Mã số thuế: dễ khóa khó mở

Để bước vào đời sống kinh doanh, điều đầu tiên doanh nghiệp phải làm là đăng ký thuế sau khi làm thủ tục “khai sinh” thông qua đăng ký doanh nghiệp. Khi đăng ký thuế, doanh nghiệp sẽ được định danh bằng một mã số thuế (MST) duy nhất do cơ quan thuế cấp và quản lý. Đây được xem là một loại “căn cước” giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước và tuân thủ các yêu cầu pháp lý khác.

Vì sao mã số thuế bị khóa?

Mở được thì cũng khóa được. MST có thể bị khóa trong nhiều trường hợp khác nhau, do không tuân thủ yêu cầu luật định. Khi doanh nghiệp tái cơ cấu nhưng không khai báo và làm hồ sơ cần thiết, MST sẽ bị khóa. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chủ động làm hồ sơ xin đóng MST, không nên để rơi vào tình huống vô tình quên khai báo hoặc không biết cần phải thực hiện thủ tục này. Doanh nghiệp bị thu hồi giấy phép kinh doanh do vi phạm pháp luật cũng là một lý do khác làm MST bị khóa.

Tuy nhiên, phổ biến nhất là MST bị khóa khi cơ quan thuế cập nhật trạng thái “người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. Tình trạng này có thể xuất phát từ các nguyên nhân sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp không nộp hồ sơ khai thuế. Đây là cơ sở quan trọng xác định nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, nhưng vì nhiều lý do mà một số doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mực dẫn đến trễ nộp hồ sơ. Tuy không phải là lỗi phổ biến, các doanh nghiệp cũng đừng nên chủ quan mà gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình.

Thứ hai, doanh nghiệp không nhận được văn bản của cơ quan thuế gửi qua bưu điện. Thông thường cơ quan thuế sẽ liên hệ trực tiếp qua điện thoại hoặc các phương tiện điện tử khác, nhưng không ít trường hợp quan trọng, cần tính hình thức pháp lý cao thì cơ quan thuế sẽ gửi bằng văn bản như công văn kiểm tra, công văn yêu cầu giải trình,…

Theo cách hiểu thông thường, nếu doanh nghiệp vẫn đang hoạt động tại trụ sở đăng ký, tất yếu sẽ nhận được các loại văn bản trên. Nên cho dù do sơ suất của bộ phận văn thư hay từ bất kỳ nguyên nhân nào khác, việc cơ quan thuế cho rằng doanh nghiệp không nhận văn bản gửi đến đồng nghĩa không hoạt động tại trụ sở cũng là điều hợp lý.

Thứ ba, doanh nghiệp không phản hồi, thực hiện văn bản của cơ quan thuế. Ngoài đóng thuế, phí và các lệ phí khác thì giải trình và triển khai văn bản của cơ quan thuế cũng là một loại nghĩa vụ của người nộp thuế. Hành động này vừa thể hiện việc chấp hành đúng quy định của pháp luật, vừa giúp giảm nguy cơ doanh nghiệp bị đưa vào loại có rủi ro về thuế – một loại danh sách đen không doanh nghiệp nào muốn bị điểm mặt gọi tên.

Thứ tư, doanh nghiệp làm thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh tại cơ quan thuế nơi đi nhưng không làm thủ tục tại cơ quan thuế nơi đến. Các doanh nghiệp khi chuyển trụ sở kinh doanh sang quận/huyện khác thường phải chịu nhiều nỗi lo nên “trót quên” thực hiện nghĩa vụ thông tin về thuế.

Cuối cùng, doanh nghiệp bị người khác gửi văn bản cho rằng đang không hoạt động tại trụ sở đến cơ quan thuế. Đây là chính sách được đề ra nhằm khuyến khích các cá nhân, tổ chức cùng hỗ trợ cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp tại địa phương.

Hậu quả nặng nề

Khi bị khóa MST, hoạt động của doanh nghiệp không thể trơn tru và hợp pháp. Khi bị khóa MST, nhân sự của doanh nghiệp không thể xuất cảnh theo diện thành viên APEC. Thẻ doanh nhân APEC (hay thẻ ABTC) là chính sách hiện đại, phù hợp với thực tế khi các doanh nghiệp có nhu cầu xuất – nhập cảnh giữa các nước thành viên; được biết đến với những điều kiện, hồ sơ và thủ tục đơn giản hơn so với thủ tục xuất – nhập cảnh thông thường. Tuy nhiên, khi bị khóa MST, doanh nghiệp không thể đáp ứng điều kiện được cấp thẻ, từ đó bị giảm đi quyền lợi của mình. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cũng có thể gặp khó khăn trong việc xuất cảnh khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn này.

Trong thời gian bị khóa MST, tùy theo số ngày chậm nộp tờ khai, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và tờ khai lệ phí môn bài mà doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 2.000.000-25.000.000 đồng và các khoản phạt bổ sung (nếu có). Khoản phạt này có thể ảnh hưởng đến những quyền lợi quan trọng của doanh nghiệp như hưởng ưu đãi về thuế, quyền được thay đổi thông tin đăng ký thuế,…

Mỗi làng một lệ – phải làm sao?

Luật Quản lý thuế 2019 đã quy định rõ điều kiện, hồ sơ và trình tự khôi phục MST. Tuy nhiên việc áp dụng quy trình này tại các cơ quan quản lý thuế vẫn chưa được đồng bộ khiến hành trình mở lại MST thật chẳng dễ dàng.

Một doanh nghiệp bị khóa MST ở quận X, TPHCM do hết hợp đồng thuê mặt bằng và phải chuyển địa điểm kinh doanh. Ngay khi tìm được mặt bằng mới, đại diện chủ doanh nghiệp mang đầy đủ hồ sơ đến cơ quan thuế tại đây xin khôi phục MST. Tuy nhiên, doanh nghiệp bị dồn vào “thế bí” khi cán bộ thuế đặt ra các yêu cầu “theo luật định” như: Cung cấp hóa đơn mua vào – bán ra trước và sau khi MST bị khóa; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại nơi thay đổi địa điểm kinh doanh,… thì mới nhận hồ sơ.

Ở nơi khác, khi doanh nghiệp ở quận Y, TPHCM nộp hồ sơ khôi phục MST bị khóa, cơ quan thuế chỉ yêu cầu họ cam kết chuyển địa điểm kinh doanh trong địa bàn quận này và hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế.

Nhìn theo quy định thì cán bộ quản lý thuế phải tiếp nhận hồ sơ khôi phục MST của doanh nghiệp và thành lập tổ xác minh tình trạng hoạt động của doanh nghiệp nếu cần thiết. Nên quyết định từ chối tiếp nhận hồ sơ là chưa phù hợp, gây áp lực lên khối lượng hành chính tại cơ quan. Doanh nghiệp cũng “khốn đốn” vì trì trệ sản xuất, kinh doanh – hoạt động “xương sống” của doanh nghiệp.

Vì vậy, các doanh nghiệp cần lưu ý khi tiến hành khôi phục MST, điều chính yếu nhất là chuẩn bị đủ hồ sơ và hoàn thành nghĩa vụ thuế của mình. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên nộp bổ sung công văn giải trình hợp lý nguyên nhân bị khóa MST, đây là tài liệu quan trọng để tiến hành thủ tục tiếp theo nếu cơ quan thuế từ chối khôi phục. Ngoài ra, nếu nguyên nhân xuất phát từ thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp nên chuyển địa điểm kinh doanh chỉ trong địa bàn quản lý thuế ban đầu.

Nếu đã thực hiện đúng các thủ tục, hồ sơ theo quy định mà cán bộ thuế vẫn đặt ra các yêu cầu ngoài luật định, doanh nghiệp có thể cân nhắc liên hệ hoặc khiếu nại với thủ trưởng cơ quan, trưởng phòng quản lý trực tiếp.

MST bị khóa gây ảnh hưởng về mọi mặt và tác động trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Vậy nên doanh nghiệp cần có cái nhìn đúng đắn về tầm quan trọng của MST và chú ý những lý do có thể khiến “căn cước” của mình bị khóa để tránh phạm phải. Nếu không may rơi vào tình trạng bị khóa MST, doanh nghiệp nên bình tĩnh thực hiện theo đúng quy trình khôi phục mà luật định và có thể khiếu nại nếu bị “làm khó”.

(*) Khoa Luật, trường Kinh tế, Luật và Quản lý nhà nước, Đại học Kinh tế TPHCM

Bùi Hoàng Lộc Anh - Trần Lê Mỹ Quỳnh - Huỳnh Quốc Thái (*)