Số hóa quản lý hóa chất xét nghiệm

Quy trình kiểm tra hóa chất nội soi được thực hiện nghiêm ngặt tại Bệnh viện Đa khoa Hợp Lực.

Thực tế trước đây tại nhiều cơ sở y tế, công tác quản lý hóa chất xét nghiệm chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và phương pháp thủ công. Việc dự trù hóa chất thường căn cứ vào số lượng bệnh nhân hoặc số lượt xét nghiệm, trong khi mỗi loại máy, mỗi loại test lại có đặc điểm kỹ thuật và mức tiêu hao khác nhau. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hóa chất, gây lãng phí hoặc ảnh hưởng đến tiến độ xét nghiệm. Đáng chú ý, các yếu tố như chạy chuẩn (Cal), kiểm tra chất lượng (QC), chạy nền (Background) hay các mẫu lặp lại do lỗi kỹ thuật thường chưa được ghi nhận đầy đủ. Vì vậy, việc đánh giá mức tiêu hao thực tế và tối ưu sử dụng hóa chất gần như chưa thể thực hiện một cách chính xác. Xuất phát từ thực tiễn đó, “Phần mềm quản lý hóa chất xét nghiệm” đã được nghiên cứu và phát triển nhằm giải quyết triệt để những tồn tại nêu trên. Đây là sáng kiến của tác giả Lê Xuân Quý (Công ty TNHH Minh Lộ), đã đoạt giải Ba tại Hội thi Sáng tạo kỹ thuật Thanh Hóa năm 2024-2025.

Phần mềm được thiết kế với khả năng kết nối trực tiếp với các máy xét nghiệm, đồng thời tích hợp với hệ thống LIS (Laboratory Information System) và các phần mềm kiểm soát chất lượng (QC). Nhờ đó, toàn bộ dữ liệu liên quan đến quá trình chạy test được ghi nhận tự động, bao gồm số lần chạy, loại hóa chất sử dụng, mức tiêu hao theo từng mẫu. Điểm nổi bật của hệ thống là khả năng phân tích dữ liệu theo thời gian thực. Thay vì chỉ thống kê số lượng xét nghiệm, phần mềm đi sâu vào từng chi tiết kỹ thuật, từ đó xác định chính xác mức tiêu hao hóa chất cho từng loại test, từng loại máy và từng thương hiệu hóa chất. Điều này tạo ra một bước tiến lớn so với phương pháp quản lý truyền thống.

Không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận dữ liệu, phần mềm còn cho phép kỹ thuật viên nhập bổ sung các yếu tố tiêu hao đặc biệt nếu cần. Nhờ đó, dữ liệu được đảm bảo đầy đủ, toàn diện và phản ánh sát thực tế vận hành. Đây chính là cơ sở quan trọng để các cơ sở y tế xây dựng định mức hóa chất chính xác, tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt. Sau khi triển khai, phần mềm quản lý hóa chất xét nghiệm đã mang lại nhiều hiệu quả rõ rệt, cả về mặt kỹ thuật lẫn kinh tế - xã hội. Trước hết, hệ thống giúp các cơ sở y tế kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng hóa chất, từ đó tối ưu chi phí và giảm thiểu lãng phí. Nhờ khả năng thống kê chi tiết, các đơn vị có thể xác định chính xác tỷ lệ hao phí và nguyên nhân gây hao phí, từ lỗi kỹ thuật đến quy trình vận hành chưa tối ưu, qua đó chủ động điều chỉnh để nâng cao hiệu quả.

Tại Khoa Xét nghiệm (Bệnh viện Đa khoa Hợp Lực), việc ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện do Công ty TNHH Minh Lộ triển khai từ năm 2024 đã mang lại hiệu quả rõ nét trong thực tiễn. Sau gần 2 năm đưa vào vận hành, toàn bộ quy trình quản lý, trong đó có quản lý hóa chất xét nghiệm, được số hóa đồng bộ, giúp theo dõi chính xác mức tiêu hao theo từng máy, từng loại xét nghiệm. Nhờ đó, công tác dự trù hóa chất trở nên chủ động, hạn chế tối đa tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí. Đồng thời, việc thay thế bệnh án giấy bằng bệnh án điện tử cũng góp phần rút ngắn thời gian chờ đợi, nâng cao tính minh bạch và tạo thuận lợi cho đội ngũ y, bác sĩ trong quá trình khám, chữa bệnh.

Một điểm đáng chú ý khác là phần mềm có khả năng tính toán chi phí thực tế cho từng loại xét nghiệm. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ lập kế hoạch dự trù hóa chất chính xác dựa trên dữ liệu thực tế, giúp dự báo nhu cầu sử dụng trong tương lai, tránh tồn kho dư hoặc thiếu hụt- vấn đề đặc biệt quan trọng khi chi phí hóa chất chiếm tỷ trọng lớn trong xét nghiệm.

Về mặt kỹ thuật, việc quản lý hóa chất theo thời gian thực góp phần nâng cao chất lượng xét nghiệm. Khi hóa chất được cung ứng đầy đủ và sử dụng hợp lý, kết quả xét nghiệm sẽ chính xác hơn, giảm sai số và đảm bảo tiến độ, qua đó nâng cao chất lượng khám chữa bệnh. Đồng thời, dữ liệu chi tiết cũng hỗ trợ đánh giá năng lực kỹ thuật viên, phục vụ công tác đào tạo và chuẩn hóa quy trình.

Từ góc độ xã hội, giải pháp này góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong ngành y tế, không chỉ là sự thay đổi về công nghệ mà còn là bước chuyển về tư duy quản lý, từ thủ công sang dựa trên dữ liệu. Đặc biệt, với các bệnh viện công lập, việc kiểm soát tốt phí hóa chất còn giúp tiết kiệm ngân sách, nâng cao chất lượng dịch vụ mà không làm tăng gánh nặng tài chính.

Chia sẻ về quá trình hình thành sáng kiến, tác giả Lê Xuân Quý cho biết, ý tưởng xuất phát từ thực tiễn nhiều năm làm việc với các phòng xét nghiệm, nơi việc quản lý hóa chất còn thủ công, thiếu dữ liệu chính xác và khó kiểm soát chi phí. Từ đó, nhóm nghiên cứu đã phát triển phần mềm với mục tiêu “số hóa từng giọt hóa chất”, giúp đo lường đầy đủ, minh bạch mọi yếu tố tiêu hao. Thực tế triển khai cho thấy hệ thống không chỉ giảm lãng phí, tối ưu chi phí mà còn nâng cao chất lượng xét nghiệm, tạo nền tảng quan trọng để các cơ sở y tế tiến tới quản trị hiện đại dựa trên dữ liệu. Đây cũng là bước đi cần thiết để ngành y tế tiến tới quản lý hiện đại, minh bạch và bền vững trong kỷ nguyên số.