Minh bạch sổ kế toán giúp doanh nghiệp tránh nguy cơ trốn thuế

Hành vi lập hai sổ kế toán. Hiểu rõ ranh giới pháp lý sẽ giúp người nộp thuế hạn chế vi phạm, bảo vệ uy tín và hoạt động kinh doanh lâu dài

Có nhiều cách phát hiện hành vi "hai sổ"

Theo Cục Thuế (Bộ Tài chính), lập và vận hành đồng thời từ hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên trong cùng một kỳ kế toán được hiểu là hành vi sử dụng "hai sổ kế toán". Theo quy định pháp luật, đây là hành vi bị nghiêm cấm vì gây thất thu ngân sách nhà nước, làm méo mó môi trường cạnh tranh và tạo sự bất bình đẳng trong hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn được phép lập sổ quản trị nội bộ nếu đáp ứng đầy đủ 2 điều kiện. Thứ nhất, không làm sai lệch nghĩa vụ thuế. Thứ hai, không tồn tại song song một hệ thống số liệu tài chính khác với số liệu đã kê khai thuế.

Vì vậy, điều pháp luật nghiêm cấm không phải là việc doanh nghiệp có thêm báo cáo phục vụ quản trị, phân tích hoặc dự báo, mà là việc tồn tại hai hệ thống số liệu tài chính khác nhau nhằm mục đích trốn thuế.

Để phân biệt giữa sổ quản trị hợp pháp và hành vi lập hai sổ, doanh nghiệp cần xem xét mục đích sử dụng cũng như tính thống nhất của dữ liệu. Với trường hợp hợp pháp, số liệu kế toán tài chính chỉ có một hệ thống duy nhất và thống nhất với hồ sơ khai thuế; các báo cáo nội bộ chỉ phục vụ công tác điều hành.

Việc sử dụng nhiều phần mềm kế toán cũng không mặc nhiên là vi phạm, nhưng nếu được dùng để tách biệt dữ liệu, tạo ra các báo cáo tài chính khác nhau thì có thể là dấu hiệu rủi ro. Các số liệu kế toán, hồ sơ thuế và báo cáo tài chính phải bảo đảm thống nhất.

Cơ quan thuế hiện phát hiện hành vi này thông qua phân tích dữ liệu lớn, đối chiếu giữa hóa đơn điện tử, sổ kế toán, dòng tiền thanh toán, dữ liệu ngân hàng, sàn thương mại điện tử và các hệ thống liên quan.

Một số dấu hiệu rủi ro gồm doanh thu thực tế không tương xứng với hóa đơn, bán hàng không xuất hóa đơn, giao dịch tiền mặt bất thường hoặc báo cáo tài chính gửi ngân hàng cao hơn nhiều so với số liệu kê khai thuế.

Theo quy định, việc thu tiền nhưng không lập hóa đơn, không ghi nhận doanh thu để giảm nghĩa vụ thuế có thể bị xem là hành vi trốn thuế. Do đó, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn đầy đủ, đúng giá trị giao dịch và duy trì hệ thống số liệu kế toán minh bạch, thống nhất.

Nhiều hệ quả pháp lý khi vi phạm

Khi bị phát hiện trốn thuế, người vi phạm trước hết phải nộp đầy đủ số thuế còn thiếu vào ngân sách nhà nước. Đồng thời, tiền chậm nộp được tính bằng 0,03% mỗi ngày trên số tiền thuế chậm nộp theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 59 Luật Quản lý thuế năm 2019 và điểm a khoản 2 Điều 16 Luật Quản lý thuế năm 2025.

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi trốn thuế có thể bị phạt hành chính từ một đến ba lần số tiền thuế trốn, tùy mức độ vi phạm và các tình tiết liên quan.

Không phải mọi trường hợp vi phạm thuế đều bị xử lý hình sự. Tuy nhiên, nếu số tiền trốn thuế đạt ngưỡng luật định hoặc người vi phạm từng bị xử phạt, kết án về hành vi này nhưng chưa được xóa án tích mà tiếp tục vi phạm, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự.

Ngưỡng truy cứu hiện từ 100 triệu đồng đối với cá nhân và 200 triệu đồng đối với pháp nhân thương mại. Cá nhân có thể bị phạt tiền đến 4,5 tỷ đồng hoặc phạt tù đến 7 năm; trong khi pháp nhân thương mại có thể bị phạt đến 10 tỷ đồng, đình chỉ hoạt động có thời hạn hoặc vĩnh viễn trong trường hợp đặc biệt nghiêm trọng.

Minh bạch sổ sách là nền tảng phát triển bền vững

Theo Cục Thuế, để tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần ghi nhận đầy đủ, trung thực mọi giao dịch trên một hệ thống sổ kế toán thống nhất; xuất hóa đơn đúng giá trị thực tế và hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, ưu tiên giao dịch qua ngân hàng nhằm bảo đảm tính minh bạch.

Doanh nghiệp cũng cần thường xuyên đối chiếu dữ liệu giữa sổ kế toán, hóa đơn điện tử, dòng tiền, hồ sơ khai thuế và báo cáo tài chính trước khi quyết toán, đồng thời lưu giữ đầy đủ chứng từ theo quy định.

Với các sai sót đã phát sinh, Cục Thuế khuyến nghị doanh nghiệp chủ động rà soát, kê khai bổ sung, điều chỉnh và liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn. Việc tự giác khắc phục, hợp tác với cơ quan chức năng không chỉ giúp giảm rủi ro pháp lý mà còn có thể được xem là tình tiết giảm nhẹ khi xử lý vi phạm.

Cơ quan thuế cũng lưu ý hộ, cá nhân kinh doanh phải kê khai trung thực, ghi nhận đầy đủ doanh thu. Theo quy định, hành vi trốn thuế từ 100 triệu đồng đã có thể bị xem xét truy cứu trách nhiệm hình sự.

Đối với các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và dịch vụ kế toán, Cục Thuế yêu cầu không phát triển hoặc hỗ trợ các chức năng tạo lập hai hệ thống sổ kế toán, không thông đồng hoặc xác nhận số liệu sai sự thật. Hành vi tiếp tay cho việc lập "hai sổ kế toán" hoặc giúp người nộp thuế trốn thuế có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Khi gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, người nộp thuế được khuyến nghị liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn.