Nghề trợ lý phải nắm dự án, kế hoạch công tác hơn cả sếp

Nghề trợ lý có tính chất, khối lượng công việc khác nhau, tùy thuộc vào quy mô vận hành (doanh nghiệp, cá nhân...). Ảnh minh họa: Phương Lâm.

Khi mới tốt nghiệp đại học chuyên ngành Tài chính - Kế toán, Quỳnh Châu (32 tuổi, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội) làm việc tại vị trí trợ lý cho các quản lý tầm trung. Tuy vậy, chỉ với bằng cấp đó, cô không đủ tự tin.

Chỉ đến khi học thêm bằng nghiệp vụ về Luật doanh nghiệp, Quản lý dự án và nhiều chứng chỉ khác, Châu mới mạnh dạn đồng hành cùng các sếp ở các doanh nghiệp lớn hơn. Đến nay, cô có 8 năm kinh nghiệm làm trợ lý cho một số cấp lãnh đạo, bao gồm chủ tịch hội đồng quản trị và hội đồng thành viên.

"Nhiều người cho rằng nghề trợ lý, thư ký như người giúp việc vậy, chủ yếu in tài liệu hoặc rót nước, pha trà. Nhưng thực tế, với tôi, đây là công việc tạo ra sự ảnh hưởng nhất định trong công ty. Phải có kiến thức, kinh nghiệm, trợ lý mới đồng hành được với sếp", Châu nói với Zing.

Một nghề, nhiều việc

Tại hội thảo "Con đường thăng tiến của thư ký, trợ lý giám đốc chuyên nghiệp" do Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp (Đại học Ngoại thương Hà Nội) tổ chức vào tháng 5/2022, Viện trưởng PGS.TSKH Nguyễn Văn Minh nhấn mạnh 3 lý do làm nên vai trò quan trọng của nghề thư ký, trợ lý.

Đầu tiên, đây chính là người tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo đưa ra quyết định.

Thứ hai, trợ lý, thư ký là nhân sự san sẻ công việc, giúp lãnh đạo không còn phải làm việc độc lập và chịu áp lực lớn.

Cuối cùng, từ góc nhìn thị trường lao động, đây cũng là công việc giúp các nhân sự trẻ nhanh chóng phát triển kinh nghiệm, nghiệp vụ và thăng tiến.

Cũng phát biểu tại buổi hội thảo, ông Trịnh Ngọc Anh, phó Tổng Giám đốc, Ủy viên HĐQT Công ty cổ phần khoáng sản Tấn Phát, đưa ra những góc nhìn về năng lực cốt lõi của người làm thư ký, trợ lý chuyên nghiệp.

Quỳnh Châu có 8 năm kinh nghiệm làm trợ lý lãnh đạo cấp cao, thư ký hội đồng quản trị.

Theo đó, ông cho rằng nhân sự theo đuổi công việc trợ lý cần nắm rõ kỹ năng cứng như kiến thức chuyên môn về các lĩnh vực của công ty.

Bên cạnh đó, họ cũng cần cả những kỹ năng mềm như khả năng thích nghi cao, chủ động dự đoán nhu cầu, tình huống phát sinh, có khả năng đánh giá và tham vấn, đưa quyết định...

"Nghề thư ký, trợ lý được chia làm 4 nhóm quản trị vận hành chính: quản trị truyền thông, quản trị thời gian, quản trị chất lượng và quản trị sự đồng bộ. Họ có thể vừa làm, vừa được học thêm nhiều kỹ năng do các lãnh đạo huấn luyện trực tiếp, mang tính thực tế hơn", ông nói.

Quay trở lại với Quỳnh Châu, nhiệm vụ chính của cô là cùng sếp tham gia mọi dự án để theo dõi tình hình, tiến độ công việc và sự cố phát sinh.

Mỗi dự án có tính chất cùng khối lượng kiến thức khác nhau, buộc cô luôn phải tìm hiểu, tra cứu không ngừng để đáp ứng.

"Quan trọng nhất, tôi phải luôn trong tâm thế sẵn sàng bởi công việc có thể phát sinh bất cứ khi nào, kể cả đêm hôm hay lễ, Tết. Ban đầu, tôi choáng ngợp trước hàng tá đầu việc chồng chất, song lâu dần thành quen", cô chia sẻ.

Bên cạnh đó, Châu cũng chịu trách nhiệm sắp xếp lịch trình, mua vé máy bay, đặt phòng khách sạn, gặp gỡ đối tác cùng sếp… Cô là người phải ghi nhớ và nhắc sếp các công việc đã được lên lịch.

"Tôi nhớ lịch bay của sếp hơn bất cứ ngày lễ nào", cô bày tỏ.

Khác với Quỳnh Châu, Ái Phương (22 tuổi, quận Gò Vấp, TP.HCM) không làm trợ lý cho lãnh đạo doanh nghiệp mà lựa chọn gắn bó với KOL (người có sức ảnh hưởng trên mạng xã hội).

Cô cho biết mình yêu thích thời trang. Việc làm trợ lý cho người nổi tiếng đang hoạt động trong lĩnh vực này là cách để cô tìm kiếm mối quan hệ sau khi ra trường.

"Khi phỏng vấn, ekip trao đổi rằng công việc của tôi chủ yếu là hỗ trợ quay, chụp, ghi chú lịch làm việc, đề xuất ý tưởng mới, đảm bảo tiến độ công việc cho KOL. Tôi cũng không làm việc theo giờ hành chính mà phụ thuộc vào lịch trình của chị ấy, có thể là sáng sớm hoặc tối khuya”, cô kể lại.

Bên cạnh nhiệm vụ chính kể trên, Phương kiêm thêm việc chăm sóc đời sống cho KOL mà mình đồng hành. Một số ngày, cô giúp họ đi chợ, đưa chó, mèo đi spa và chuẩn bị quần áo, thanh toán tiền điện nước…

"Giờ mà không làm nghề này nữa, tôi nghĩ mình có thể làm chuyên viên chỉnh sửa video, thợ chụp ảnh, thợ may, nhân viên dọn nhà được luôn", cô nói.

Trong khi đó, tại công ty của Quốc Phong (27 tuổi, quận 7, TP.HCM), vị trí trợ lý giám đốc nhân sự là một mốc thăng tiến. Được bổ nhiệm vai trò này cách đây không lâu, đến giờ, Phong vẫn choáng ngợp với khối lượng công việc mà mình phụ trách.

Theo Phong, anh là người trung gian giữa lãnh đạo cấp cao và nhân viên cấp dưới. Công việc này không những yêu cầu anh phải có kiến thức chuyên ngành, đồng thời phải biết cách quản trị con người, chiến lược, thời gian, chi phí vận hành.

"Sếp chỉ nhận báo cáo từ một người là tôi. Do đó, tôi phải nắm được toàn bộ phòng ban đang làm gì, tiến độ ra sao, có những gì phát sinh, nguồn nhân lực đang thế nào, tóm lại là rất nhiều việc", anh kể lại.

Không phải ai cũng có thể gắn bó

Cuộc khảo sát từ Career Builder, Công ty tuyển dụng và tìm việc làm tại Việt Nam, cho thấy thư ký và trợ lý là ngành nghề có nhiều triển vọng để phát triển.

Sau một vài năm làm việc, nhân sự trong ngành có thể thăng tiến lên vị trí thư ký trưởng hoặc chuyển sang các vai trò chuyên môn hơn như trưởng phòng hoặc trưởng nhóm của bộ phận hành chính nhân sự hay kinh doanh.

Nhân sự buộc phải nắm rõ nhiều kỹ năng cứng/mềm khi theo đuổi nghề trợ lý. Ảnh minh họa: Phương Lâm.

Tuy nhiên, mức lương trung bình của ngành nghề này lại chưa cao so với yêu cầu công việc cũng như so với một số lĩnh vực khác.

Cụ thể, tổng hợp trên 71 mẫu tuyển dụng việc làm, Career Builder cho ra mức lương thư ký tổng giám đốc có thể ở khoảng 17,9 triệu đồng/tháng đối với nhân viên có 5-9 năm kinh nghiệm.

Đây cũng là một công việc áp lực, buộc nhân sự phải dành nhiều thời gian học tập, thích nghi và đáp ứng.

Theo ý kiến của Quỳnh Châu, trợ lý hay thư ký đều là nghề khó, không phải ai cũng đủ khả năng để theo đuổi lâu dài. Thậm chí, dưới góc độ từ một người có nhiều năm kinh nghiệm, cô cho rằng nếu không xác định đúng hướng, nhiều trợ lý sẽ không có lộ trình thăng tiến rõ ràng.

"Khi xác định làm trợ lý, nhân viên nên chọn một hướng đi chính: một là làm trợ lý mảng chuyên môn như trợ lý giám đốc nhân sự, trợ lý trưởng phòng marketing...; hai là nên chọn theo hướng trợ lý quản trị chung, từ đó thuyên chuyển sang các vị trí giám sát, vận hành doanh nghiệp. Lộ trình thăng tiến của hướng đi này có thể kéo dài 5-10 năm", cô nói.

Ngoài ra, theo Châu, nhiều nhân sự chọn nghề trợ lý khó gắn bó lâu dài với doanh nghiệp vì các công ty không mô tả rõ công việc khi tuyển dụng. Điều này khiến nhân viên chán nản khi phải kiêm rất nhiều đầu việc lặt vặt từ cấp trên.

Từ khi làm nghề, cô cũng đối diện với nhiều tình huống nhạy cảm trong môi trường làm việc, thậm chí bị đồn thổi có mối quan hệ riêng với lãnh đạo hoặc bị cho là lạm quyền.

"Làm trợ lý là xác định là 'làm dâu trăm họ', ai cũng phải cứng rắn và khéo léo trong mọi tình huống", trợ lý này nói thêm.

Theo khảo sát từ Career Builder, nhân sự làm nghề trợ lý với 5-9 năm kinh nghiệm có mức lương trung bình 17,9 triệu đồng/tháng. Ảnh minh họa: Phương Lâm.

Trong khi đó, Quốc Phong lại khá bối rối khi đảm nhận vị trí mới. Công việc trợ lý giám đốc yêu cầu anh cần có tính quyết đoán hơn, thay vì trước đây phụ thuộc 100% vào ý kiến cấp trên.

"Tôi cũng gặp khó khăn khi công việc yêu cầu sự tính toán cẩn thận, tỉ mỉ. Tôi từng tính sai bảng lương, bị tập thể trách móc. Từ khi đảm nhiệm vị trí này, tôi biết mình cần làm việc một cách kỷ luật hơn", anh kể lại.

Còn với Ái Phương, thời gian đầu làm việc, cô không tránh khỏi cảm giác ngạc nhiên khi mình phải đảm nhận cả những công việc chăm lo đời sống tinh thần cho KOL mà mình phụ trách.

"3 đầu 6 tay, lúc nào cũng có việc. Kể cả khi nghỉ phép, tôi vẫn phải kiểm tra công việc cùng cả team, có khi phải qua trông nhà, giữ chó nếu KOL có việc đi công tác xa", Phương nói với Zing.

Cô cho biết mình không có dự định gắn bó lâu với công việc trợ lý. Khi làm việc cho các cá nhân, cô không được hưởng các quyền lợi cơ bản của người lao động trong doanh nghiệp như chế độ phúc lợi, bảo hiểm, thưởng hàng năm... Đồng thời, quy mô làm việc nhỏ khiến cô cho rằng khó phát triển lâu dài.

"Tôi xem đây là bàn đạp để lấn sân sang công việc thời trang chứ không có dự định tiếp tục làm trợ lý nữa. Việc phải đi theo người nổi tiếng suốt cả ngày lẫn đêm, theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng, thật sự rất quá tải", cô giải thích.

Mỹ Trinh