Kinh phí bảo trì: 'Thước đo' năng lực và trách nhiệm của chủ đầu tư

Cư dân Chung cư Hateco Apollo treo băng rôn yêu cầu chủ đầu tư làm rõ thu chi và bàn giao quỹ bảo trì.

Câu hỏi phía sau những tấm băng rôn

Một khu chung cư vốn được hình dung là nơi người ta trở về sau một ngày làm việc, tìm kiếm sự riêng tư, an toàn và bình yên. Vì thế, những tấm băng rôn xuất hiện trên ban công luôn là một dấu hiệu bất thường.

Tại Chung cư Hateco Apollo, phường Xuân Phương, Hà Nội, những ngày qua, cư dân treo băng rôn yêu cầu làm rõ và bàn giao kinh phí bảo trì. Theo phản ánh của cư dân, dự án được bàn giao từ năm 2018, nhưng sau nhiều năm, việc bàn giao kinh phí bảo trì cho Ban quản trị vẫn chưa hoàn tất.

Các bên đã nhiều lần làm việc, trong đó vấn đề quyết toán và đối soát hồ sơ vẫn là một nội dung cần xử lý. Phía chủ đầu tư cho biết đang hoàn thiện các thủ tục cần thiết để thực hiện bàn giao.

Đây là một tranh chấp đang được các bên giải quyết và chưa nên vội quy kết trách nhiệm khi chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, có một thực tế khó bỏ qua: thời gian đã kéo dài nhiều năm, trong khi tòa nhà vẫn vận hành từng ngày.

Thang máy vẫn hoạt động. Máy bơm, hệ thống điện, phòng cháy chữa cháy, hành lang, mặt ngoài công trình và hàng loạt thiết bị khác vẫn chịu tác động của thời gian. Một hạng mục hôm nay còn hoạt động bình thường có thể ngày mai cần sửa chữa hoặc thay thế.

Trong bối cảnh ấy, kinh phí được lập ra để phục vụ việc bảo trì lại nằm trong một quá trình quyết toán kéo dài. Đây chính là nghịch lý đáng suy nghĩ nhất.

Chung cư Hateco Apollo được phủ bằng những tấm băng rôn đỏ với nội dung yêu cầu chủ đầu tư làm rõ thu chi và bàn giao quỹ bảo trì.

Quỹ bảo trì: Phép thử năng lực quản trị chung cư

Tiền được lập ra để bảo vệ giá trị của tòa nhà nhưng nếu việc bàn giao kéo dài, chính thời gian lại có thể làm phát sinh thêm những nhu cầu bảo trì mà khoản tiền ấy đáng lẽ phải được sử dụng để giải quyết.

Trong nhiều cuộc tranh chấp chung cư, người ta thường nhìn vào câu hỏi: "Kinh phí bảo trì là bao nhiêu tỷ đồng?". Vài chục tỷ đồng hay nhiều hơn nữa? Nhưng nếu chỉ nhìn vào con số, chúng ta sẽ bỏ qua bản chất của vấn đề.

Kinh phí bảo trì là một trong những cơ chế quan trọng để cư dân có nguồn lực quản lý phần sở hữu chung của chính mình. Khi căn hộ đã được bán, chủ đầu tư không còn là người duy nhất quyết định mọi vấn đề của tòa nhà. Cộng đồng cư dân, thông qua Ban quản trị và Hội nghị nhà chung cư, có quyền tham gia quản lý phần sở hữu chung theo quy định. Vì vậy, thời điểm bàn giao kinh phí bảo trì cũng là thời điểm thể hiện rất rõ sự chuyển giao từ "dự án của chủ đầu tư" sang "ngôi nhà của cộng đồng cư dân".

Nếu quá trình này diễn ra minh bạch, đúng hạn, cư dân có thể bắt đầu xây dựng cơ chế quản trị của riêng mình. Ngược lại, nếu khoản tiền vẫn nằm trong tay chủ đầu tư qua nhiều năm, Ban quản trị dù đã được thành lập vẫn thiếu một nguồn lực quan trọng để thực hiện đầy đủ chức năng.

Đó là lý do tranh chấp kinh phí bảo trì không nên được nhìn như một "cuộc mặc cả" giữa hai bên về tiền. Nó là kết quả về cách một dự án bất động sản chuyển sang giai đoạn hậu bán hàng. Và ở giai đoạn ấy, câu hỏi không còn là chủ đầu tư bán được bao nhiêu căn hộ, mà là: "Sau khi bán xong, cộng đồng cư dân sẽ được trao quyền quản trị như thế nào?"

Sau nhiều năm đi vào hoạt động, quỹ bảo trì vẫn chưa được chủ đầu tư bàn giao dứt điểm cho Ban quản trị Chung cư Hateco Apolo.

"Độ trễ" vẫn là vấn đề

Điều đáng nói là hiện nay pháp luật đã có những quy định tương đối cụ thể về kinh phí bảo trì. Luật Nhà ở và các văn bản hướng dẫn quy định về việc thu, quản lý, quyết toán và bàn giao kinh phí bảo trì. Nghị định 95/2024/NĐ-CP tiếp tục quy định cơ chế xử lý trong trường hợp chủ đầu tư không bàn giao, trong đó có trình tự yêu cầu, cưỡng chế và việc chuyển tiền từ tài khoản của chủ đầu tư sang tài khoản của Ban quản trị theo quy định.

Như vậy, câu hỏi ngày nay không còn đơn giản là: "Pháp luật có quy định chủ đầu tư phải bàn giao kinh phí bảo trì hay không?" Câu hỏi khó hơn là: "Nếu chủ đầu tư không bàn giao thì bao lâu sau cư dân thực sự nhận được tiền?"

Khoảng thời gian giữa hai câu hỏi ấy chính là "độ trễ" của quản trị. Và trong một tòa nhà, "độ trễ" ấy có thể được tính bằng những thứ rất cụ thể như một thiết bị chưa được thay, một hạng mục chưa được sửa, một hợp đồng bảo trì phải chờ đợi, một khoản chi phí phát sinh mà cư dân không biết lấy từ đâu. Đó là lý do những quy định về thời hạn, hồ sơ, trách nhiệm và cưỡng chế phải được vận hành như một quy trình thực tế, thay vì chỉ tồn tại trên giấy.

Với Chung cư Hateco Apollo, điểm đáng chú ý hiện nay nằm ở khâu quyết toán và hoàn thiện hồ sơ. Đây là vấn đề có thật và cần được xử lý nghiêm túc. Một khoản kinh phí muốn bàn giao phải có số liệu chính xác; các bên cần xác định diện tích, số tiền đã thu, số phải thu, lãi phát sinh và những khoản liên quan.

Nhưng cũng cần đặt ra một nguyên tắc quản trị đó là quyết toán phải là công cụ để làm rõ số tiền, không thể trở thành lý do khiến quyền quản lý của cư dân bị treo vô thời hạn. 

Nếu còn một phần hồ sơ chưa thống nhất, cần chỉ rõ phần nào. Nếu còn một khoản tiền đang tranh chấp, cần xác định khoản nào. Nếu phần lớn số tiền đã có đủ căn cứ, có thể đặt vấn đề bàn giao phần đã rõ và tiếp tục xử lý phần còn lại.

Cách xử lý tại Chung cư Smile Building cuối năm 2025 là một gợi ý đáng chú ý. Trong khi các vấn đề liên quan đến diện tích, hồ sơ và quyết toán vẫn cần được giải quyết, UBND TP Hà Nội đã yêu cầu chủ đầu tư bàn giao trước 1% kinh phí bảo trì để Ban quản trị có nguồn kinh phí thực hiện bảo trì.

Điều đáng học hỏi ở đây không nằm ở con số 1% mà nằm ở tư duy tách bài toán. Cái gì đã rõ thì giải quyết trước. Cái gì chưa rõ thì tiếp tục xác minh. Không để toàn bộ tòa nhà phải chờ một tranh chấp chưa có hồi kết.

Nhiều hạng mục tại Chung cư Hateco Apollo theo thời gian đã xuống cấp nhưng vẫn không thể sửa do thiếu kinh phí.

Hà Nội từng có nhiều "điểm nóng"

Sự việc đang xảy ra tại Chung cư Hateco Apollo không phải là một câu chuyện mới.

Hà Nội từng chứng kiến nhiều tranh chấp kéo dài liên quan đến kinh phí bảo trì tại các chung cư. Có nơi chủ đầu tư chậm bàn giao. Có nơi chỉ bàn giao một phần. Có nơi các bên không thống nhất được số tiền phải quyết toán. Có nơi tranh chấp kinh phí bảo trì lại kéo theo tranh chấp về diện tích sở hữu chung - riêng, tầng hầm, hồ sơ công trình, sổ hồng hoặc quản lý vận hành.

Những câu chuyện ấy khác nhau về dự án, số tiền và diễn biến, nhưng lại có một điểm chung đó là khi việc bàn giao không diễn ra đúng thời điểm, tranh chấp rất dễ vượt ra ngoài câu chuyện tiền bạc.

Tại Chung cư Star City, cư dân từng nhiều lần căng băng rôn yêu cầu bàn giao kinh phí bảo trì, trong bối cảnh một phần tiền đã được bàn giao nhưng phần còn lại tiếp tục là vấn đề tranh chấp. Có thời điểm phương án thanh toán kéo dài nhiều năm từng được đưa ra.

Chung cư Hòa Bình Green City cũng là một trường hợp cho thấy một quyết định xử phạt hay yêu cầu cưỡng chế chưa chắc lập tức tạo ra kết quả cuối cùng nếu các vấn đề về số liệu, tài khoản, hồ sơ và thủ tục chưa được giải quyết.

Chung cư Hồ Gươm Plaza lại cho thấy một nguy cơ khác đó là những cam kết bàn giao theo từng đợt, nếu không đi kèm cơ chế thực thi đủ mạnh, có thể khiến tranh chấp kéo dài.

Nhìn từ đó, bài học không nằm ở việc "vụ nào căng hơn vụ nào" mà nằm ở chỗ khi một tranh chấp càng kéo dài, chi phí xã hội càng lớn. Cư dân mất thời gian. Ban quản trị mất nguồn lực. Chủ đầu tư phải đối mặt với khiếu nại, làm việc với cơ quan chức năng. Chính quyền phải dành thêm nguồn lực để xác minh, hòa giải, kiểm tra và xử lý. Trong khi đó, tòa nhà vẫn tiếp tục vận hành và tiếp tục phát sinh nhu cầu bảo trì.

Đừng để băng rôn trở thành một phần của đời sống chung cư

Tất nhiên, nếu chỉ yêu cầu chủ đầu tư bàn giao kinh phí mà không nói đến trách nhiệm của Ban quản trị thì "bức tranh" sẽ thiếu một nửa. Quỹ bảo trì sau khi bàn giao phải được quản lý chặt chẽ. Ban quản trị phải công khai số tiền nhận được, tiền lãi, kế hoạch bảo trì, dự toán, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ và quyết toán. Cư dân phải có chức năng giám sát. Hội nghị nhà chung cư phải thực sự là nơi quyết định những vấn đề quan trọng, thay vì chỉ là một cuộc họp thủ tục. Đây mới chính là phần khó của quản trị chung cư.

Bàn giao kinh phí bảo trì không phải điểm kết thúc của tranh chấp. Nó là điểm bắt đầu của một giai đoạn quản trị mới. Nếu chủ đầu tư chậm bàn giao, quyền cư dân bị ảnh hưởng. Nếu Ban quản trị nhận tiền nhưng thiếu minh bạch, cư dân lại tiếp tục mất niềm tin. Nếu cư dân không tham gia giám sát, một khoản tiền lớn có thể trở thành nguồn cơn của những tranh chấp mới.

Nói cách khác, kinh phí bảo trì là một "bài kiểm tra" có hai phần đó là chủ đầu tư có biết chuyển giao quyền lực hay không; cư dân và Ban quản trị có đủ năng lực để tiếp nhận quyền lực ấy hay không.

Có lẽ hình ảnh ám ảnh nhất trong những tranh chấp kinh phí bảo trì là những tấm băng rôn treo trên ban công. Mỗi tấm băng rôn là một dấu hiệu cho thấy một cơ chế đối thoại đã không tạo ra được kết quả mà cư dân mong muốn.

Một lần treo có thể là tiếng nói phản ánh. Nhiều lần treo, qua nhiều năm, lại là câu hỏi về hiệu quả của cơ chế giải quyết tranh chấp. Không thể coi việc cư dân căng băng rôn là một "phương thức bình thường" trong quản trị chung cư.

Bởi một hệ thống quản trị tốt phải giúp người dân có những kênh chính thức, minh bạch và có thời hạn để bảo vệ quyền lợi của mình. Từ sự việc xảy ra tại Chung cư Hateco Apollo nhìn ra các vụ việc từng xảy ra ở Hà Nội, có thể thấy một điều khá rõ là kinh phí bảo trì là khoản tiền, nhưng tranh chấp nguồn kinh phí đó lại là câu chuyện về quyền lực và trách nhiệm.

Ai có quyền giữ? Ai có quyền quyết định? Ai có nghĩa vụ bàn giao? Ai chịu trách nhiệm nếu bàn giao chậm? Ai giám sát người quản lý sau khi bàn giao? Và cuối cùng, ai phải chịu trách nhiệm nếu tòa nhà xuống cấp trong khi nguồn tiền bảo trì vẫn chưa được sử dụng? Những câu hỏi ấy cần được trả lời bằng quy trình, bằng thời hạn và bằng trách nhiệm cụ thể, chứ không phải bằng thêm một cuộc họp hay một lời hứa.

Chung cư Hateco Apollo có thể sẽ sớm giải quyết được câu chuyện quỹ bảo trì, nhưng giá trị lớn hơn của vụ việc nằm ở bài học mà nó đặt ra cho những khu chung cư khác. Một dự án bất động sản chỉ thực sự hoàn thành vòng đời của mình khi quyền quản trị được chuyển giao minh bạch cho cộng đồng cư dân. Bởi bán được căn hộ mới chỉ là kết thúc của một giao dịch. Và kinh phí bảo trì chính là "thước đo" năng lực và trách nhiệm của chủ đầu tư trong việc thực hiện cam kết với cư dân.