SMEs vươn mình trong kỷ nguyên số

Tuy vậy, sự đào thải của các tế bào diễn ra liên tục, với tốc độ nhanh hơn ở trong kỷ nguyên số, đặc biệt với trí tuệ nhân tạo (AI).

Phần lớn sẽ tìm cách thích ứng, nhưng sẽ có một số ít vươn mình mạnh mẽ. Kết quả này phụ thuộc chủ yếu vào hướng đi, nắm bắt được các cơ hội và vượt qua được các thách thức.

Cơ hội để bứt phá

Kỷ nguyên số và AI đang mang đến rất nhiều cơ hội cho các SMEs, những thứ mà trước đây chỉ là niềm mơ ước. Thứ nhất, công nghệ số không chỉ giúp các tác vụ được hoàn thành nhanh hơn, mà còn giúp các doanh nghiệp ra quyết định thông minh hơn. Có một sự dịch chuyển từ cần cù sang thông minh nhờ vào các thuật toán tối ưu, ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Điều này minh chứng rằng công nghệ không chỉ làm thay con người, mà nó giải phóng con người khỏi những công việc lặp đi lặp lại để tập trung vào những giá trị sáng tạo cao hơn. Tuy vậy, điểm yếu cố hữu của nhiều SMEs là ra quyết định dựa trên trực giác, và trực giác đôi khi là cái bẫy chết người trong một thị trường biến động. Sự dịch chuyển sang quản trị dựa trên dữ liệu (data-driven) chính là la bàn mới cho doanh nghiệp.

Thứ hai, nhờ có công nghệ số và AI, năng suất và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp được tăng cường. Những ứng dụng đã được kiểm chứng là tự động hóa quy trình, cá nhân hóa khách hàng và tối ưu hóa chi phí. Nhờ có RPA (Robotic Process Automation) và Generative AI, việc nhập liệu hay xử lý hóa đơn đã giải phóng đáng kể nguồn nhân lực, tăng năng suất và giảm chi phí.

Với lợi thế của dữ liệu lớn, các doanh nghiệp có thể dự đoán hành vi của người tiêu dùng, có những thuật toán gợi ý các sản phẩm dịch vụ vào đúng thời điểm họ cần nhất. Ví dụ một cửa hàng đồ uống, dựa trên lịch sử mua hàng, thời tiết, thời gian trong ngày, và thậm chí là tâm trạng của khách hàng có thể gợi ý món đồ uống phù hợp nhất ở thời gian thực

Thứ ba, các nền tảng số và AI giúp doanh nghiệp nhỏ tiếp cận khách hàng toàn cầu dễ dàng hơn bao giờ hết, phá vỡ các rào cản địa lý. Trong quá khứ, xuất khẩu là một từ khóa xa xỉ, chỉ dành cho những tập đoàn đa quốc gia với nguồn lực tài chính dồi dào và mạng lưới logistics phức tạp.

Các SMEs thường bị đóng khung trong thị trường nội địa, bị giới hạn bởi những bức tường địa lý và chi phí marketing xuyên biên giới khổng lồ. Tuy nhiên, sự bùng nổ của các nền tảng số và AI đang viết lại luật chơi, biến mỗi hộ kinh doanh cá thể thành một thực thể toàn cầu tiềm năng.

Cuối cùng, khả năng tiếp cận công nghệ được mở rộng hay còn gọi là “phổ cập hóa công nghệ”, khi chi phí tiếp cận được giảm đi khá nhiều thông qua phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS). Trong quá khứ, công nghệ từng là một đặc quyền xa xỉ, một pháo đài mà chỉ những tập đoàn đa quốc gia với ngân sách IT khổng lồ mới có thể chiếm lĩnh.

Các hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) hay hạ tầng máy chủ vật lý đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu (CapEx) lên tới hàng trăm ngàn USD. Đối với một SME, con số này không khác gì một nhiệm vụ bất khả thi về mặt tài chính.

Tuy nhiên, sự trỗi dậy của mô hình phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) đang tạo ra một cuộc đại dân chủ hóa về công nghệ, biến những công cụ quyền lực nhất trở thành món hàng "bình dân học vụ" mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận. Điểm mấu chốt của sự phổ cập hóa này nằm ở việc chuyển đổi từ mô hình mua đứt sang mô hình thuê bao (Subscription).

Việc chuyển dịch từ chi phí đầu tư (CapEx) sang chi phí vận hành (OpEx) giúp SMEs bảo toàn dòng tiền là mạch máu sống còn của họ. Khả năng "dùng đến đâu trả đến đó" (Pay-as-you-go) cho phép các doanh nghiệp này linh hoạt mở rộng quy mô hoặc thu hẹp ngay lập tức mà không để lại những khoản nợ công nghệ khổng lồ.

Nhờ có công nghệ số và AI, năng suất và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp được tăng cường.

Thách thức trong quá trình chuyển đổi

Chuyển đổi trong kỷ nguyên số và AI không chỉ toàn màu hồng. Bởi vì quy luật tự nhiên là cơ hội luôn đi kèm với rủi ro thách thức. Sau đây là những điều một SME hết sức chú ý.

Rào cản đầu tiên và lớn nhất luôn là tiền. Ngay cả khi SaaS ngày càng phổ biến thì cái bẫy "trang sức công nghệ" cũng có thể khiến doanh nghiệp bị kiệt quệ vì chạy theo phần mềm hiện đại nhất, đắt tiền nhất vì cứ nghĩ rằng công cụ xịn sẽ tự động tạo ra quy trình và kết quả tốt. Rất hay bắt gặp trường hợp doanh nghiệp đầu tư vào công nghệ vượt quá độ trưởng thành của mình: đầu tư hệ thống xịn xò nhưng nhân viên vẫn dùng thao tác thủ công.

Một cái bẫy khác tinh vi hơn nằm ở tổng chi phí sở hữu (TCO). Khi phê duyệt ngân sách, chủ doanh nghiệp thường chỉ nhìn vào giá bản quyền phần mềm mà quên mất phần chìm của tảng băng: chi phí đào tạo, chi phí tích hợp dữ liệu, và chi phí sụt giảm năng suất trong giai đoạn chuyển giao. Theo nghiên cứu của Gartner, chi phí ẩn cho việc triển khai phần mềm có thể gấp 3-4 lần chi phí mua bản quyền ban đầu.

Thứ hai là về chất lượng dữ liệu (data quality). Trong cơn sốt chuyển đổi số và trí tuệ nhân tạo (AI), các SMEs thường bị cuốn vào cuộc đua công nghệ hào nhoáng. Chúng ta nói nhiều về Big Data, về Machine Learning, nhưng lại thường xuyên né tránh một sự thật trần trụi: nền móng dữ liệu của đa số SMEs đang rất sơ sài, rời rạc.

Rào cản về chất lượng dữ liệu không chỉ là một lỗi kỹ thuật nhỏ; nó là kẻ cắp âm thầm rút ruột lợi nhuận và là bức tường thành ngăn cản mọi nỗ lực hiện đại hóa.

Chất lượng dữ liệu kém (dữ liệu bẩn) gây tốn kém khi phải tốn thêm chi phí làm sạch, và nếu không làm sạch thì thiệt hại sẽ còn lớn hơn nhiều như gửi hàng sai địa chỉ, xuất sai hóa đơn, mất khách hàng. Khi dùng dữ liệu để phát triển ứng dụng AI thì chất lượng đầu vào quyết định chất lượng đầu ra: nếu dữ liệu đầu vào không sạch, kết quả đầu ra của AI sẽ là những lời khuyên tai hại.

Thứ ba là thiếu hụt nhân lực có kỹ năng số. Một nghịch lý trong quá trình chuyển đổi số: chúng ta có công nghệ, có phần mềm, có nền tảng đám mây, nhưng chúng ta lại thiếu người để vận hành chúng. Đối với các doanh nghiệp SMEs sự thiếu hụt nhân lực có kỹ năng số không còn là một rào cản kỹ thuật đơn thuần, mà đang trở thành một cuộc khủng hoảng về nguồn lực.

Chúng ta thường lầm tưởng rằng rào cản lớn nhất của chuyển đổi số là chi phí đầu tư công nghệ. Tuy nhiên, thực tế chứng minh điều ngược lại. Công nghệ đang rẻ đi, nhưng nhân sự biết sử dụng công nghệ lại trở nên đắt đỏ và khan hiếm hơn bao giờ hết.

Ngoài ra, một hiểu lầm tai hại mà nhiều chủ doanh nghiệp SMEs mắc phải là đánh đồng nhân lực kỹ năng số với nhân viên IT. Rào cản thực sự không nằm ở việc thiếu người viết code (lập trình viên), mà là thiếu những nhân sự kinh doanh, kế toán, nhân sự, marketing... có năng lực số (Digital Fluency).

Tại các SMEs, nhân viên kinh doanh không biết đọc dashboard dữ liệu từ phần mềm bán hàng, kế toán không biết sử dụng các công cụ tự động hóa hóa đơn, hay marketing không hiểu về thuật toán quảng cáo - đó chính là thiếu hụt nhân lực số.

Thứ tư là vấn đề bảo mật, shadow AI (nhân viên tự ý dùng AI không qua kiểm soát). Shadow AI mô tả hiện tượng nhân viên sử dụng các công cụ AI (như ChatGPT, Claude, Gemini, hay các công cụ tạo ảnh) cho công việc mà không có sự phê duyệt, kiểm soát hoặc thậm chí là nhận biết của bộ phận CNTT/Ban lãnh đạo. Nhân viên muốn làm việc nhanh hơn, viết email tốt hơn, code nhanh hơn. Nhưng chính sự tự phát này tạo ra rủi ro rất lớn.

Đối với SMEs, nơi quy trình quản trị thường lỏng lẻo hơn các tập đoàn đa quốc gia, con số này có thể còn cao hơn. Khi doanh nghiệp không cung cấp công cụ chuẩn, nhân viên sẽ tự tìm lối đi riêng. Và đó là lúc hàng rào bảo mật bị chọc thủng từ bên trong.

Rủi ro lớn nhất của Shadow AI là rò rỉ sở hữu trí tuệ (IP) và dữ liệu khách hàng. Nhiều nhân viên SMEs ngây thơ tin rằng các đoạn chat với AI là riêng tư. Thực tế, đa số các mô hình AI công cộng mặc định sử dụng dữ liệu đầu vào để huấn luyện lại mô hình.

Hacker ngày nay cũng dùng AI để quét lỗ hổng và tạo ra các cuộc tấn công lừa đảo tự động với quy mô lớn và độ chính xác cao. Shadow AI mở thêm một cửa hậu (backdoor) cho các cuộc tấn công này.

Việc nhân viên tải xuống các tiện ích mở rộng tích hợp AI không rõ nguồn gốc cũng là con đường ngắn nhất để mã độc (malware) xâm nhập vào hệ thống nội bộ, mã hóa dữ liệu và tống tiền (ransomware).

Ảnh minh họa.

Lựa chọn hướng đi

Là doanh nghiệp thì điều ưu tiên hàng đầu đó là hiệu quả, là lợi nhuận. Nhưng để đạt được điều này thì cần thay đổi tư duy và bắt đầu từ những điểm đau (pain points) của doanh nghiệp. Thay vì nghĩ là mua sắm công nghệ thì chủ doanh nghiệp nên xem đó là đầu tư giải pháp; thay vì triển khai đồng loạt, hãy chọn một nỗi đau lớn nhất (ví dụ quản lý hàng tồn kho) và dùng công nghệ để giải quyết triệt để nó trước.

Bắt đầu nhỏ (think big, start small) để có thể kiểm soát và đo lường được hiệu quả đầu tư thực tế; việc bắt đầu nhỏ cũng dễ thực hiện hơn khi quy trình đã chạy ổn thì mới áp công nghệ vào.

Về phương án đầu tư thì cân nhắc thật kỹ chuyện tự xây hay mua (SaaS), có tính đến các chi phí ẩn và chi phí tổng thể cuối cùng. Việc sử dụng SaaS ngày càng phổ biến nhưng cũng cần lưu ý đến vấn đề bảo mật. Hiện nay cũng đã có một số dịch vụ theo yêu cầu, dữ liệu vẫn ở trên server của doanh nghiệp, bên cung cấp dịch vụ chỉ cung cấp chìa khóa là các giải thuật.

Và trong kỷ nguyên số và AI thì dữ liệu là một phần rất hệ trọng. Muốn vậy thì phải tập trung vào dữ liệu sạch, coi dữ liệu sạch như là một tài sản và do đó cũng phải cần được bảo trì, thiết lập quy tắc chuẩn và kiểm toán định kỳ. Việc kiểm soát nên theo hướng tin tưởng nhưng có kiểm chứng như xây dựng sandbox, đào tạo nhận thức cho nhân viên, thiết lập chính sách AI rõ ràng.

Việc chuyển đổi từ nhỏ đến lớn nhưng cũng phải theo mô hình kim tự tháp: từ cơ bản lên trung gian rồi nâng cao. Ở tầng cơ bản, tập trung vào chất lượng dữ liệu và quy trình. Ở tầng trung gian tập trung vào tự động hóa, và cuối cùng là ứng dụng các mô hình học sâu hay AI.

Cuối cùng và cũng là quan trọng nhất là chất lượng nguồn nhân lực. Việc ưu tiên đào tạo lại (upskill) đội ngũ hiện có sẽ hiệu quả hơn, chẳng hạn qua các chương trình nâng cấp kỹ năng AI, kỹ năng nhắc lệnh, đào tạo tại chỗ, khuyến khích văn hóa học tập suốt đời.

TS. VÕ ĐÌNH TRÍ, Trường IPAG Business School Paris, Pháp