấn đề lên công ty, thay đổi thuế khoán và các thay đổi về quy định pháp lý, chính sách hỗ trợ, ưu đãi vừa diễn ra tại TP. Hồ Chí Minh, bà Nguyễn Cẩm Chi, Giám đốc Khối tư vấn phát triển bền vững của MCG Management Consulting cho biết, cả nước hiện có hơn 5,2 triệu hộ kinh doanh đang hoạt động và tạo ra khoảng 8 - 9 triệu việc làm, đóng góp gần 30% ngân sách Nhà nước.

Bà Nguyễn Cẩm Chi, Giám đốc Khối tư vấn phát triển bền vững của MCG Management Consulting phát biểu tại hội thảo. Ảnh: Đức Mỹ

Theo bà Cẩm Chi, hiện nay, nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ thường không biết lãi hay lỗ trong kinh doanh. Do đó, việc áp dụng thuế khoán có thể sẽ giúp các hộ có thói quen lập sổ sách và theo dõi vấn đề này.

Tuy nhiên, bà Chi cũng cho rằng, không phải hộ kinh doanh bán lẻ nào cũng phù hợp để chuyển đổi lên công ty. Nhưng, các hộ kinh doanh phải xác định mục tiêu sau 3 - 5 năm sau, tiếp tục là tiệm bán lẻ hay lên chuỗi bán lẻ.

“Nếu muốn tiếp tục là hộ bán nhỏ lẻ thì không nhất thiết lên công ty, nhưng nếu muốn phát triển thành chuỗi, có thể bỏ hàng cho các đại lý khác thì nhất thiết phải lên công ty”, bà Chi nhấn mạnh.

Liên quan đến sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), bà Chi Cho rằng, khi sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền, người mua hàng biết mình mua hàng có nguồn gốc và người bán trách nhiệm với hàng hóa bán ra.

Do đó, hóa đơn từ máy tính tiền còn có ý nghĩa cam kết, lời hứa là hàng có nguồn gốc. Đối với ngành kinh doanh ăn uống (quán ăn, tiệm phở…) việc truy xuất nguồn gốc càng trở thành vấn đề đáng quan tâm.

Bởi vì, nguyên liệu đầu vào thường phải trải qua rất nhiều khâu chế biến trước khi thành phẩm đến với khách hàng, cũng như tầm quan trọng của vệ sinh an toàn thực phẩm.

“Đối với ngành ăn uống khuyến khích chuyển đổi lên công ty và khi đó hộ kinh doanh sẽ có nhiều thuận lợi cho việc có được hai giấy phép rất khó xin là giấy vệ sinh an toàn thực phẩm, và phòng cháy chữa cháy”, bà Cẩm Chi khuyến nghị.

Bà Cẩm Chi phân tích, hộ kinh doanh chuyển lên công ty thì có thể lựa chọn nhiều dạng thức như: doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần.

Đối với chủ đề hộ kinh doanh có nên chuyển lên công ty hay không, bà Cẩm Chi nói rõ, với hộ kinh doanh bán lẻ (tiệm tạp hóa) nếu chuyển lên công ty thì nên theo mô hình công ty TNHH hai thành viên.

Trường hợp lập công ty TNHH một hành viên thì lương của chính mình sẽ không thể tính vào chi phí, còn ở mô hình công ty TNHH hai thành viên trở lên thì có thể tính lương của chính mình vào chi phí.

Đối với hộ kinh doanh ngành ăn uống (hàng ăn, quán phở…) nếu chuyển lên công ty thì nên theo mô hình công ty TNHH một thành viên, bởi vì với ngành ăn uống, lương nằm trong phần lãi.

Tuy nhiên, bà Chi cho rằng, không phải trường hợp nào cũng lên công ty, nhiều trường hợp chúng tôi sẽ tư vấn chuyển từ thuế khoán lên kê khai trước. Nếu muốn vay vốn, ký hợp đồng lao động, mở rộng chuỗi chúng tôi sẽ tư vấn lên công ty. Do đó, thông tin bắt buộc tất cả hộ kinh doanh cá thể lên công ty là không đúng.

Bà Cẩm Chi cũng khẳng định, nếu trường hợp có ý định lên công ty thì đây là thời điểm có rất nhiều thuận lợi.

Cụ thể, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (sửa đổi) 2025, thông qua ngày 14/6/2025, có hiệu lực từ 1/10/2025 quy định: Hộ kinh doanh chuyển đổi thành công ty sẽ được miễn thuế TNDN trong 2 năm đầu, sau đó được giảm 50% trong 4 năm tiếp theo.

Ngoài ra hộ kinh doanh còn được hưởng các chính sách hỗ trợ về đào tạo, chuyển đổi số, tư vấn quản lý và đặc biệt là rất nhiều các phần mềm quản lý bán hàng đang miễn phí cho các hộ kinh doanh lên doanh nghiệp.

Nắm rõ quy định về thuế để không vi phạm

Giải thích thêm về chính sách thuế, ông Hoàng Xuân Nam, Phó Trưởng phòng Quản lý và Hỗ trợ doanh nghiệp số 4, Chi cục Thuế khu vực II cho biết, thời gian qua, nhiều thông tin phản ánh việc hộ kinh doanh không nhận chuyển khoản để né thuế.

Cơ quan thuế hướng dẫn các thủ tục về thuế cho người nộp thuế. Ảnh: Đức Mỹ

Theo quy định, dù chuyển khoản hay nhận tiền mặt thì người bán hàng đều phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế.

Ông Hoàng Xuân Nam cho rằng, không thể nói quy định mới về thuế khiến các hộ kinh doanh ngừng kinh doanh, mà có thể từ những nguyên nhân khác như: Kinh doanh hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng…

“Thực tế có thể họ kinh doanh sản phẩm không đảm bảo chất lượng, không có nguồn gốc xuất xứ… chứ không phải vì thay đổi chính sách thuế từ thuế khoán sang kê khai mà hộ kinh doanh ngừng kinh doanh”, ông Nam nhận định.

Theo ông Hoàng Xuân Nam, khi mua hàng người mua cần yêu cầu người bán lập hóa đơn, để biết về nguồn gốc hàng hóa. Đó cũng là cách giúp người bán kê khai và chứng minh nguồn gốc.

Doanh nghiệp hay hộ kinh doanh cũng cần có hóa đơn, chứng từ để chứng minh nguồn gốc xuất xứ. Đó không phải chỉ liên quan đến kê khai thuế mà còn chứng minh chuẩn hóa nguồn gốc, chất lượng sản phẩm.

“Do đó, trường hợp bán không có hóa đơn, không nhận chuyển khoản là đang làm sai quy định. Nếu muốn tiếp tục kinh doanh, chúng ta phải lập hóa đơn đầy đủ, để hộ kinh doanh yên tâm và không lo lắng về vi phạm, có thể bị xử lý hình sự tùy mức độ vi phạm”, ông Nam chia sẻ thêm.

Để hạn chế vi phạm, ông Hoàng Xuân Nam đề nghị, hộ kinh doanh phải tập làm quen với HĐĐT và lưu ý, trường hợp xác định được doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ thì sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Với hộ kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất trong tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ thì sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Trường hợp hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền thì sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Ông Nam cũng giải thích thêm, việc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế giúp người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin HĐĐT của người bán từ hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.

Ngoài ra, ưu điểm của HĐĐT từ máy tính tiền là không bắt buộc có chữ ký số; bản sao HĐĐT từ máy tính tiền hợp lệ được xác định là khoản chi hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế; người bán có thể gửi HĐĐT cho người mua bằng hình thức điện tử, đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải về.

Ông Hoàng Xuân Nam lưu ý, theo quy định, từ 1/6/2025 các trường hợp bắt buộc sử sụng HĐĐT từ máy tính tiền gồm bốn nhóm: Hộ kinh doanh khoán thuế có mức doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm; hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền; hộ kinh doanh xác định được doanh thu bán hàng hóa dịch vụ; doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như: siêu thị, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, vui chơi, giải trí…

Đức Mỹ