Quyết liệt số hóa, chuẩn hóa dữ liệu ở Bá Xuyên

Người dân đến Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bá Xuyên
thực hiện các thủ tục hành chính được giải quyết nhanh chóng.

Phường Bá Xuyên được thành lập trên cơ sở sáp nhập toàn bộ diện tích và dân số của xã Bá Xuyên, phường Mỏ Chè và phường Châu Sơn. Cùng với bộ máy mới là khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu hành chính của các đơn vị trước sáp nhập được bàn giao lên tới 276m giá tài liệu, hình thành qua nhiều thời kỳ, từ nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau.

Trong điều kiện vẫn phải bảo đảm công việc chuyên môn thường xuyên, cán bộ, công chức của phường đồng thời phải rà soát, phân loại, chỉnh lý, số hóa và chuẩn hóa dữ liệu trong thời gian 100 ngày.

Ngay từ đầu, phường Bá Xuyên xác định đây không đơn thuần là một đợt xử lý hồ sơ tồn đọng, quan trọng hơn là tổ chức lại dữ liệu để phục vụ lâu dài cho quản lý, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính.

Ông Nguyễn Thái Hà, Phó Chủ tịch UBND phường Bá Xuyên, cho biết: Để thực hiện chiến dịch, địa phương đã huy động sự vào cuộc của cả hệ thống chính trị, trong đó có đoàn viên thanh niên, giáo viên trên địa bàn. Phương châm được xác định xuyên suốt là “rõ người, rõ việc, rõ tiến độ, rõ trách nhiệm, rõ kết quả”.

Phường thường xuyên giao ban, kiểm tra, đôn đốc để kiểm soát tiến độ và tháo gỡ vướng mắc. Mỗi phần việc đều có người phụ trách, từng bước biến tài liệu cũ thành nguồn dữ liệu khoa học, phục vụ hoạt động của chính quyền.

Các hồ sơ phát sinh được chuyên viên Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bá Xuyên số hóa và tiếp tục bổ sung, phục vụ công tác quản lý, khai thác.

Cách làm có trọng tâm đã giúp địa phương vừa kiểm soát tiến độ, vừa xử lý từng bước khối tài liệu lớn sau sáp nhập. Kết thúc chiến dịch, Bá Xuyên đã hoàn thành 100% chỉ tiêu số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có tần suất khai thác cao. Có 46 hồ sơ, tương đương 9.146 trang tài liệu, được số hóa, kiểm tra, đối soát và cập nhật lên phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số hóa của tỉnh.

Song song với số hóa, phường tiến hành rà soát toàn bộ 276m giá tài liệu. Trong đó, 15m giá tài liệu hình thành từ năm 2015 được chỉnh lý khoa học; 75m giá tài liệu được chỉnh lý sơ bộ; 131m giá tài liệu hết giá trị sử dụng được xác định, lập danh mục để tiếp tục thực hiện các thủ tục theo quy định.

Không chỉ xử lý tài liệu cũ, phường còn tập trung lập hồ sơ điện tử ngay trong quá trình giải quyết công việc. Kết quả, 376/376 hồ sơ điện tử năm 2025 và 979/979 hồ sơ điện tử năm 2026 đã được hoàn thành, đạt 100% chỉ tiêu được giao. Đây là cơ sở quan trọng để phương thức làm việc từng bước chuyển từ phụ thuộc vào hồ sơ giấy sang môi trường điện tử.

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bá Xuyên, việc khai thác dữ liệu điện tử, tiếp tục số hóa hồ sơ phát sinh và chuẩn hóa thông tin được xác định là những hoạt động thường xuyên.

Ông Nghiêm Xuân Hiệp, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bá Xuyên, thông tin: Từ nền tảng đã có, cán bộ, công chức có điều kiện tìm kiếm hồ sơ nhanh hơn, giảm thời gian tra cứu thủ công và hạn chế phụ thuộc vào kho tài liệu giấy.

Hành trình số hóa phường Bá Xuyên đã và đang thực hiện cho thấy nỗ lực của cả hệ thống chính trị đến trách nhiệm của từng cá nhân, góp phần hướng tới một nền hành chính hiện đại, phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.