Một số phương pháp và kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo

Kỹ năng lập kế hoạch

Tổ chức sự kiện thành công một phần dựa vào khâu chuẩn bị. Hiệu quả của chương trình hội thảo, hội nghị sẽ được nâng cao nếu như được chuẩn bị kỹ lưỡng và cẩn thận. Đơn vị tổ chức hội nghị cần phải xác định rõ ràng mục, nội dung cần truyền tải, xây dựng trình tự công việc hợp lý,...

Thấu hiểu khách hàng

Thấu hiểu khách hàng là kỹ năng quan trọng tiên quyết. Đơn vị tổ chức cần tìm hiểu mục tiêu mà khách hàng hướng đến và nhu cầu của khách hàng để mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất. Dựa trên mong muốn của khách hàng về một buổi hội thảo như ý, đơn vị tổ chức cần tìm địa điểm phù hợp, lên các hoạt động thiết kế, trang trí, lắp đặt thiết bị,.. mang đến sự hài lòng cho khách hàng.

Kỹ năng xây dựng ý tưởng

Hiện tại có nhiều buổi hội thảo, hội nghị với tính chất và mục tiêu khác nhau: hội thảo chuyên ngành, hội thảo chia sẻ kiến thức, hội thảo ra mắt sản phẩm,... Do dó, đơn vị làm sự kiện cần thường xuyên đổi mới ý tưởng tổ chức sao cho phù hợp với nội dung và định hướng mà khách hàng hướng tới. Bên cạnh đó, phải có tính sáng tạo, gây được ấn tượng tới người tham dự và cộng đồng. Điều này có thể thể hiện thông qua thị giác như thiết kế, trang trí ấn tượng, mới lạ nhưng vẫn phù hợp với mục đích hội thảo; hay thông qua thính giác như các chương trình hoạt náo, giải trí để người tham dự có trải nghiệm thú vị; cũng có thể thông qua xúc giác khi được trực tiếp tiếp xúc với sản phẩm hoặc trải nghiệm dịch vụ,...

Kỹ năng tổ chức và điều hành

Để sự kiện hội nghị, hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp thì yếu tố con người là yếu tố quyết định. Để chương trình hội nghị diễn ra thuận lợi cần sự phối hợp nhịp nhàng của các bên liên quan. Do đó, cần có một người chịu trách nhiệm lãnh đạo để rà soát, đốc thúc, điều khối nhân sự sao cho hợp lý. Đảm bảo sự kiện diễn ra thành công theo đúng kế hoạch.

Kỹ năng sẻ chia, thấu hiểu

Bên cạnh việc thấu hiểu khách hàng, người lãnh đạo đơn vị tổ chức cũng cần thấu hiểu và chia sẻ với nhân sự để tạo sự đồng lòng, đoàn kết, chất lượng sự kiện được nâng cao nhờ khả năng phối hợp ăn ý giữa các bộ phận. Thay vì đơn thuần hà khắc, chỉ trích, người lãnh đạo đơn vị cần động viên và khích lệ tinh thần làm việc của các thành viên trong đội nhằm phát huy sức mạnh tập thể.

Quy trình tổ chức một sự kiện hội nghị, hội thảo ngắn gọn

Để tổ chức buổi hội thảo thành công, đơn vị tổ chức cần xây dựng quy trình tổ chức phù hợp.

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xin cấp phép để tổ chức hội thảo, hội nghị theo đúng quy định, sau đó tiến hành tìm đơn vị tổ chức để gắn bó gửi gắm sự kiện.

Tiếp theo, đơn vị tổ chức cần xác định mục tiêu sự kiện, phân tích khách mời để tìm kiếm địa điểm phù hợp với sức chứa và nhu cầu doanh nghiệp hướng tới.

Sau khi đã xác định được mục tiêu hội thảo, công ty tổ chức sự kiện cần lên chủ đề, tiến hành thiết kế các ấn phẩm, in ấn và thi công tại địa điểm diễn ra hội nghị.

Khi việc lắp đặt, trang trí địa điểm hoàn tất, phía đơn vị tổ chức và doanh nghiệp cần tiến hành chạy thử chương trình để nắm bắt được nội dung xem cần bổ sung hay điều chỉnh sao cho phù hợp, tránh sự cố không mong muốn xảy ra.

Đến ngày tổ chức sự kiện, cần đảm bảo mọi trang thiết bị vẫn hoạt động tốt, check lại toàn bộ nội dung công việc và kế hoạch đề ra, đảm bảo giám sát sát sao tiến độ sự kiện để điều chỉnh kịp thời và có phương án xử lý.

Kết thúc sự kiện, đơn vị tổ chức nên xin đánh giá, phản hồi từ phía khách mời để nhìn nhận lại hiệu quả sự kiện, từ đó rút ra bài học để tổ chức sự kiện trong tương lai tốt hơn.