Một lần khai báo, nhiều lần sử dụng

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (TTPVHCC) xã Hoằng Hóa, trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, ông Nguyễn Quốc Hùng, thôn Hồng Thái, phát hiện hồ sơ còn thiếu một số giấy tờ. Thay vì phải trở về nhà tìm kiếm, bổ sung như trước đây, cán bộ trung tâm đã chủ động tra cứu hệ thống dữ liệu số hóa, sử dụng lại những thông tin, giấy tờ đã được lưu trữ để hoàn thiện hồ sơ ngay tại chỗ.

Tra cứu dữ liệu hoàn thiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện cho công dân.

Sự thuận tiện ấy cho thấy giá trị thiết thực của việc tái sử dụng dữ liệu. Khi thông tin đã có trên hệ thống, người dân không phải nhiều lần kê khai những nội dung đã cung cấp; cán bộ cũng giảm thời gian nhập liệu, kiểm tra, đối chiếu thủ công.

Anh Hoàng Văn Hải, Giám đốc Trung tâm phục vụ Hành chính công xã Hoằng Hóa, cho biết: “Hiện nay, chúng tôi đã thực hiện dữ liệu điện tử, cán bộ chỉ cần tra cứu trên hệ thống để đối chiếu và xử lý thông tin. Việc này, giúp hồ sơ làm nhanh hơn, thuận lợi cho cả cán bộ và công dân đến thực hiện các thủ tục hành chính”.

Từ thực tế này có thể thấy, cải cách hành chính không chỉ dừng ở việc đưa thủ tục lên môi trường trực tuyến, mà quan trọng hơn là khai thác hiệu quả dữ liệu đã có. Nếu chỉ số hóa để lưu trữ, người dân vẫn có thể phải cung cấp lại thông tin khi phát sinh giao dịch mới. Ngược lại, khi dữ liệu được chuẩn hóa, kết nối và chia sẻ, thông tin khai báo một lần có thể phục vụ nhiều lần giải quyết thủ tục theo quy định.

Cán bộ Trung tâm phục vụ Hành chính công xã Hoằng Hóa hướng dẫn công dân sử dụng Kiosk thông minh trong giải quyết thủ tục hành chính.

Đến cuối tháng 9/2026, tỉnh Thanh Hóa đã cung cấp 2.237 thủ tục hành chính, trong đó có 890 dịch vụ công trực tuyến toàn trình, 1.232 dịch vụ công trực tuyến một phần và 115 dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến. Toàn bộ dịch vụ công đủ điều kiện đã được tích hợp lên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Cùng với mở rộng cung cấp dịch vụ công trực tuyến, tỉnh chú trọng xây dựng, hoàn thiện các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, tạo nền tảng kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan, đơn vị. Đến cuối tháng 9/2026, Thanh Hóa đã có 54 cơ sở dữ liệu được kết nối với Trung tâm Giám sát, điều hành thông minh của tỉnh. Đối với lĩnh vực đất đai, Thanh Hóa đã có 1,44 triệu thửa đất đã được đồng bộ, tỷ lệ làm sạch dữ liệu đạt hơn 98,3% thửa đất cần thực hiện. Cũng từ ngày 24/8, 22 thủ tục đất đai đặc thù đã được tái cấu trúc, sử dụng dữ liệu. Dữ liệu bảo hiểm xã hội được xác thực với cơ sở dữ liệu dân cư đạt gần 100%. Công tác làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trong các lĩnh vực hộ tịch, lý lịch tư pháp, an sinh xã hội... tiếp tục được thực hiện, phục vụ việc tra cứu, đối chiếu và sử dụng lại thông tin.

Đáng chú ý, tỷ lệ khai thác, sử dụng lại dữ liệu số hóa đạt 93,87%, theo số liệu được cung cấp là mức cao nhất cả nước. Kết quả này cho thấy dữ liệu đang từng bước chuyển từ nguồn thông tin phục vụ lưu trữ sang công cụ trực tiếp hỗ trợ quản lý, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính.

Việc khai thác dữ liệu đã số hóa góp phần đơn giản hóa quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ, giảm lượng giấy tờ người dân phải tự chuẩn bị, giảm thời gian đi lại, chờ đợi ở các cơ quan hành chính. Ông Nguyễn Xuân Hải, Giám đốc Trung tâm phục vụ Hành chính công xã Lam Sơn, cho biết: “Những trường hợp đã làm thủ tục rồi, lần sau quay lại thì gần như không phải khai lại từ đầu. Dữ liệu đã có sẵn trên hệ thống, cán bộ chỉ cần kiểm tra lại là xử lý được luôn, rất thuận tiện cho người dân”.

Tái sử dụng dữ liệu, đơn giản hóa quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ cho công dân

Tuy nhiên, để dữ liệu thực sự phát huy giá trị, việc số hóa phải đi đôi với chuẩn hóa, cập nhật và bảo đảm khả năng kết nối giữa các hệ thống. Nếu dữ liệu thiếu chính xác, chưa đầy đủ hoặc đường truyền không ổn định, cán bộ vẫn phải kiểm tra, bổ sung thủ công, làm giảm hiệu quả của quy trình điện tử.

Tại một số địa phương, tiến độ số hóa chưa đồng đều, dữ liệu chưa được chuẩn hóa đầy đủ, trong khi hạ tầng kỹ thuật và khả năng kết nối giữa các hệ thống còn ảnh hưởng đến việc khai thác thông tin. Đây là những vấn đề cần tiếp tục được khắc phục để việc tái sử dụng dữ liệu diễn ra thông suốt.

Ông Hoàng Sỹ Bằng, Phó Giám đốc Trung tâm phục vụ Hành chính công xã Tống Sơn, cho biết: “Muốn khai thác dữ liệu ổn định thì hạ tầng phải đảm bảo. Địa phương đang phối hợp với đơn vị viễn thông để giữ đường truyền thông suốt, có sự cố thì xử lý ngay, tránh ảnh hưởng đến việc giải quyết thủ tục cho người dân”.

Cán bộ TTPVHCC xã Tống Sơn hướng dẫn công dân truy cập, khai thác dữ liệu đã có từ trước đó.

Trước yêu cầu thực tiễn, UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Công văn số 4504 ngày 16/3/2026, yêu cầu các sở, ngành, địa phương đẩy mạnh kết nối, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu trong giải quyết thủ tục hành chính. Tỉnh đặt mục tiêu trong năm 2026, 100% thủ tục hành chính nội bộ được xử lý trên môi trường điện tử; 100% thông tin của doanh nghiệp chỉ phải cung cấp một lần; 100% dịch vụ công đủ điều kiện được cung cấp trực tuyến toàn trình.

Tăng cường giải quyết thủ tục hành chính trên hệ thống trực tuyến toàn trình, đảm bảo kết nối, liên thông dữ liệu.

Một lần khai báo, nhiều lần sử dụng không chỉ là yêu cầu về công nghệ, mà còn là sự thay đổi trong tư duy và phương thức phục vụ. Khi dữ liệu được kết nối, chia sẻ và khai thác hiệu quả, mỗi thông tin đã cung cấp sẽ tiếp tục phát huy giá trị trong những lần giải quyết thủ tục tiếp theo. Đó cũng là cách để Thanh Hóa đưa chuyển đổi số đi vào thực chất, lấy sự thuận tiện và hài lòng của người dân, doanh nghiệp làm thước đo chất lượng cải cách hành chính.