'Người gác cổng' của thị trường bất động sản

Không còn là xu hướng, công chứng điện tử đang dần trở thành một mắt xích quan trọng trong chuỗi giao dịch bất động sản. Nhờ khả năng xác thực, lưu trữ và chia sẻ thông tin số hóa, công chứng viên có thể giúp ngăn ngừa rủi ro pháp lý từ sớm.

Tuy nhiên, hành lang pháp lý thiếu đồng bộ, cơ sở hạ tầng công nghệ chưa hoàn thiện và tâm lý e dè từ người dân vẫn là những lực cản lớn cần tháo gỡ để phát huy trọn vẹn vai trò của công cụ này.

NHIỀU LỢI ÍCH CỦA CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ

Chia sẻ tại hội thảo “Bảo đảm an toàn pháp lý trong số hóa giao dịch bất động sản và giải pháp công chứng điện tử”, ông Đào Duy An, Tổng Thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cho hay, bất động sản là loại tài sản đặc biệt, có giá trị lớn, nên việc đảm bảo an toàn pháp lý trong các giao dịch luôn được chính quyền và người dân đặc biệt quan tâm. Trong đó, công chứng được xem là một trong những biện pháp hiệu quả nhất để đảm bảo tính an toàn pháp lý.

Nếu các sàn giao dịch bất động sản là cầu nối thúc đẩy thị trường, thì hoạt động công chứng đóng vai trò như “người gác cổng”, bảo vệ sự minh bạch và hợp pháp của các giao dịch, từ đó góp phần phát triển nền kinh tế bền vững.

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay, công chứng đặc biệt là công chứng điện tử càng trở nên cần thiết, giúp đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch bất động sản trên nền tảng số.

Công chứng điện tử hiện đã được quy định trong pháp luật Việt Nam, với định nghĩa: “Công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử…”. Ngoài ra, Luật Công chứng cũng quy định thêm một hình thức khác để tạo ra văn bản công chứng điện tử, là chuyển đổi từ văn bản giấy sang điện tử, được cụ thể hóa tại khoản 1, 2 Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP.

Sản phẩm của công chứng điện tử là văn bản ở dạng số, dễ dàng tích hợp vào các thủ tục hành chính trực tuyến toàn trình hoặc từng phần. Văn bản này có thể được tra cứu, đối chiếu tính xác thực một cách chính xác và nhanh chóng, phục vụ tốt cho nhu cầu giao dịch, quản lý và lưu trữ.

Ông Đào Duy An nhấn mạnh, trong quá trình số hóa quy trình giao dịch bất động sản, các sàn giao dịch cần thông tin chính xác, kịp thời về tài sản. Dữ liệu công chứng điện tử kết nối vào hệ thống dữ liệu dùng chung sẽ là nguồn thông tin quan trọng, hỗ trợ các sàn hoạt động hiệu quả. Sự phân định rõ ràng, chuyên môn hóa giữa vai trò của công chứng viên và sàn giao dịch cũng sẽ giúp các bên vận hành rõ ràng, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

Công chứng viên không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch mà còn thực hiện hàng loạt nhiệm vụ pháp lý phức tạp. Giao dịch bất động sản thường liên quan đến nhiều luật như Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Kinh doanh Bất động sản, Luật Hôn nhân và gia đình, Luật Công chứng... Do đó, việc công chứng đòi hỏi trình độ chuyên môn sâu và khả năng tổng hợp thông tin chính xác.

Ông Đào Duy An, Tổng Thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam

Công chứng viên phải kiểm tra thông tin nhân thân, xác định đúng chủ sở hữu, kiểm tra năng lực hành vi dân sự, tư cách pháp lý và các yếu tố khác như điều kiện giao dịch, quyền sở hữu, tình trạng pháp lý của tài sản (đã thế chấp, đã lập di chúc, đang bị hạn chế quyền…), đồng thời giải thích rõ ràng, khách quan các quyền và nghĩa vụ cho các bên.

Văn bản công chứng cũng có giá trị về mặt thời gian và địa điểm giao dịch, được sử dụng làm chứng cứ pháp lý. Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp sau này.

Công chứng cũng góp phần tạo ra sự minh bạch trong thị trường bất động sản. Cơ sở dữ liệu công chứng đang từng bước được hoàn thiện và hướng tới tích hợp với cơ sở dữ liệu quốc gia như đất đai, tài sản, hộ tịch… giúp phòng ngừa gian lận, ngăn chặn tình trạng một tài sản bán cho nhiều người, hoặc tài sản ảo, thông tin sai lệch. Công chứng buộc các giao dịch phải đi qua khâu kiểm tra pháp lý chặt chẽ, loại bỏ các rủi ro pháp lý tiềm ẩn.

Một giao dịch mua bán bất động sản thường trải qua các giai đoạn: đạt được thỏa thuận, soạn hợp đồng, thanh toán, bàn giao và đăng ký quyền sở hữu. Trong toàn bộ quy trình này, công chứng viên đồng hành với vai trò đảm bảo tính hợp pháp, liên tục và thống nhất của giao dịch. Ngoài việc chứng nhận, công chứng viên còn đưa ra khuyến nghị về thuế, tài chính, giúp các bên dự liệu chi phí và trách nhiệm pháp lý liên quan.

“Thực tế cho thấy nhiều tranh chấp phát sinh trong lĩnh vực bất động sản có nguyên nhân từ việc thiếu minh bạch thông tin. Nhiều trường hợp rao bán tài sản không có thật, một tài sản bị bán cho nhiều người, hay thông tin sai lệch… đều có thể được ngăn chặn nếu các giao dịch bắt buộc phải thông qua công chứng”, Tổng Thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam phân tích.

Hiện nay, chế định công chứng điện tử đã giúp việc lưu trữ, trích xuất và chia sẻ thông tin trở nên thuận lợi hơn. Đây là nền tảng quan trọng để thực hiện chuyển đổi số đồng bộ trong lĩnh vực giao dịch bất động sản.

Cuối cùng, công chứng và công chứng điện tử chính là công cụ thiết yếu giúp quá trình chuyển đổi số trong bất động sản diễn ra bền vững, minh bạch và an toàn. Việc kết nối với cơ sở dữ liệu dùng chung sẽ loại bỏ các rủi ro trùng lặp hồ sơ sở hữu, tăng tính tin cậy và hiệu quả trong mỗi giao dịch.

LỢI NHƯNG CÒN VƯỚNG MẮC

Số hóa giao dịch bất động sản là quá trình chuyển đổi toàn bộ hoạt động giao dịch truyền thống sang môi trường số. Quá trình này sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông nhằm thực hiện các khâu như mua bán, chuyển nhượng, công chứng, đăng ký quyền sở hữu, thanh toán và các thủ tục liên quan thông qua nền tảng điện tử.

Song theo PGS.TS. Doãn Hồng Nhung, Phó Trưởng Ban Pháp chế Hiệp hội Bất động sản Việt Nam (VNREA), mục tiêu cốt lõi của số hóa là nâng cao tính minh bạch, hiệu quả và giảm thiểu tối đa các thủ tục hành chính rườm rà, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả người dân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích rõ rệt, quá trình số hóa đặc biệt là trong lĩnh vực công chứng các giao dịch bất động sản vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế, vướng mắc cần được nhận diện và xử lý.

Một trong những vấn đề nổi cộm hiện nay là hành lang pháp lý dành cho công chứng điện tử ở Việt Nam chưa thực sự đầy đủ và đồng bộ. Mặc dù đã có Luật Giao dịch điện tử năm 2023, Luật Đất đai năm 2024 cùng các văn bản dưới luật, song vẫn còn thiếu sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ luật như Luật Công chứng, Luật Nhà ở, Luật Dân sự...

Ngoài ra, các quy định liên quan đến lưu trữ, sử dụng, ký kết và xác thực tài liệu số cũng chưa đầy đủ, dẫn đến nguy cơ tranh chấp khi có sự cố hệ thống, hoặc khi các bên không đồng thuận về giá trị pháp lý của hợp đồng số.

Bên cạnh vấn đề pháp lý, một rào cản lớn khác đến từ hạ tầng công nghệ và nguồn lực thực hiện. Hiện nay, nhiều văn phòng công chứng trên cả nước chưa đáp ứng được yêu cầu về tốc độ xử lý dữ liệu, bảo mật thông tin và khả năng lưu trữ hồ sơ điện tử lâu dài.

PGS.TS. Doãn Hồng Nhung, Phó Trưởng Ban Pháp chế Hiệp hội Bất động sản Việt Nam (VNREA)

Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa hệ thống công chứng và các cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đất đai, doanh nghiệp vẫn còn hạn chế và thiếu đồng bộ, gây khó khăn cho việc xác minh thông tin, đối chiếu pháp lý và xử lý giao dịch trực tuyến.

"Nguồn nhân lực tại các đơn vị công chứng cũng chưa được đào tạo bài bản về công nghệ thông tin, trong khi phần lớn người dân vẫn có thói quen sử dụng hồ sơ giấy, ký tay trực tiếp và chưa thực sự tin tưởng vào giá trị pháp lý của tài liệu điện tử. Thói quen xã hội vẫn đặt niềm tin vào bản cứng giấy tờ, làm cho công chứng số chưa đạt được sự chấp nhận rộng rãi", bà Doãn Hồng Nhung phân tích.

Đặc biệt, chi phí đầu tư cho hệ thống công nghệ, giải pháp bảo mật và duy trì vận hành là gánh nặng không nhỏ đối với các văn phòng công chứng vừa và nhỏ, làm chậm quá trình triển khai số hóa đồng bộ trên toàn quốc.

Một rủi ro đáng lo ngại khác là vấn đề an ninh mạng và bảo mật thông tin. Các giao dịch bất động sản thường có giá trị lớn, rất dễ trở thành mục tiêu của tội phạm mạng.

Công nghệ hiện đại như AI cũng đặt ra thách thức mới trong việc giả mạo danh tính, ý chí tự nguyện của người ký. Do công chứng viên không trực tiếp gặp gỡ các bên, nên việc đánh giá tính trung thực, năng lực hành vi dân sự, hoặc phát hiện các dấu hiệu bất thường về tâm lý, cưỡng ép… sẽ gặp nhiều hạn chế.

Ngoài ra, theo bà Nhung, hạ tầng công nghệ tại các địa phương không đồng đều, trình độ sử dụng dịch vụ số giữa các vùng miền cũng khác biệt, gây cản trở đáng kể cho việc triển khai rộng rãi công chứng điện tử trên toàn quốc.

Do đó, để hoàn thiện pháp luật về giao dịch số hóa bất động sản, Phó Trưởng Ban Pháp chế VNREA cho rằng, cần triển khai đồng bộ một số giải pháp.

Trước hết, xây dựng hành lang pháp lý thống nhất giữa các luật liên quan như Luật Đất đai, Luật Giao dịch điện tử, Luật Công chứng và quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Trong đó, cần quy định rõ giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử, chữ ký số và công nhận hiệu lực pháp lý của các hình thức công chứng điện tử, chứng thực từ xa.

Thứ hai, phát triển cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia đồng bộ, kết nối với hệ thống công chứng, ngân hàng, thuế và các cơ quan chức năng nhằm giảm thủ tục, minh bạch thông tin và nâng cao hiệu quả quản lý.

Thứ ba, sửa đổi Luật Công chứng theo hướng cho phép ứng dụng các giải pháp xác thực hiện đại như eKYC, sinh trắc học trong quy trình công chứng số.

Thứ tư, cần có cơ chế bảo vệ dữ liệu cá nhân chặt chẽ, áp dụng chế tài nghiêm khắc đối với hành vi vi phạm. Đồng thời, khuyến khích triển khai mô hình thử nghiệm pháp lý (sandbox) để hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển giải pháp đổi mới sáng tạo một cách an toàn.

Mỹ Linh