Hóa đơn điện tử và những vấn đề quan trọng doanh nghiệp cần biết

Hóa đơn điện tử người mua có cần ký không?

Một trong những thắc mắc phổ biến nhất với hóa đơn điện tử người mua có cần ký không?

Trước đây, khi còn sử dụng hóa đơn giấy, chữ ký của người mua thường được coi là yếu tố cần thiết để xác nhận giao dịch. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử, quy định này đã có sự thay đổi nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua, trừ một số trường hợp đặc thù. Việc bỏ yêu cầu này giúp giảm bớt thủ tục hành chính và tăng tính linh hoạt trong giao dịch, đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, bán hàng trực tuyến hoặc cung cấp dịch vụ phần mềm.

Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua.

Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp ngoại lệ cần lưu ý. Nếu doanh nghiệp và khách hàng có thỏa thuận về việc ký số trên hóa đơn hoặc hợp đồng kinh tế yêu cầu chữ ký điện tử, người mua vẫn cần thực hiện theo cam kết. Ngoài ra, một số ngành nghề đặc thù như tài chính, ngân hàng, xuất nhập khẩu có thể yêu cầu thêm chữ ký để đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch.

Lợi ích của việc không bắt buộc chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử là rất rõ ràng. Doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xử lý giao dịch, giảm thiểu các vấn đề phát sinh khi khách hàng không thể ký số, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động hóa quy trình kế toán. Nhờ đó, hóa đơn có thể được xuất và gửi đi nhanh chóng, giúp tối ưu công tác quản lý và báo cáo thuế.

Xử lý khi hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa

Bên cạnh vấn đề chữ ký trên hóa đơn, sai sót về thông tin hàng hóa cũng là một trong những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn điện tử. Việc hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa có thể gây ảnh hưởng đến việc hạch toán kế toán, kê khai thuế và đối soát giao dịch. Doanh nghiệp cần hiểu rõ cách xử lý những sai sót này để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn cũng như tránh rủi ro pháp lý.

Việc sai tên hàng hóa trên hóa đơn có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như: Ghi sai tên sản phẩm, dịch vụ so với hợp đồng hoặc thực tế cung cấp; Lỗi chính tả hoặc sai ký hiệu hàng hóa khiến thông tin không trùng khớp với hệ thống kế toán; Sử dụng tên hàng hóa chưa được đăng ký hoặc không đúng với danh mục đã khai báo thuế…

Dù sai sót là vô tình hay do hệ thống, doanh nghiệp cũng cần xử lý kịp thời để đảm bảo hóa đơn vẫn hợp lệ trong quá trình kê khai thuế.

Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp sẽ có 2 cách để xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa. Cách thứ nhất, doanh nghiệp có thể xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa bằng cách lập hóa đơn mới. Cách thứ hai là doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh.

Trong trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn thay thế sẽ có đầy đủ thông tin chính xác và thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ. Trong khi đó, hóa đơn điều chỉnh chỉ bổ sung hoặc sửa đổi phần thông tin sai, giữ nguyên các nội dung khác.

Trong trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế, doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận với người mua, sau đó xuất hóa đơn điều chỉnh kèm theo hóa đơn gốc. Biên bản điều chỉnh phải ghi rõ nội dung sai, nội dung điều chỉnh và có sự xác nhận của cả hai bên để đảm bảo tính hợp lệ trước cơ quan thuế.

Dùng hóa đơn điện tử VNPT Invoice giúp doanh nghiệp giảm thiểu những sai sót không đáng có.

Việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử cần thực hiện nhanh chóng để tránh ảnh hưởng đến báo cáo thuế và tránh các rắc rối về pháp lý. Ngoài ra, để hạn chế lỗi phát sinh, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có tính năng kiểm tra và xác thực thông tin trước khi phát hành hóa đơn, chẳng hạn như hóa đơn điện tử VNPT Invoice.

VNPT Invoice không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn với tính bảo mật cao. Toàn bộ dữ liệu khách hàng được lưu trữ an toàn trên hệ thống, cho phép người bán tự động điền thông tin người mua một cách chính xác trong các lần xuất hóa đơn tiếp theo. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót khi nhập liệu thủ công, nâng cao tính chính xác và giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao dịch.

NK