Quyền lực công chức hộ tịch cấp xã ở Đức: Con dấu riêng, chữ ký theo giấy tờ suốt đời

Hầu như quốc gia nào trên thế giới cũng phải có người nhà nước chăm lo những việc như công nhận kết hôn, cấp giấy khai sinh, khai tử… Những loại công việc này thường được gọi là công việc hộ tịch, được điều chỉnh phần lớn trong các đạo luật ở các nước.

Đức là nước có phòng hộ tịch khá sớm, từ những năm 1870. Ngày nay, các xã, thành phố không thuộc huyện và các quận của Berlin đều có công chức hộ tịch làm việc trong các phòng hộ tịch. Điều đó có nghĩa đây là những công chức có mặt ở bộ máy hành chính cấp thấp nhất. Huyện không có nhiệm vụ về hộ tịch nên không có công chức này.

Công chức hộ tịch là công chức chuyên môn thực hiện những nhiệm vụ giống như công chứng nhưng ở một vị thế pháp lý được nhấn mạnh hơn. Nhiệm vụ chủ yếu của họ là ghi nhận việc kết hôn, khai sinh, khai tử, thay đổi họ tên và cấp các loại giấy tờ này.

Trách nhiệm và vinh dự của người ký các loại giấy tờ hộ tịch

Quận Friedrichshain-Kreuzberg là 1 trong 12 quận của Berlin, có diện tích khoảng 20km2. Với 270.000 người, đây là quận có dân số đông nhất của Berlin, được thành lập năm 2001 sau khi sáp nhập quận Friedrichshain cũ của Đông Berlin và quận Kreuzberg cũ của Tây Berlin.

Trong số các phòng thuộc cơ quan của quận có Phòng Hộ tịch với 27 người làm việc, trong đó có tới 16 công chức hộ tịch.

Phòng Hộ tịch của quận Friedrichshain-Kreuzberg. Ảnh: Berlin.de

Như đã nêu, công chức hộ tịch ở Đức có vị trí pháp lý đặc biệt. Họ không bị ràng buộc bởi chỉ thị của người đứng đầu cơ quan hành chính. Họ thực thi nhiệm vụ do luật định và mỗi người đều có con dấu công vụ - công chức hộ tịch để sử dụng trong quá trình làm việc.

Như vậy, các loại giấy tờ hộ tịch đều gắn với tên của một công chức hộ tịch nhất định. Điều đó nói lên trách nhiệm và vinh dự của người ký các loại giấy tờ này - là người bảo đảm tính đúng đắn, tính xác thực của giấy tờ hộ tịch. Tên của từng công chức hộ tịch tồn tại mãi mãi với các loại giấy tờ hộ tịch của người dân.

Dấu công vụ của công chức hộ tịch thuộc Phòng Hộ tịch Muelheim bên sông Ruhr

Năm 2024, Phòng Hộ tịch quận Friedrichshain-Kreuzberg công nhận và tổ chức khoảng 900 lễ kết hôn. Thông thường, lễ kết hôn được thực hiện ngay tại một phòng trang trọng của cơ quan hành chính. Nhưng nếu đôi nam nữ có yêu cầu thì lễ kết hôn cũng sẽ được tổ chức bên ngoài, như tại công viên, hồ, bể bơi…, miễn là trong phạm vi địa giới của quận.

Tính đến đầu năm nay, toàn nước Đức có 10.753 xã với 4.409 phòng hộ tịch. Điều này không mâu thuẫn với quy định mỗi xã phải có một phòng hộ tịch, bởi xã này có thể nhờ xã khác đảm đương những công việc hộ tịch mà đáng ra mình phải tự thực hiện.

Việc này được lý giải từ thực tiễn quy mô xã ở Đức. Nước này hiện còn khá nhiều xã có ít người, không thích hợp lập riêng một phòng hộ tịch (205 xã dưới 100 dân, 453 xã có từ 100-199 dân, 1.406 xã có từ 200-499 dân, 1.711 xã có từ 500-999 dân, 1.830 xã có từ 1.000-1.999 dân…).

Với dân số 83,6 triệu người, Đức có khoảng 30.000 công chức hộ tịch được tập hợp trong Hiệp hội liên bang công chức hộ tịch.

Các cơ quan hành chính thường lựa chọn công chức đang làm việc trong cơ quan mình ở ngạch trung hoặc trung cao, thông qua bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng để trở thành công chức hộ tịch. Những người này sẽ qua khóa đào tạo nội bộ gắn với công việc của công chức hộ tịch, thường là 2 năm. Sau đó, nếu đỗ kỳ kiểm tra, họ sẽ được bổ nhiệm là công chức hộ tịch.

Điều đó cho thấy ở Đức không có trường đào tạo chuyên về nghề hộ tịch. Có 2 tiêu chí quan trọng nhất đối với người muốn trở thành công chức hộ tịch: đang là công chức và qua khóa đào tạo nội bộ gắn với công việc hộ tịch. Theo sự phân ngạch công chức của Đức, công chức hộ tịch thường chỉ ở ngạch trung hoặc trung cao, có trình độ đào tạo tương ứng trung cấp hoặc đại học.

Tiến sĩ Đinh Duy Hòa