Khi nào văn bản có chữ ký điện tử được coi như bản gốc?

Bà Ngân cũng muốn biết, doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng hóa đơn này và có thể chỉ cần lưu giữ bản PDF, không cần bản giấy có chữ ký tươi có được không?

Trường hợp doanh nghiệp nước ngoài phát hành hóa đơn, gửi bản PDF sử dụng chữ ký điện tử cho doanh nghiệp Việt Nam và chữ ký điện tử này được một tổ chức tại quốc gia đó xác thực (tương đương với chữ ký điện tử chuyên dùng được bảo đảm, chữ ký số tại Việt Nam), thì doanh nghiệp Việt Nam sử dụng hóa đơn này và có thể chỉ cần lưu giữ bản PDF có được không?

Theo các Điều 10, 23, 25, 26 Luật Giao dịch điện tử, doanh nghiệp của bà Ngân đang hiểu rằng, trong trường hợp có giao dịch với đối tác nước ngoài, để chữ ký điện tử của đối tác nước ngoài phù hợp với các điều trên thì đối tác phải đăng ký chữ ký điện tử với Bộ Khoa học và Công nghệ, như vậy mới được coi là tương đương giá trị pháp lý như bản giấy. Bà Ngân hỏi, doanh nghiệp của bà hiểu như vậy có đúng không?

Theo Điều 27 Luật Giao dịch điện tử, chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài được chấp nhận trong giao dịch quốc tế là chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài của tổ chức, cá nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam, có hiệu lực trên thông điệp dữ liệu gửi đến tổ chức, cá nhân Việt Nam.

Bà Ngân hỏi, "không hiện diện tại Việt Nam" ở đây có phải tuân theo định nghĩa trong pháp luật đầu tư, thương mại không? Nếu có, vậy trường hợp một doanh nghiệp nước ngoài có hiện diện tại Việt Nam dưới các hình thức văn phòng đại diện, đầu tư góp vốn... thì có áp dụng quy định theo Điều 27 nêu trên không?

Về vấn đề này, Bộ Khoa học và Công nghệ trả lời như sau:

Điều 10 Luật Giao dịch điện tử có quy định các yêu cầu đối với thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc:

"1. Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

Thông tin trong thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi thông tin đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.

2. Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh".

Thông điệp dữ liệu khi đáp ứng các quy định Điều 10 có giá trị như bản gốc.

Luật Giao dịch điện tử quy định chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.

Việc doanh nghiệp Việt Nam sử dụng chữ ký điện tử (hóa đơn dưới dạng PDF và ký trên file PDF bằng việc kéo thả hình ảnh chữ ký) là các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử không phải là chữ ký điện tử. Như vậy chưa bảo đảm việc đáp ứng quy định tại Điều 10 Luật Giao dịch điện tử.

Điều 13 Luật Giao dịch điện tử đã quy định trường hợp pháp luật yêu cầu phải được lưu trữ thì có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng các yêu cầu tại khoản 1 Điều 13 Luật Giao dịch điện tử; trường hợp pháp luật có quy định khác, tổ chức, cá nhân được lựa chọn lưu trữ dưới dạng văn bản giấy hoặc lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Đối tác nước ngoài không bắt buộc đăng ký chữ ký điện tử tại Việt Nam

"Theo các Điều 10, 23, 25, 26 Luật Giao dịch điện tử, doanh nghiệp của bà Ngân đang hiểu rằng, trong trường hợp có giao dịch với đối tác nước ngoài, để chữ ký điện tử của đối tác nước ngoài phù hợp với các điều trên thì đối tác phải đăng ký chữ ký điện tử với Bộ Khoa học và Công nghệ, như vậy mới được coi là tương đương giá trị pháp lý như bản giấy".

Cách hiểu như trên chưa đúng lắm, trong các giao dịch quốc tế các bên có thể tự thỏa thuận về việc sử dụng các loại chữ ký điện tử nước ngoài hoặc chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài. Theo đó, Điều 27 Luật Giao dịch điện tử quy định chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài được chấp nhận là chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài của tổ chức, cá nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam, có hiệu lực trên thông điệp dữ liệu gửi đến tổ chức, cá nhân Việt Nam; tổ chức, cá nhân lựa chọn và chịu trách nhiệm về việc chấp nhận

Do đó, không cần phải đăng ký với Bộ Khoa học và Công nghệ trừ trường hợp có nhu cầu.

Khái niệm "không hiện diện tại Việt Nam" đã được quy định cụ thể trong pháp luật về đầu tư, thương mại và doanh nghiệp, được hiểu, áp dụng chung trừ trường hợp Luật Giao dịch điện tử có quy định khác. Luật Giao dịch điện tử không có quy định về khái niệm này. Do đó, áp dụng khái niệm theo pháp luật về đầu tư, thương mại và doanh nghiệp.

Trường hợp một doanh nghiệp nước ngoài có hiện diện tại Việt Nam theo pháp luật thương mại và doanh nghiệp thì chữ ký điện tử nước ngoài của doanh nghiệp này sẽ không thuộc quy định tại khoản 1 Điều 27 Luật Giao dịch điện tử.

Chinhphu.vn