Quy định mới nhất quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 và những lưu ý nên biết

Quy định mới quyết toán thuế cá nhân 2025

Ngày 28/02/2025, Tổng cục Thuế ban hành Công văn 914/TCT-DNNCN triển khai quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động.

Theo đó, để việc triển khai quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự động được tối ưu, đạt hiệu quả, tạo thuận lợi cho người nộp thuế (NNT) và cơ quan thuế thì Tổng cục Thuế đề nghị:

Đối với tổ chức trả thu nhập khấu trừ, kê khai, nộp thuế TNCN thay cho cá nhân, đề nghị cơ quan Thuế thực hiện kiểm soát dữ liệu nợ thuế TNCN trên hệ thống của các tổ chức trả thu nhập do cơ quan Thuế quản lý để kịp thời có biện pháp đôn đốc các tổ chức nộp đầy đủ khoản tiền thuế TNCN đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước, tránh gây ảnh hưởng đến quyền lợi của NNT là cá nhân khi có số thuế nộp thừa, đề nghị hoàn hoặc đề nghị bù trừ.

Đôn đốc các tổ chức trả thu nhập do cơ quan thuế quản lý thực hiện kê khai quyết toán thuế TNCN và nộp thuế theo đúng thời hạn quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, kê khai quyết toán chính xác theo thực tế phát sinh trả thu nhập cho cá nhân và không sử dụng thông tin của cá nhân khác để kê khai quyết toán trong khi không phát sinh trả thu nhập cho cá nhân đó.

Triển khai hướng dẫn của Tổng cục Thuế về việc triển khai cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân do các tổ chức chi trả thực hiện nộp thay/khấu trừ thuế thay cho các cá nhân.

Triển khai hướng dẫn NNT kê khai bổ sung thông tin số định danh cá nhân theo quy định về hướng dẫn đăng ký thuế để tăng cường việc kiểm soát thông tin cá nhân khớp đúng giữa MST và số định danh cá nhân đồng thời hướng dẫn về yêu cầu bổ sung thông tin số định danh cá nhân để kê khai giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc.

Theo Tổng cục Thuế, để triển khai quy trình hoàn thuế TNCN tự động cần tuyên truyền, phổ biến cho người nộp thuế về quy trình hoàn thuế TNCN tự động đồng thời giới thiệu về tiện ích của ứng dụng eTax Mobile để tra cứu, theo dõi và kiểm soát nghĩa vụ thuế của bản thân.

Khuyến khích, hướng dẫn người nộp thuế đăng ký, cài đặt ứng dụng eTax Mobile, iCanhan để liên kết tài khoản ngân hàng (đích danh và đã được xác thực) và sử dụng chức năng "Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý" để thực hiện quyết toán, hoàn thuế TNCN. Theo đó, lưu ý về việc tổng hợp dữ liệu được triển khai trên cơ sở dữ liệu kê khai quyết toán của tổ chức trả thu nhập tại thời điểm cá nhân truy cập và sử dụng.

Tuyên truyền, vận động các tổ chức trả thu nhập do cơ quan thuế quản lý thực hiện kê khai quyết toán thuế TNCN và cấp đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người nộp thuế là cá nhân theo quy định pháp luật.

Thực hiện lưu ý đối với người nộp thuế về công tác kiểm soát sau hoàn thuế TNCN của cơ quan thuế, theo đó hệ thống CNTT tự động tổng hợp dữ liệu để cảnh báo và tự động cung cấp danh sách cho cơ quan thuế về việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập, khấu trừ thuế TNCN kê khai bổ sung làm thay đổi thông tin nghĩa vụ thuế của NNT là cá nhân đã được hoàn thuế TNCN để thực hiện xử lý kiểm soát sau hoàn và thu hồi hoàn thuế (nếu có). NNT sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về số thuế đề nghị hoàn đã kê khai với cơ quan thuế, trường hợp phát hiện NNT có hành vi gian lận để hoàn thuế, cơ quan thuế sẽ thực hiện thu hồi hoàn thuế, xử lý theo quy định pháp luật.

Tổng cục Thuế ban hành Công văn 914/TCT-DNNCN triển khai quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động. Ảnh minh họa: TL

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019, khai quyết toán thuế được định nghĩa như sau:

"Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật".

Do đó, quyết toán thuế TNCN có thể được hiểu là cá nhân có thu nhập chịu thuế tự thực hiện hoặc ủy quyền cho nơi trả thu nhập để tổng hợp lại tổng thu nhập người nộp thuế nhận được trong năm dương lịch và tính lại chính xác số thuế TNCN mà cá nhân đó phải nộp, hoàn trả số thuế đã nộp thừa và bù trừ thuế vào kỳ tiếp theo.

Như vậy, quyết toán thuế TNCN nhằm giúp xác định đúng, đủ số thuế phải nộp, số thuế được hoàn và bù trừ sang kỳ sau. Đây là căn cứ để cơ quan thuế và người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với TNCN trong năm tính thuế.

Tại sao phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Theo Khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019, quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.

Theo đó quyết toán thuế thu nhập cá nhân vì các lý do sau:

- Đảm bảo tính chính xác: Quyết toán giúp xác định số thuế mà cá nhân phải nộp, tránh tình trạng nộp thừa hoặc thiếu thuế.

- Bình đẳng trong nghĩa vụ thuế: Giúp đảm bảo rằng mọi cá nhân đều thực hiện nghĩa vụ thuế một cách công bằng và hợp pháp.

- Nhận lại tiền thừa: Nếu đã nộp thừa thuế trong năm, người nộp thuế có thể nhận lại số tiền này thông qua quyết toán.

- Cung cấp thông tin tài chính: Quyết toán thuế cũng là cách để cá nhân tổng hợp và báo cáo tình hình tài chính của mình trong năm.

- Tuân thủ pháp luật: Việc quyết toán thuế là nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, giúp cá nhân tránh được các rủi ro pháp lý.

Như vậy, quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi của người nộp thuế.

Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế khi nào?

Tại tiểu mục 1 Mục I Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022 do Tổng cục Thuế ban hành có hướng dẫn đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế như sau:

- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán theo quy định thì phải trực tiếp khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

- Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên thì năm quyết toán đầu tiên là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.

- Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

Trường hợp cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân.

Trường hợp tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán thì phải chịu trách nhiệm về số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của cá nhân.

- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ các tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán chưa khấu trừ thuế trong năm thì cá nhân phải quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế, nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay mà phải trực tiếp khai quyết toán với cơ quan thuế theo quy định.

Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025

Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế 2025 như sau:

- Chậm nhất vào ngày 31/3/2025 (thứ Hai): Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

- Chậm nhất vào ngày 05/5/2025 (thứ Hai): Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế.

Theo quy định, thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ tư dương lịch. Tuy nhiên, do trùng với lịch nghỉ lễ 30/4 và 1/5 (từ thứ Tư ngày 30/4/2025 đến hết Chủ nhật ngày 4/5/2025) cho nên thời hạn quyết toán thuế trong trường hợp này chậm nhất là vào ngày 05/5/2025 (Thông báo 6150/TB-BLĐTBXH năm 2024).

Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 được quy định thế nào?

Tại điểm d.2 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cụ thể như sau:

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới theo quy định tại Điểm d.1 Khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm; đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 có bị xử phạt?

Mức phạt chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 được quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:

Lưu ý: Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn (theo khoản 4 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Công văn 636/TCT-DNNCN).

L.Vũ (th)