Nhóm sinh viên Cần Thơ sáng chế trợ lý dịch vụ công thông minh

Chứng kiến thực trạng người dân vẫn lúng túng trong việc xử lý giấy tờ, hoang mang, bối rối trước những thuật ngữ hành chính khó hiểu... nhóm sinh viên đến từ CLB Tin học, Trường Công nghệ thông tin và truyền thông, Đại học Cần Thơ (Lê Hoàng Anh, Võ Phan Minh Tiến, Lê Thị Thúy Quỳnh, Đặng Lam Sơn và Trần Minh Hùng) đã sáng lập dự án GovBridge - trợ lý dịch vụ công thông minh.

Dự án hướng đến việc hỗ trợ người dân xác định đúng thủ tục, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chính xác và thực hiện thuận tiện hơn các bước khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến.

Theo bạn Lê Hoàng Anh - trưởng nhóm dự án, khi trực tiếp làm thủ tục hành chính, dù đã quen sử dụng công nghệ, nhưng người trẻ như em vẫn phải mở nhiều trang hướng dẫn, đối chiếu nhiều thuật ngữ và đọc đi đọc lại nhưng vẫn không chắc mình đã chọn đúng thủ tục hay điền đúng thông tin hay chưa.

“Khi đó, chúng em hiểu rằng vấn đề không đơn giản là “đưa thủ tục lên trực tuyến”. Khoảng cách thật sự nằm giữa cách hệ thống trình bày thông tin và cách một người dân bình thường hiểu, diễn đạt và đưa ra quyết định”, Hoàng Anh cho biết.

Từ đó, trợ lý dịch vụ công thông minh sẽ phân tích và làm rõ nhu cầu của người dân, xác định đúng thủ tục, truy xuất điều kiện và thành phần hồ sơ, hướng dẫn thao tác trên Cổng Dịch vụ công, hỗ trợ điền thông tin, rà soát dữ liệu và theo dõi xuyên suốt quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Nhóm sinh viên đến từ CLB Tin học, Trường Công nghệ thông tin và truyền thông, Đại học Cần Thơ sáng chế trợ lý dịch vụ công thông minh.

Thay vì phải biết trước tên chính xác của thủ tục, người dùng chỉ cần trình bày mong muốn bằng ngôn ngữ đời thường, chẳng hạn: “Tôi cần giấy xác nhận cư trú để bổ sung hồ sơ xin việc” hoặc “Gia đình tôi vừa chuyển chỗ ở, bây giờ cần làm gì?”. Sau khi tiếp nhận yêu cầu, GovBridge sẽ phân tích nội dung người dân cung cấp, giải thích thủ tục cần làm bằng ngôn ngữ dễ hiểu dựa trên kho tri thức đã được hệ thống hóa, đồng thời đưa người dùng đến đúng trang cần thực hiện.

Trước khi hồ sơ được gửi đi, GovBridge sẽ đối chiếu thông tin với các yêu cầu và quy định hiện hành của từng thủ tục, qua đó phát hiện những nội dung còn thiếu, chưa thống nhất hoặc có nguy cơ không phù hợp giữa các văn bản liên quan. Hệ thống sẽ cảnh báo và hướng dẫn người dân điều chỉnh kịp thời, góp phần hạn chế việc nộp sai hồ sơ, áp dụng nhầm quy định hoặc phải bổ sung nhiều lần.

“GovBridge không được xây dựng để thay thế Cổng Dịch vụ công, cơ quan nhà nước hay cán bộ tiếp nhận hồ sơ. Nó đóng vai trò như một lớp hỗ trợ thông minh, giúp người dân hiểu rõ yêu cầu, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ hơn và nhận biết sớm những thông tin có thể còn thiếu, chưa thống nhất hoặc có nguy cơ chưa phù hợp. Việc tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định và đưa ra kết quả cuối cùng vẫn được thực hiện bởi cán bộ và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo đúng quy trình”, trưởng nhóm dự án chia sẻ.

Nhóm tác giả đến từ Trường Công nghệ thông tin và truyền thông, Đại học Cần Thơ.

Trong quá trình triển khai dự án, nhóm sinh viên đã trực tiếp đi khảo sát tại các Trung tâm Phục vụ hành chính công để tìm hiểu cách người dân thực hiện thủ tục, cách cán bộ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, cũng như những vướng mắc thường gặp trong quá trình xử lý. Sau buổi khảo sát, nhóm cùng tổng hợp lại các vấn đề thực tế và điều chỉnh chức năng của GovBridge theo hướng sát với nhu cầu sử dụng hơn, thay vì chỉ xây dựng dựa trên giả định.

Đặc biệt, vì đề tài liên quan đến dịch vụ hành chính công nên cả nhóm đều phải dành nhiều thời gian tìm hiểu thêm về quy trình thực tế, thành phần hồ sơ, biểu mẫu, điều kiện xử lý và những lỗi người dân thường gặp. Đây không phải là lĩnh vực chuyên môn ban đầu của các thành viên, nên ngoài việc đọc tài liệu, nhóm còn trao đổi, khảo sát và đối chiếu với quy trình tại Trung tâm Phục vụ hành chính công để hạn chế việc xây dựng sản phẩm theo suy đoán.

Song song đó, nhóm trực tiếp trải nghiệm nhiều thủ tục trên các cổng dịch vụ công chính thức, từ tìm kiếm thủ tục, chuẩn bị giấy tờ, điền biểu mẫu đến theo dõi các bước xử lý. Chỉ sau khi đã có cái nhìn tương đối đầy đủ về quy trình và hành vi người dùng, nhóm mới bắt đầu thiết kế giải pháp công nghệ.

"Với xuất phát điểm là sinh viên công nghệ thông tin, các kiến thức liên quan đến kinh tế, mô hình vận hành, chi phí, thị trường mục tiêu hay khả năng triển khai sản phẩm vẫn còn khá xa lạ với chúng em.

Vì vậy, cả nhóm đã phải chủ động tìm hiểu các khái niệm nền tảng, tham khảo nhiều mẫu tài liệu, nghiên cứu các mô hình tương tự và liên tục điều chỉnh để bảo đảm giải pháp không chỉ tốt về mặt công nghệ mà còn có tính khả thi khi áp dụng vào thực tế", Hoàng Anh chia sẻ.

Nhóm tác giả đi khảo sát thực tế trước khi bắt tay vào xây dựng trợ lý ảo dịch vụ công thông minh.