Nhận thông báo rủi ro cao về hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần làm gì?

Thời hạn giải trình là 3 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế (NNT) nhận được thông báo. Quá thời hạn nêu trên, hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Quá hạn giải trình” và NNT không thể thực hiện giải trình trên Cổng thủ tục hành chính.

Vì vậy, theo Thuế Gia Lai, NNT cần thường xuyên theo dõi thông báo sau khi đăng nhập Cổng thủ tục hành chính; kịp thời tải, đọc thông báo và phụ lục kèm theo; chuẩn bị nội dung giải trình cùng các tài liệu chứng minh tương ứng với từng yêu cầu; thực hiện ký điện tử, gửi hồ sơ và kiểm tra trạng thái sau khi gửi.

(Ảnh AI thiết kế)

1. Truy cập Cổng tiếp nhận thủ tục hành chính

NNT truy cập địa chỉ: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin

Sau đó thực hiện theo trình tự: Đăng nhập → Đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử → chọn đối tượng Doanh nghiệp.

Tiếp theo, nhập tên đăng nhập, mật khẩu và mã captcha để vào hệ thống.

2. Tra cứu thông báo

Sau khi đăng nhập, NNT có thể thực hiện tra cứu thông báo theo một trong hai cách:

- Mở menu cạnh tên đăng nhập và chọn “Tra cứu thông báo của CQT”; hoặc

- Bấm vào biểu tượng chuông trên trang chủ.

Cả hai cách đều dẫn đến màn hình tra cứu thông báo.

3. Tìm đúng hồ sơ cần giải trình

Tại màn hình tra cứu, NNT chọn đúng loại thông báo về giải trình đối với NNT có rủi ro cao về hóa đơn điện tử.

Có thể nhập một trong các thông tin như mã hồ sơ, số thông báo hoặc khoảng ngày, sau đó bấm “Tìm kiếm” để tra cứu.

4. Tải và đọc thông báo

Tại dòng hồ sơ cần xem, bấm “Tải thông báo”.

Tệp thông báo được tải về dưới định dạng XML. NNT sử dụng iTax Viewer để mở tệp và đọc đầy đủ các nội dung gồm:

- Nội dung thông báo;

- Thời hạn thực hiện;

- Thông tin liên hệ;

- Phụ lục kèm theo.

NNT cần đặc biệt lưu ý các nội dung được yêu cầu giải trình trong phụ lục để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.

5. Chuẩn bị hồ sơ giải trình

Căn cứ từng nội dung trong phụ lục kèm theo thông báo, NNT chuẩn bị:

- Văn bản giải trình;

- Các tài liệu chứng minh tương ứng.

Nội dung giải trình chi tiết nên được trình bày trong tệp đính kèm để thuận tiện trong quá trình gửi và xử lý hồ sơ.

6. Nhập nội dung giải trình và đính kèm tệp

Tại hồ sơ có trạng thái “Giải trình, bổ sung”, NNT bấm “Giải trình bổ sung”.

NNT nhập nội dung bắt buộc, tối đa 255 ký tự, sau đó chọn tệp đính kèm.

Trường hợp cần gửi nhiều tệp, sử dụng chức năng “Thêm dòng” để bổ sung các tệp cần thiết.

7. Ký điện tử và gửi hồ sơ

Sau khi nhập đầy đủ nội dung và đính kèm tài liệu, NNT kiểm tra lại toàn bộ thông tin, danh sách tệp đã chọn và bấm “Tiếp tục”.

NNT có thể lựa chọn một trong hai hình thức ký điện tử phù hợp với chứng thư số đang sử dụng:

- Ký từ xa (HSM): Chọn nhà cung cấp; nhập tài khoản và mật khẩu đã đăng ký; thực hiện xác nhận ký trên ứng dụng của nhà cung cấp nếu được yêu cầu.

- Ký bằng USB Token (CA): Cắm USB token; bảo đảm máy tính đã cài đặt driver và công cụ ký số; chọn chứng thư số còn hiệu lực và nhập đúng mã PIN để hoàn tất việc ký điện tử.

8. Kiểm tra kết quả sau khi gửi

Sau khi ký và gửi hồ sơ thành công, NNT cần tra cứu lại hồ sơ.

Trạng thái hồ sơ phải hiển thị “Đã giải trình, bổ sung”.

Nội dung giải trình và các tệp đính kèm sau đó sẽ được truyền sang hệ thống hóa đơn điện tử để cơ quan thuế xử lý.

9. Yêu cầu đối với tệp đính kèm

Khi gửi hồ sơ giải trình, NNT lưu ý các yêu cầu sau:

- Định dạng tệp được tiếp nhận gồm: xls, xlsx, doc, docx, pdf, jpg, jpeg;

- Dung lượng tối đa: 10MB cho mỗi tệp;

- Trường hợp tệp không hợp lệ, cần xóa tệp và chọn lại trước khi tiếp tục;

- Nên đặt tên tệp dễ nhận biết và bảo đảm đối chiếu đầy đủ với nội dung yêu cầu trong phụ lục.

10. Một số tình huống thường gặp

- Không thấy chức năng “Giải trình bổ sung”: NNT kiểm tra lại trạng thái hồ sơ. Hồ sơ đã gửi hoặc đã quá hạn sẽ không còn đường dẫn để thực hiện thao tác.

- Tra cứu không có kết quả: Kiểm tra lại loại thông báo; có thể thử để trống khoảng ngày rồi thực hiện tìm kiếm lại.

- Không mở được tệp XML: Sử dụng iTax Viewer và cập nhật phiên bản khi cần.

- Không đính kèm được tệp: Kiểm tra lại định dạng tệp và dung lượng, bảo đảm không vượt quá 10MB đối với mỗi tệp.

- Ký số không thành công: Kiểm tra hiệu lực của chứng thư số, USB token/driver, tài khoản HSM và kết nối mạng.

Thuế Gia Lai khuyến nghị, NNT cần thường xuyên kiểm tra thông báo, đọc kỹ phụ lục, chuẩn bị đầy đủ tài liệu và kiểm tra toàn bộ thông tin trước khi ký gửi hồ sơ. Trường hợp hồ sơ đã quá hạn, NNT liên hệ cơ quan thuế quản lý theo thông tin ghi trên thông báo để được hướng dẫn.