Phát triển công chứng điện tử: Cần chặt chẽ và thận trọng

Về mặt lý thuyết và trong khung cảnh của Luật Công chứng mới, việc công chứng điện tử có thể được áp dụng đối với mọi giao dịch, bao gồm những giao dịch được giới nghề nghiệp cho là "nhạy cảm" như lập di chúc hoặc mua bán bất động sản. Tuy nhiên, do mô hình công chứng này quá mới, việc triển khai cần chặt chẽ, thận trọng để bảo đảm an toàn cho bên giao dịch và cho công chứng viên.

Các vấn đề cốt lõi trong công chứng, cũng là những vấn đề mà công chứng điện tử phải xử lý tốt để có được dịch vụ công chứng có chất lượng, là: Thứ nhất, làm thế nào để xác định chính xác là tường tận được lai lịch dân sự và năng lực hành vi của bên giao dịch? Thứ hai, làm thế nào để xác thực chữ ký của bên giao dịch? Thứ ba, làm thế nào để văn bản giao dịch, được lưu trên nền tảng số, không bị sửa chữa tùy tiện khiến nội dung bị thay đổi, đặc biệt là thay đổi theo hướng bất lợi cho bên này hoặc bên kia? Cần học tập kinh nghiệm của các nước tiên tiến, nhất là những nước có mô hình công chứng ít nhiều tương đồng với Việt Nam như Pháp, Đức, để vận dụng.

Ngay từ những năm 1970, chữ ký số đã được tạo ra ở các nước phát triển để phục vụ cho các giao dịch thương mại, đặc biệt là trong giao thương quốc tế và hoạt động tài chính ngân hàng. Công chứng điện tử (e authentication), được hiểu là việc chứng nhận tính xác thực của văn bản giao dịch, chủ yếu là xác thực lai lịch và chữ ký điện tử, được luật hóa ở Hoa Kỳ và các nước nói tiếng Anh từ đầu những năm 2000.

Ảnh minh họa

Tuy nhiên, công chứng điện tử theo đúng nghĩa của Luật Công chứng (e notarization) có lịch sử hình thành và phát triển tương đối trẻ. Ở Pháp, nước có mô hình công chứng nội dung được cho là mẫu mực và cũng là mô hình mà Việt Nam học tập, vận dụng cấu trúc cơ bản, công chứng điện tử được phát triển một cách có hệ thống từ năm 2005 với sự ra đời của văn bản công chứng điện tử (Acte authentic électronique - AAE) theo một nghị định chính phủ.

Trong thời gian dài, việc lập văn bản công chứng điện tử được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng trong chừng mực tôn trọng những nguyên tắc cơ bản của luật và không vi phạm những điều cấm. Mãi đến năm 2020, nghĩa là trong thời gian xảy ra đại dịch Covid-19, mới có một nghị định chính phủ áp dụng quy trình công chứng điện tử để đáp ứng nhu cầu cầu chứng của người dân trong bối cảnh giãn cách xã hội. Cuối năm 2020, một nghị định chính thức về công chứng điện tử đối với văn bản ủy quyền được ban hành với các quy định chi tiết về quy trình công chứng điện tử áp dụng cho loại văn bản này.

Liên quan đến việc xác thực lai lịch và năng lực của bên giao dịch, công chứng viên có nhiều công cụ. Một trong những công cụ đó là tiếp xúc trực tiếp với bên giao dịch để kiểm tra; sau khi đã nắm chắc hình ảnh và thông tin cá nhân của khách hàng thì khi tiến hành công chứng điện tử, công chứng viên chỉ cần làm các thao tác kiểm kép (double check - xem hình qua video, hỏi câu hỏi đã giao kết trước...) là có thể yên tâm.

Trường hợp không thể tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để nhận diện trực tiếp trước, cần phân biệt tùy theo công chứng viên đã từng gặp khách hàng trong vòng 10 năm trở lại hay không. Trường hợp công chứng viên không gặp trực tiếp khách hàng trong vòng 10 năm trở lại, thì cần xác minh căn cước dựa hệ thống xác thực căn cước đáng tin cậy. Thông thường hệ thống này do cơ quan cảnh sát cung cấp, tương tự ứng dụng VneID của Việt Nam, bao gồm nhận diện khuôn mặt và xác nhận mã sử dụng một lần gửi qua điện thoại hoặc email (one - time password, gọi tắt là OTP). Sau khi việc kiểm tra hoàn tất, công chứng viên hướng dẫn khách hàng tạo chữ ký số.

Nếu đã từng gặp khách trong vòng 10 năm, thì công chứng viên yêu cầu khách cung cấp bản scan giấy tờ tùy thân, số điện thoại và địa chỉ email được sử dụng để tương tác trong thời gian đã qua. Trường hợp khách hàng chưa tạo chữ ký số, một khi việc nhận diện hoàn tất, khách hàng được hướng dẫn tạo chữ ký số.

Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra lai lịch theo một phương thức nào đó và tạo chữ ký số, công chứng thỏa thuận qua email với khách hàng về ngày xác lập và công chứng giao dịch. Việc xác lập giao dịch được thực hiện thông qua đường link dẫn đến zoom. Đúng ngày giờ đã định, khách hàng truy cập link để vào zoom. Thủ tục công chứng được thực hiện theo bài bản kinh điển: kiểm tra lai lịch, đọc văn bản, kiểm tra sự ưng thuận và tự nguyện, ký văn bản và công chứng. Chỉ có điểm khác là mọi thứ diễn ra trên nền tảng số. Buổi công chứng được ghi lại để sau này được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp cần thiết.

Về năng lực hành vi của bên giao dịch, ở Pháp có công cụ rất hữu hiệu là kiểm tra trích lục khai sinh được cập nhật. Giấy khai sinh ở Pháp không chỉ ghi nhận các thông tin về việc sinh của một người mà còn ghi nhận tất cả các thông tin về hộ tịch và năng lực hành vi của người đó, bao gồm kết hôn, ly hôn, bị tuyên bố mất năng lực hành vi, bị hạn chế năng lực hành vi, được nhận làm con nuôi... Mỗi khi có bản án của tòa án thiết lập một dấu mốc về tình trạng hộ tịch hoặc năng lực hành vi thì bản án phải được đăng ký vào sổ hộ tịch, sau đó được mô tả tóm tắt bên lề trái của bản trích lục khai sinh của đương sự. Bởi vậy, mỗi khi bên giao dịch xác lập một giao dịch được công chứng, công chứng viên luôn yêu cầu xuất trình không chỉ giấy tờ tùy thân mà cả bản trích lục khai sinh được cấp không quá 3 tháng.

Ở Việt Nam hiện chưa có công cụ hữu hiệu tương tự để kiểm tra năng lực hành vi. Thế nhưng có thể thấy tiềm năng của ứng dụng VneID để khai thác. Cụ thể, nếu VneID được nạp đầy đủ các thông tin về hộ tịch và năng lực hành vi, có thể được truy cập để lấy nguyên liệu xây dựng bức tranh hoàn hảo về hộ tịch và năng lực hành vi của bên giao dịch

Về thực hiện chữ ký số, công chứng viên dựa vào hệ thống đã được phát triển và hoàn thiện từ lâu trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng. Hệ thống này được lập theo các tiêu chuẩn chung do cộng đồng Châu Âu thiết lập và được đặt dưới sự quản lý của bộ phận kỹ thuật thuộc Hội đồng Công chứng tối cao.

Sau khi việc công chứng điện tử giao dịch hoàn tất, công chứng viên luôn in ra một bản trên giấy để lưu lại văn phòng theo thể thức lưu trữ truyền thống. Bản lưu này sẽ được sử dụng trong trường hợp cần thiết để đối chiếu với các bản khác, kể cả văn bản điện tử. Trường hợp có tranh chấp về nội dung văn bản, thì luật chưa có quy định rõ liệu văn được công chứng viên rút ra ngay sau thời điểm hoàn thành việc công chứng đện tử có được coi là bản gốc để thẩm phán dùng đối chiếu.

Đối với vấn đề này, học thuyết có xu hướng dựa theo quy định trong Bộ luật Dân sự, suy cho cùng khá mập mờ. Theo đó, văn bản công chứng do công chứng viên lập ở thời điểm thực hiện công chứng là bản gốc, nghĩa là phải được dùng để đối chiếu với các bản khác. Trong điều kiện văn bản công chứng được lập trên nền tảng số, chính bản lưu giữ trên tàng thư số là bản gốc. Bởi vậy, chính công chứng viên đang nắm giữ bản cứng văn bản, được cho là đã được in ra từ bản gốc số hóa ngay sau thời điểm công chứng điện tử giao dịch phải yêu cầu tòa án trưng cầu giám định để xác định xem tàng thư số có bị xâm nhập (hack) để sửa nội dung văn bản.

Từ khi xảy ra đại dịch Covid-19, công chứng điện tử phát triển nhanh tại Pháp và được sử dụng để xác thực giao dịch thuộc nhiều loại hình. Phổ biến nhất là trường hợp công chứng giao dịch ủy quyền, do được điều chỉnh bằng một nghị định riêng. Các hợp đồng thế chấp tài sản cho tổ chức tín dụng để vay tiền có thể được công chứng điện tử nhờ công chứng viên đã nắm rõ được mạng lưới khách hàng nhận thế chấp là các tổ chức tín dụng đã quen biết và chỉ còn vấn để ngăn chặn rủi ro về lai lịch, năng lực, chữ ký liên quan đến bên thế chấp.

Các giao dịch trong khuôn khổ quản trị công ty như đại hội cổ đông, phiên họp hội đồng quản trị, hợp đồng thuê trụ sở, chi nhánh... sử dụng phương thức công chứng điện tử trong trường hợp có nhu cầu công chứng. Hợp đồng mua bán nhà ở thương mại, bao gồm nhà ở hình thành trong tương lai, phân lô bán nền cũng được công chứng điện tử nhờ ưu thế nhanh chóng, tiện lợi so với công chứng truyền thống trong khi độ an toàn cao vẫn được bảo đảm.

Mặc dù luật không cấm, giới công chứng viên tỏ ra dè dặt với các giao dịch được cho là "nhạy cảm". Cho đến nay, lập di chúc, các giao dịch về tài sản liên quan đến người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi hoặc người bị hạn chế năng lực hành vi hầu như không được công chứng điện tử. Các trường hợp mua bán bất động sản có giá trị lớn giữa cá nhân vẫn được thực hiện theo cách truyền thống. Lý do chính là những giao dịch loại này chứa đựng rủi ro tranh chấp cao. Việc công chứng điện tử có thể tạo những kẽ hở mà kẻ xấu sẽ khai thác để phục vụ cho những mục tiêu riêng, dẫn đến việc quy trách nhiệm cho công chứng viên.

NGUYỄN NGỌC ĐIỆN