Nghiêm cấm chiếm giữ, chuyển giao, hủy tài liệu khi sắp xếp bộ máy
Bộ Nội vụ nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Thứ trưởng Bộ Nội vụ Cao Huy vừa ký công văn gửi UBND các tỉnh, thành phố về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127 của Bộ Chính trị.
Để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ diễn ra thông suốt, liên tục và an toàn trước, trong và sau quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy, Bộ Nội vụ lưu ý, toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn. "Tài liệu, cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó", văn bản nhấn mạnh.
Thứ trưởng Bộ Nội vụ Cao Huy. (Ảnh: VGP)
Các đơn vị phải thực hiện đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.
Theo Bộ Nội vụ, trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.
"Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy", công văn nêu rõ.
Cơ quan lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận và phối hợp với người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính để tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời lưu giữ tập trung toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu trên địa bàn tỉnh. Sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu sẽ được bàn giao theo thẩm quyền cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới.
Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.
Bộ Nội vụ quán triệt việc thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng trong công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu trong quá trình thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản và sử dụng khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
Theo công văn của Bộ Nội vụ, Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm người đứng đầu trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn; bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy...
