Mua rẻ chưa chắc đã là tiết kiệm

Từ tư duy mua giá thấp đến quản trị chi phí toàn diện

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp ưu tiên nhà cung cấp có báo giá thấp nhất mà chưa đánh giá đầy đủ chất lượng, tuổi thọ, điều kiện bảo hành, chi phí vận hành và khả năng đáp ứng nhu cầu sử dụng. Cách làm này có thể giúp giảm chi phí trước mắt nhưng lại làm tăng tổng chi phí trong dài hạn.

Tinh thần của Luật Tiết kiệm, chống lãng phí là tiết kiệm không nằm ở con số thấp nhất trên hoá đơn, mà ở giá trị thực nhận được từ mỗi đồng tiền bỏ ra. Ảnh minh hoạ: Thanh Tuấn

Chẳng hạn, một thiết bị có giá mua thấp nhưng tiêu thụ điện năng lớn sẽ khiến hóa đơn tiền điện tăng lên. Vật tư giá rẻ nhưng chất lượng không ổn định có thể làm tăng tỷ lệ sản phẩm lỗi, phát sinh chi phí nhân công, nguyên liệu và xử lý hàng không đạt yêu cầu. Tương tự, máy móc khó sửa chữa, thiếu linh kiện thay thế hoặc không có dịch vụ bảo trì phù hợp có thể làm gián đoạn hoạt động sản xuất.

Đây là một số dẫn chứng của luật sư Đoàn Viết Ngọc, Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội khi luận bàn về việc mua sắm thiết bị, vật tư với giá thấp nhưng chưa chắc đã đảm bảo tiêu chí chống lãng phí trong hoạt động của doanh nghiệp.

Theo chuyên gia pháp lý, dưới góc độ quản trị, doanh nghiệp cần xem xét tổng chi phí trong vòng đời sản phẩm, bao gồm giá mua, vận chuyển, lắp đặt, năng lượng, bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế và xử lý khi hết thời hạn sử dụng. Việc so sánh phải dựa trên cùng điều kiện sử dụng, thời gian đánh giá và yêu cầu kỹ thuật.

Đây cũng là cách tiếp cận phù hợp với tinh thần của Luật Tiết kiệm, chống lãng phí có hiệu lực thi hành từ ngày 1-7-2026. Luật Tiết kiệm, chống lãng phí xác định tiết kiệm theo hướng quản lý, khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn lực để bảo đảm đạt được mục tiêu đề ra; đồng thời khuyến khích tiết kiệm, chống lãng phí trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng của doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân.

Theo Điều 21 của Luật Tiết kiệm, chống lãng phí, Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp và các chủ thể liên quan áp dụng những giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực trong sản xuất, kinh doanh. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp chủ động đổi mới phương thức quản trị, thay vì chỉ tập trung cắt giảm chi phí mua hàng trước mắt.

Mua sắm hợp lý cũng là một cách chống lãng phí

Luật sư Đoàn Viết Ngọc cho biết, lãng phí trong mua sắm không chỉ xuất phát từ việc mua hàng với giá cao, mà còn có thể bắt nguồn từ việc mua không đúng nhu cầu, lựa chọn sản phẩm không phù hợp hoặc sử dụng hàng hóa không hiệu quả.

Mua quá nhiều vật tư có thể khiến vốn bị tồn đọng, tăng chi phí kho bãi, bảo quản và nguy cơ hàng hóa hết hạn, xuống cấp hoặc lỗi thời. Ngược lại, mua quá ít so với nhu cầu sản xuất có thể làm gián đoạn dây chuyền, phát sinh chi phí đặt hàng khẩn cấp hoặc khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.

Để hạn chế những rủi ro này, doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch mua sắm dựa trên nhu cầu thực tế, kế hoạch sản xuất, lượng hàng tồn kho và khả năng cung ứng. Đối với những mặt hàng có giá trị lớn hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, cần xác định rõ yêu cầu kỹ thuật, tiêu chí chất lượng, thời hạn sử dụng và điều kiện bảo hành trước khi lựa chọn nhà cung cấp.

Việc lưu trữ hồ sơ báo giá, kết quả so sánh, căn cứ lựa chọn và đánh giá hiệu quả sau mua sắm cũng giúp tăng tính minh bạch, hạn chế quyết định cảm tính và tạo điều kiện kiểm tra khi cần thiết.

“Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt giữa khoản chi thấp và khoản chi hiệu quả. Một quyết định mua sắm chỉ thực sự hợp lý khi hàng hóa đáp ứng nhu cầu, chất lượng phù hợp và tổng chi phí tương xứng với lợi ích nhận được”, luật sư Đoàn Viết Ngọc khuyến nghị.

Gắn hiệu quả mua sắm với định hướng phát triển bền vững

Đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Hà Nội, việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực còn cần được nhìn nhận trong định hướng xây dựng và phát triển Thủ đô.

Luật Thủ đô 2026 có hiệu lực thi hành từ ngày 1-7-2026, đặt ra những nguyên tắc về phát triển bền vững, sử dụng hiệu quả nguồn lực và tăng cường kiểm soát, phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực trong hoạt động quản lý, điều hành. Những nguyên tắc này góp phần định hướng việc tổ chức và thực thi các chính sách phát triển Thủ đô.

Luât sư Đoàn Viết Ngọc cho biết, đối với doanh nghiệp, cần lưu ý rằng các nguyên tắc của Luật Thủ đô 2026 không đồng nghĩa với việc mọi giao dịch mua sắm tư nhân đều phải áp dụng một quy trình lựa chọn nhà cung cấp thống nhất theo luật này. Tuy nhiên, việc sử dụng tiết kiệm năng lượng, hạn chế nguyên liệu bị thất thoát, giảm hàng hóa hư hỏng và đầu tư phù hợp với nhu cầu là những giải pháp thiết thực để nâng cao hiệu quả kinh doanh, đồng thời đóng góp vào mục tiêu phát triển bền vững.

Doanh nghiệp có thể ưu tiên những thiết bị tiết kiệm điện, sản phẩm có độ bền phù hợp, vật tư có thể tái sử dụng hoặc sửa chữa khi đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Tuy nhiên, quyết định lựa chọn cần dựa trên dữ liệu về chi phí, chất lượng và hiệu quả thực tế, không nên chạy theo nhãn hiệu hoặc công nghệ mới khi chưa có nhu cầu rõ ràng.

Nói về cơ chế kiểm soát đồng tiền được sử dụng đúng mục đích, chuyên gia pháp lý cho rằng, để chuyển tư duy tiết kiệm thành kết quả cụ thể, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình mua sắm phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động.

Với những khoản mua sắm quan trọng, doanh nghiệp nên so sánh nhiều phương án trên cơ sở tổng chi phí dự kiến trong suốt thời gian sử dụng. Sau một khoảng thời gian vận hành, cần đối chiếu chi phí thực tế với dự toán ban đầu để đánh giá liệu phương án được lựa chọn có thực sự tiết kiệm hay không.

Bên cạnh đó, việc kiểm soát xung đột lợi ích, minh bạch trong lựa chọn nhà cung cấp và lưu giữ chứng từ đầy đủ có ý nghĩa quan trọng trong phòng ngừa sai sót, thất thoát và những quyết định mua sắm không vì lợi ích của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp nhà nước hoặc các hoạt động sử dụng vốn, tài sản công, việc mua sắm còn phải tuân thủ những yêu cầu pháp lý chuyên ngành tương ứng.

“Một sản phẩm có giá mua thấp chưa chắc đã là lựa chọn tiết kiệm. Ngược lại, một khoản đầu tư ban đầu cao hơn nhưng giúp giảm tiêu hao năng lượng, hạn chế hỏng hóc và kéo dài thời gian sử dụng có thể mang lại lợi ích kinh tế lớn hơn. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải đánh giá đúng nhu cầu, so sánh đầy đủ các phương án và kiểm soát hiệu quả sử dụng sau khi mua sắm. Đây không chỉ là giải pháp quản trị chi phí mà còn là cách xây dựng văn hóa tiết kiệm, chống lãng phí từ những quyết định thường ngày”, luật sư Đoàn Viết Ngọc nhìn nhận.