Quản trị bằng dữ liệu: Hướng đi mới của nền hành chính số

Kết quả đạt được của Hà Nội sau hơn một năm triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TW

Thành phố Hà Nội đã xây dựng 22 mô hình tiêu biểu về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số. Từ 20 nhóm nhiệm vụ được cụ thể hóa thành 138 nhiệm vụ, 148 nhiệm vụ chuyển đổi số cùng 110 chỉ tiêu quản trị theo OKR/KPI. Thành phố triển khai Không gian làm việc số HanoiWork tại 153 cơ quan, đơn vị với khoảng 37.300 tài khoản; số hóa hơn 24,16 triệu trang tài liệu tại cấp xã; đạt 100% thủ tục hành chính được cấu hình trên môi trường điện tử và 98,22% hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được số hóa. Hạ tầng 5G cũng được đẩy mạnh với 5.500 trạm BTS, phủ sóng khoảng 55% dân số.

Những con số này không chỉ phản ánh quy mô số hóa mà còn cho thấy bước chuyển quan trọng trong tư duy quản trị, hoàn toàn phù hợp với đánh giá của Đảng ủy Chính phủ: “Chuyển đổi số trở thành nền tảng vận hành bộ máy mới”, giúp bộ máy hành chính vận hành ổn định, thông suốt ngay trong điều kiện chuyển đổi quy mô lớn.

Cán bộ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Hà Nội hỗ trợ công dân thực hiện thủ tục hành chính.

Từ số hóa quy trình đến thay đổi tư duy quản trị

Có một thực tế dễ nhận thấy trong nhiều năm qua là khi nói đến chuyển đổi số ở khu vực công, người ta thường nhắc đến số lượng dịch vụ công trực tuyến hay phần mềm quản lý. Điều đó không sai, nhưng chưa phản ánh đầy đủ bản chất. Công nghệ chỉ là phương tiện. Giá trị cốt lõi nằm ở việc công nghệ có làm thay đổi phương thức quản trị hay không.

Đây cũng là điểm khác biệt trong cách tiếp cận của Hà Nội. Thay vì xem chuyển đổi số là quá trình đầu tư thêm hạ tầng hay xây dựng phần mềm mới, Thành phố xác định mục tiêu là tái cấu trúc phương thức điều hành. Báo cáo của Hà Nội nhiều lần nhấn mạnh quan điểm: “chuyển đổi trước, số sau; tái cấu trúc trước, ứng dụng công nghệ sau; dữ liệu là tài sản chiến lược; nền tảng dùng chung là hạ tầng thống nhất”. Quan điểm này hoàn toàn nhất quán với tinh thần chung trong Kỷ yếu, đặc biệt là các tham luận của Thành ủy Hà Nội và Báo cáo tóm tắt 22 mô hình tiêu biểu.

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và hướng dẫn người cao tuổi thực hiện kê khai trực tuyến.

Điều này cho thấy một sự thay đổi quan trọng trong tư duy quản trị. Nếu trước đây mỗi cơ quan thường xây dựng hệ thống riêng, quản lý dữ liệu theo từng lĩnh vực, thì nay trọng tâm được chuyển sang hình thành các nền tảng dùng chung, chia sẻ dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và kết nối liên thông từ Thành phố đến cơ sở. Công nghệ không còn là đích đến mà trở thành công cụ để tổ chức lại cách vận hành của bộ máy hành chính.

Trong bối cảnh cả nước đang vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp, yêu cầu này càng trở nên cấp thiết. Khi khoảng cách từ cấp tỉnh đến cấp xã được rút ngắn, khối lượng công việc được phân cấp mạnh hơn, việc điều hành bằng các báo cáo định kỳ sẽ khó đáp ứng yêu cầu về tốc độ và tính chính xác. Dữ liệu vì thế trở thành “hạ tầng mềm” giúp lãnh đạo theo dõi tình hình theo thời gian thực, phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định nhanh hơn.

Dữ liệu trở thành hạ tầng của quản trị hiện đại

Nếu coi chuyển đổi số chỉ là quá trình số hóa hồ sơ, xây dựng phần mềm hay cung cấp dịch vụ công trực tuyến thì giá trị tạo ra sẽ còn khá hạn chế. Điều quyết định hiệu quả của chuyển đổi số nằm ở khả năng biến dữ liệu thành nền tảng cho quản trị.

Theo báo cáo của Hà Nội, Thành phố đã hoàn thành số hóa hơn 24,16 triệu trang tài liệu tại cấp xã; 100% thủ tục hành chính được cấu hình thực hiện trên môi trường điện tử; tỷ lệ số hóa hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đạt 98,22%. Khối lượng dữ liệu được hình thành trên nhiều lĩnh vực như đất đai, đầu tư, xây dựng, tư pháp, hộ tịch, tài chính, hồ sơ cán bộ...

Những con số này trước hết phản ánh quy mô của quá trình số hóa. Nhưng điều đáng quan tâm hơn là cách dữ liệu được sử dụng. Trong mô hình quản trị mới, dữ liệu không chỉ phục vụ lưu trữ hay giải quyết từng thủ tục hành chính, mà trở thành nguồn thông tin phục vụ điều hành. Mỗi hồ sơ điện tử, mỗi nhiệm vụ được giao, mỗi phản ánh của người dân hay mỗi chỉ tiêu kinh tế - xã hội đều có thể được tổng hợp, cập nhật và hiển thị trên các nền tảng điều hành để hỗ trợ người đứng đầu theo dõi tình hình theo thời gian thực.

Dữ liệu trở thành hạ tầng của quản trị hiện đại.

Nói cách khác, dữ liệu đang dần trở thành một loại hạ tầng quản trị. Khác với hạ tầng giao thông hay viễn thông, đây là hạ tầng vô hình nhưng quyết định chất lượng của quá trình ra quyết định. Dữ liệu càng đầy đủ, chuẩn hóa và liên thông thì quyết định quản lý càng có cơ sở; ngược lại, dữ liệu phân tán, thiếu đồng bộ sẽ làm giảm hiệu quả điều hành.

Báo cáo của Hà Nội cũng thể hiện rõ quan điểm này khi xác định trọng tâm là phát triển các nền tảng dùng chung. Đây là hướng đi phù hợp trong bối cảnh mô hình chính quyền địa phương hai cấp đang được triển khai, đòi hỏi khả năng kết nối dữ liệu xuyên suốt từ thành phố đến cơ sở.

Quản trị bằng dữ liệu cũng là quản trị rủi ro

Ở góc độ quản lý tài chính công, ý nghĩa của quản trị bằng dữ liệu còn thể hiện rõ hơn. Trong nhiều năm, việc giám sát ngân sách, đầu tư công hay quản lý tài sản công vẫn phụ thuộc khá nhiều vào chế độ báo cáo của các đơn vị. Dù đã có nhiều cơ sở dữ liệu chuyên ngành, thông tin vẫn còn phân tán, chưa đồng bộ.

Nếu dữ liệu được chuẩn hóa và kết nối trên cùng một nền tảng, bức tranh quản lý sẽ thay đổi đáng kể. Một dự án đầu tư công giải ngân chậm, một công trình kéo dài nhiều năm, một khoản chi tăng bất thường, một tài sản công sử dụng không hiệu quả… đều có thể được nhận diện sớm thông qua các công cụ phân tích dữ liệu. Điều này giúp cơ quan quản lý không chỉ nhìn thấy “điều đã xảy ra”, mà còn nhận diện xu hướng và nguy cơ để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Đó chính là sự chuyển dịch từ quản lý sự vụ sang quản trị rủi ro – yêu cầu ngày càng rõ nét trong quản trị tài chính công hiện đại, khi nguồn lực ngân sách phải được sử dụng hiệu quả hơn, minh bạch hơn và gắn với trách nhiệm giải trình cao hơn. Dữ liệu, vì vậy, không chỉ phục vụ công tác thống kê hay báo cáo, mà trở thành công cụ hỗ trợ kiểm soát quyền lực và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực công, như tinh thần được nêu trong báo cáo của Bộ Tài chính trong Kỷ yếu.

Tiền đề quan trọng cho kiểm toán số

Nhìn từ góc độ hoạt động kiểm toán, mô hình quản trị bằng dữ liệu của Hà Nội cũng mang đến nhiều gợi mở. Khi dữ liệu về ngân sách, đầu tư công, tài sản công, đấu thầu, thuế, đất đai hay các chương trình, dự án được chuẩn hóa và kết nối, quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán sẽ thuận lợi hơn, giảm đáng kể khối lượng đối chiếu thủ công. Kiểm toán viên có điều kiện khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn để đối chiếu, xác minh và đánh giá rủi ro một cách toàn diện hơn.

Mô hình quản trị bằng dữ liệu góp phần thay đổi phương thức thực hiện kiểm toán.

Xa hơn, dữ liệu còn tạo nền tảng để ứng dụng các công nghệ phân tích dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo trong toàn bộ quy trình kiểm toán. Các thuật toán có thể hỗ trợ nhận diện giao dịch bất thường, phân tích xu hướng chi tiêu, phát hiện dấu hiệu rủi ro hoặc lựa chọn trọng tâm kiểm toán trên cơ sở dữ liệu thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm.

Điều đó không làm thay đổi bản chất của hoạt động kiểm toán, nhưng sẽ làm thay đổi đáng kể phương thức thực hiện kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ có thêm công cụ để chuyển từ phát hiện sai phạm sau khi sự việc xảy ra sang tăng cường khả năng cảnh báo sớm rủi ro, góp phần phòng ngừa thất thoát, lãng phí ngay từ quá trình quản lý. Đây cũng là một trong những tiền đề quan trọng để hiện thực hóa mục tiêu xây dựng Kiểm toán nhà nước số, phù hợp với định hướng đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia và yêu cầu đổi mới hoạt động kiểm toán trong giai đoạn tới.

Không chỉ là câu chuyện của Hà Nội

Có thể nhìn nhận các mô hình chuyển đổi số của Hà Nội dưới góc độ một địa phương tiên phong. Tuy nhiên, điều đáng chú ý hơn không nằm ở số lượng nền tảng số hay các ứng dụng công nghệ đã được triển khai, mà ở cách tiếp cận quản trị. Kinh nghiệm của Hà Nội đang được lan tỏa, khi nhiều địa phương khác như TP.HCM, Đồng Nai, Lào Cai, Quảng Trị… cũng đang đẩy mạnh chuyển đổi số gắn với vận hành mô hình chính quyền hai cấp.

Tuy nhiên, Kỷ yếu Hội nghị toàn quốc sơ kết 1 năm vận hành mô hình tổ chức tổng thể của hệ thống chính trị, mô hình chính quyền 3 cấp cũng cho thấy những khó khăn, thách thức chung: dữ liệu chưa thực sự liên thông “đúng - đủ - sạch - sống”, hạ tầng số và năng lực cán bộ cơ sở còn chênh lệch giữa các vùng miền, một số nơi chuyển đổi số vẫn thiên về hình thức thay vì tái cấu trúc quy trình quản trị. Những hạn chế này đòi hỏi tiếp tục hoàn thiện thể chế, nâng cao năng lực đội ngũ và đầu tư hạ tầng số đồng bộ hơn.

Khi dữ liệu trở thành căn cứ để giao việc, theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả, phân bổ nguồn lực và kiểm soát rủi ro, bộ máy hành chính sẽ vận hành minh bạch hơn, phản ứng nhanh hơn và nâng cao trách nhiệm giải trình. Chuyển đổi số khi đó không còn là câu chuyện của công nghệ, mà trở thành động lực đổi mới phương thức quản trị.

"Dữ liệu chỉ thực sự có giá trị khi không còn là nơi lưu trữ thông tin, mà trở thành nền tảng để ra quyết định, kiểm soát rủi ro và nâng cao trách nhiệm giải trình."

Nhìn từ mô hình chuyển đổi số của Hà Nội và bức tranh chung trong Kỷ yếu có thể thấy giá trị lớn nhất của dữ liệu không nằm ở việc được số hóa hay lưu trữ trên các hệ thống điện tử. Giá trị ấy chỉ thực sự được phát huy khi dữ liệu trở thành nền tảng cho quá trình ra quyết định và được khai thác để nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng các nguồn lực công.

Đối với quản lý tài chính công cũng như hoạt động kiểm toán, đây không chỉ là xu hướng tất yếu mà còn là yêu cầu đặt ra trong quá trình xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu lực, hiệu quả và đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước trong kỷ nguyên số.