Sau khi thay đổi địa giới hành chính, ghi hóa đơn điện tử thế nào cho đúng?

Không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinhdoanh thay đổi thông tin địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính

Cục Thuế cho biết, địa chỉ của người nộpthuế xác định theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và địa chỉdo cơ quan thuế cập nhật tương ứng theo địa bàn hành chính 2 cấp đều có giá trịpháp lý để sử dụng ghi trên hóa đơn.

Cục Thuế vừa có công văn gửi Cục Phát triểndoanh nghiệp tư nhân và kinh tế tập thể (Bộ Tài chính) về sử dụng thông tin địachỉ của doanh nghiệp sau khi thay đổi địa giới hành chính.

Cục Thuế cho biết, nhận được Công văn số473/DNTN-ĐKKD ngày 29/5/2025 của Cục Phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh tếtập thể đề nghị có ý kiến về việc hướng dẫn Công ty cổ phần Dược liệu Trungương 2 trong việc sử dụng thông tin địa chỉ của doanh nghiệp sau khi thay đổi địagiới hành chính.

Căn cứ Nghị quyết số 202/2025/QH15 ngày12/6/2025 của Quốc hội về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh; Nghị quyết số76/2025/UBTVQH15 ngày 14/4/2025 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc sắp xếpđơn vị hành chính năm 2025; các Nghị quyết ban hành ngày 16/6/2025 của Ủy banthường vụ Quốc hội về việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã của 34 tỉnh,thành phố.

Căn cứ quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điêù10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóađơn, chúng từ (được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày20/3/2025).

Theo hướng dẫn tại Công văn số4370/BTC-DNTN ngày 5/4/2025 của Bộ Tài chính thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợptác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đã đượccấp.

Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêucầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tácthay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã,liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địagiới hành chính trên Giấy chứng nhận khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thơìkhi đăng ký/thông báo thay đổi.

Địa chỉ của người nộp thuế xác định theoGiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực có giá trị pháp lý để sử dụngghi trên hóa đơn

Căn cứ các quy định và hướng dẫn nêu trên,việc triển khai cập nhật địa bàn 2 cấp trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế, CụcThuế có ý kiến về việc ghi thông tin địa chỉ trên hóa đơn như sau: Địa chỉcủa người nộp thuế xác định theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lựcvà địa chỉ do cơ quan thuế cập nhật tương ứng theo địa bàn hành chính 2 cấp đêùcó giá trị pháp lý để sử dụng ghi trên hóa đơn.

Do đó trường hợp doanh nghiệp (người muahoặc người bán) thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh vẫntiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ cũ (địa chỉtrước khi có thay đổi địa giới hành chính) theo hướng dẫn tại công văn số4370/BTC-DNTN thì:

Thứ nhất, trường hợp thông tin địa chỉ củadoanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp tương ứngvà thông tin này đã được đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địachỉ trên hóa đơn là thông tin địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật.

Người nộp thuế sử dụng thông báo của cơquan thuế để cung cấp thông tin cho cơ quan liên quan hoặc khách hàng trong trườnghợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ đã được cập nhật theo danh mục địa bànhành chính mới nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địachỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ.

Thứ hai, trường hợp thông tin địa chỉ củadoanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp tương ứngnhưng chưa đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địa chỉ trên hóađơn là thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đối với trường hợp người mua không thuộc đôítượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh thì địa chỉ ghi trên hóa đơn làđịa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp trên hệ thốngứng dụng của ngành thuế và thông báo cho người nộp thuế.

Chuẩn hóa danh bạ người nộp thuế theo địa bàn hành chính 2 cấp

Về phía cơ quan thuế, để đáp ứng yêu cầu quản lý thuế theo địa bàn hành chính cấp tỉnh, cấp xã, Cục Thuế đã ban hành công văn số 1689/CT-NVT ngày 10/6/2025 về việc rà soát, chuẩn hóa danh bạ người nộp thuế theo địa bàn hành chính 2 cấp.
Cơ quan thuế sẽ chủ động cập nhật thông tin đăng ký thuế về địa chỉ của người nộp thuế trên hệ thống ứng dụng của ngành thuế căn cứ quyết định tổ chức đơn vị hành chính mới của cấp có thẩm quyền, đồng thời thông báo cho người nộp thuế biết mà không yêu cầu người nộp thuế thực hiện thủ tục thay đổi với cơ quan thuế.
Thông tin địa chỉ của người nộp thuế theo địa bàn hành chính 2 cấp sẽ được đồng bộ cho tất cả các ứng dụng của ngành thuế, hoặc được nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tự động cập nhật trên hệ thống hóa đơn điện tử cung cấp cho người nộp thuế.

Thanh Hà