Quản lý công việc bằng bảng Kanban

Bảng Kanban giúp người dùng quản lý công việc một cách thông minh, khoa học. Đồ họa: Thái Bình

Phong cách quản lý công việc hiện đại

Trong ngôn ngữ Nhật Bản, từ Kanban có nghĩa đen là thẻ tín hiệu hoặc bảng thông tin, thể hiện tinh thần cốt lõi là biến các dữ liệu trừu tượng thành những hình ảnh trực quan, sinh động, giúp con người dễ dàng nhận diện trạng thái công việc tại bất kỳ thời điểm nào. Nguyên lý hoạt động của phương pháp có nguồn gốc từ Nhật Bản này dựa trên việc cụ thể hóa mỗi nhiệm vụ bằng một thẻ công việc riêng biệt. Các thẻ này sẽ được di chuyển linh hoạt qua các cột được định nghĩa sẵn, dựa trên tiến độ thực tế của từng nhiệm vụ. Nhờ cơ chế chuyển động này, người quản lý hoặc chính bản thân người thực hiện có thể nắm bắt ngay lập tức tình trạng của cả một dự án phức tạp chỉ sau vài giây quan sát bảng, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp để công việc vận hành trôi chảy hơn.

Một bảng Kanban tiêu chuẩn thường được chia thành ba cột cơ bản để đảm bảo sự tinh gọn và hiệu quả. Cột đầu tiên là “Việc cần làm”, nơi tập hợp danh sách các đầu mục công việc chưa bắt đầu, thường được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp để đảm bảo những việc cấp bách luôn được thực hiện trước. Cột thứ hai mang tên “Đang thực hiện”, là không gian dành cho những công việc mà bạn đang trực tiếp xử lý tại thời điểm hiện tại. Một nguyên tắc quan trọng ở cột này là bạn chỉ nên duy trì một số lượng công việc vừa phải, tránh tình trạng ôm đồm dẫn đến quá tải. Cột cuối cùng là “Đã hoàn thành”, nơi tập hợp những công việc đã được xử lý xong, đóng vai trò là căn cứ quan trọng để đánh giá kết quả thực hiện cuối ngày hoặc cuối tuần. Ngoài ba cột chủ đạo trên, tùy theo đặc thù công việc, bạn hoàn toàn có thể mở rộng bảng với các cột bổ sung như “Chờ phê duyệt”, “Chờ phản hồi từ đối tác”, “Tạm dừng” cho những công việc đang bị hoãn hoặc “Lưu trữ” để lưu lại các thông tin cần thiết.

Phương pháp cơ bản tạo bảng Kanban

Để tạo ra một bảng Kanban, người dùng không cần phải là chuyên gia công nghệ hay sở hữu những phần mềm phức tạp. Cách tiếp cận đơn giản nhất là sử dụng giấy và bảng trắng, trên đó bạn dùng bút vẽ các cột và sử dụng các mảnh giấy ghi chú để tạo thẻ công việc, sau đó di chuyển chúng thủ công khi trạng thái thay đổi. Đối với những người đã quen thuộc với các phần mềm văn phòng, Excel là công cụ thân thiện để tạo các bảng công việc, phù hợp với người mới bắt đầu. Hiện nay, công nghệ số đã cung cấp hàng loạt công cụ chuyên dụng mạnh mẽ như Trello với giao diện trực quan, dễ sử dụng; Microsoft Planner, vốn là lựa chọn phù hợp cho các cơ quan đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365; hay Notion với khả năng kết hợp quản lý công việc và tài liệu trong một nơi duy nhất. Đối với những dự án mang tính chuyên môn cao và phức tạp về công nghệ, Jira vẫn là nền tảng quản lý dự án hàng đầu được nhiều tập đoàn tin dùng.

Việc lạm dụng bảng Kanban mà không cập nhật trạng thái thường xuyên sẽ làm mất đi ý nghĩa thực tế. Vì vậy, mỗi người cần duy trì kỷ luật trong việc cập nhật tiến độ hằng ngày. Đồ họa: Thái Bình

Để áp dụng thành công Kanban vào công việc cá nhân, bước đầu tiên bạn cần làm là liệt kê đầy đủ toàn bộ các đầu mục công việc, từ việc soạn thảo báo cáo, họp giao ban, trả lời email cho đến việc chuẩn bị tài liệu chuyên môn. Tiếp theo, hãy dành thời gian để xác định mức độ ưu tiên của từng đầu việc, phân loại chúng thành việc khẩn cấp, việc quan trọng cần giải quyết sớm và những việc có thể thực hiện sau khi đã hoàn thành các mục tiêu chính. Khi đã có danh sách, hãy đưa công việc lên bảng Kanban bằng cách tạo từng thẻ riêng biệt cho mỗi nhiệm vụ, tránh gộp nhiều việc nhỏ vào một thẻ để dễ dàng theo dõi tiến độ. Quan trọng nhất, bạn cần duy trì thói quen cập nhật bảng Kanban thường xuyên, tối thiểu mỗi ngày một lần, để đảm bảo trạng thái trên bảng luôn phản ánh đúng thực tế công việc mà bạn đang đảm nhận.

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Việc áp dụng Kanban trong các cơ quan, đơn vị có thể mang lại những thay đổi tích cực trong quản lý. Đối với các đơn vị, phương pháp này giúp quản lý kế hoạch công tác một cách chặt chẽ, từ việc theo dõi nhiệm vụ tháng đến các đầu việc trọng tâm. Trong các dự án, Kanban giúp theo dõi tiến độ từng hạng mục một cách minh bạch, phân công nhiệm vụ rõ ràng đến từng cá nhân. Đối với các bộ phận sản xuất nội dung, quy trình này giúp quản lý dòng chảy thông tin từ khâu đề xuất đề tài, viết bài, biên tập, duyệt nội dung cho đến bước xuất bản cuối cùng. Trong môi trường nhóm, mỗi thành viên sẽ phụ trách một nhóm thẻ riêng biệt, giúp người lãnh đạo dễ dàng kiểm soát trách nhiệm và tiến độ của cả tập thể mà không cần phải họp hành quá nhiều.

Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý tránh những sai lầm thường gặp để không làm mất đi giá trị của phương pháp này. Sai lầm phổ biến nhất là đưa quá nhiều việc vào cột “Đang thực hiện”, gây quá tải cho bộ não, làm giảm khả năng tập trung và khiến hiệu suất công việc sụt giảm nghiêm trọng. Một sai lầm khác là thiếu kỷ luật trong việc cập nhật trạng thái, khiến bảng Kanban mất đi giá trị thông tin thực tế và trở thành vật trang trí vô hồn. Ngoài ra, việc để những đầu mục công việc quá lớn mà không chia nhỏ sẽ khiến bạn khó theo dõi tiến độ chi tiết. Do đó, hãy luôn chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước thực hiện cụ thể. Cuối cùng, sai lầm lớn nhất chính là chỉ tạo bảng nhưng không sử dụng thường xuyên, khiến Kanban chỉ mang tính hình thức và không mang lại hiệu quả thực chất cho công việc.