Tạo nền tảng dữ liệu quan trọng phục vụ công tác quản lý, điều hành

Đây được xem là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng nhằm bảo đảm tính liên tục của hoạt động quản lý nhà nước, không để đứt gãy dữ liệu sau sắp xếp đơn vị hành chính; đồng thời tạo nền tảng dữ liệu phục vụ xây dựng chính quyền số, đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành.

Bảo đảm “đúng - đủ - sạch - sống - thống nhất - dùng chung”

UBND tỉnh (nay là UBND thành phố) đã ban hành Quyết định số 1687/QĐ-UBND, ngày 29-4-2026 phê duyệt Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đồng Nai giai đoạn 2026-2030 (Đề án 1687). Trước đó, Đồng Nai cũng ban hành Quyết định số 2996/QĐ-UBND, ngày 5-12-2025 phê duyệt Đề án Quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối hồ sơ, tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Thành ủy viên, Phó Chủ tịch UBND thành phố Đồng Nai Nguyễn Thị Hoàng phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị Triển khai thực hiện Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ các cơ quan, đơn vị của thành phố.

Sau sắp xếp, việc hình thành đơn vị hành chính cấp thành phố đặt ra yêu cầu phải hợp nhất khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu của 2 địa phương trước đây, bảo đảm tính liên tục trong quản lý, không để gián đoạn hoặc đứt gãy thông tin trong quá trình vận hành bộ máy. Đồng thời việc xây dựng kho dữ liệu lưu trữ số thống nhất sẽ giúp kết nối, tích hợp và khai thác đồng bộ nguồn tài liệu hình thành từ 2 địa phương cũ, khắc phục tình trạng dữ liệu phân tán, nâng cao hiệu quả tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin.

Theo Đề án 1687, thành phố hiện có hơn 155 ngàn mét tài liệu lưu trữ. Trong đó, tài liệu chưa được chỉnh lý chiếm 77%, tương đương khoảng 120 ngàn mét. Phần lớn hồ sơ vẫn được lưu trữ dưới dạng giấy; nhiều tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài từ 50-70 năm đến vĩnh viễn đang đứng trước nguy cơ xuống cấp theo thời gian nếu không được bảo quản và số hóa kịp thời. Hiện nay, tài liệu lưu trữ còn phân tán tại nhiều địa điểm; việc tra cứu, khai thác chủ yếu thực hiện thủ công, chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, liên thông và khai thác trên môi trường số.

Việc triển khai các đề án sẽ góp phần hình thành cơ sở dữ liệu lưu trữ bảo đảm yêu cầu “đúng - đủ - sạch - sống - thống nhất - dùng chung”, tạo nền tảng kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, đơn vị, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước, cải cách hành chính và chuyển đổi số. Đây cũng là nhiệm vụ quan trọng nhằm cụ thể hóa Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị, góp phần hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị nguồn tài nguyên dữ liệu phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.

Quyết tâm hoàn thành trong năm 2026

Tại hội nghị triển khai các đề án xử lý, chỉnh lý và số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ mới đây, Thành ủy viên, Phó Chủ tịch UBND thành phố Nguyễn Thị Hoàng nhấn mạnh: Đây là nhiệm vụ trọng tâm đã được Ban Thường vụ Thành ủy kết luận phải hoàn thành dứt điểm trong năm 2026.

“Đây cũng là một nội dung nằm trong chương trình hành động và kế hoạch 500 ngày đêm thi đua đặc biệt của thành phố, được sử dụng làm tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị” - Phó Chủ tịch UBND thành phố nhấn mạnh.

Theo lãnh đạo UBND thành phố, tiến độ thực hiện được phân chia theo từng nhóm khối lượng tài liệu. Công tác chỉnh lý phải hoàn thành trước ngày 31-10-2026; việc số hóa được triển khai theo hình thức cuốn chiếu và hoàn thành toàn bộ trước ngày 31-12-2026. Vì thế, các cơ quan, đơn vị nghiêm túc thực hiện nhiệm vụ được giao, chủ động báo cáo khó khăn, vướng mắc phát sinh; đồng thời khẳng định không xem xét các đề xuất giãn tiến độ. UBND thành phố cũng giao các sở, ngành liên quan hướng dẫn, hỗ trợ về kinh phí, nghiệp vụ và theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện.

Triển khai chỉ đạo của Ban Thường vụ Thành ủy và UBND thành phố, các cơ quan chức năng đã khẩn trương xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện các đề án liên quan đến công tác xử lý, chỉnh lý và số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Theo Phó Giám đốc Sở Nội vụ Hà Thanh Tùng, thực hiện kết luận của Ban Thường vụ Thành ủy, UBND thành phố Đồng Nai đã ban hành Kế hoạch số 81/KH-UBND về triển khai Đề án Quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với hồ sơ, tài liệu đã được thống kê trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy; đồng thời ban hành Kế hoạch số 82/KH-UBND về triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị.

Mặc dù Đề án số hóa quy định lộ trình thực hiện giai đoạn 2026-2030, song căn cứ kết luận của Ban Thường vụ Thành ủy, lộ trình đã được rút ngắn, phấn đấu hoàn thành trong năm 2026. Việc đẩy nhanh tiến độ nhằm sớm hình thành cơ sở dữ liệu lưu trữ số tập trung, thống nhất, phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và khai thác dữ liệu trên phạm vi toàn thành phố.

Tính đến ngày 11-6-2026, 131/131 cơ quan, đơn vị đã hoàn thành xây dựng kế hoạch triển khai; trong đó 63 đơn vị đã thành lập tổ quản lý, giám sát; nhiều đơn vị đã được phê duyệt kinh phí và đang tổ chức chỉnh lý, số hóa tài liệu theo kế hoạch.

Theo ông Hà Thanh Tùng, thời gian thực hiện chỉ còn khoảng 6 tháng, các cơ quan, đơn vị cần tiếp tục phát huy tinh thần chủ động, khẩn trương rà soát hồ sơ, hoàn thiện thủ tục, bố trí nguồn lực và tổ chức triển khai đồng bộ công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ. Qua đó góp phần bảo đảm hoàn thành mục tiêu xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ tập trung, thống nhất trên địa bàn thành phố theo chỉ đạo của Ban Thường vụ Thành ủy và UBND thành phố.

Tại xã Bình Minh, địa phương đã rà soát, xác định khối lượng cần chỉnh lý và đang hoàn thiện các thủ tục để triển khai thực hiện theo chỉ đạo của UBND thành phố. Phó Chủ tịch UBND xã Bình Minh Phạm Thị Lệ Thủy cho biết: Đến nay, địa phương đã có văn bản gửi Sở Tài chính đề nghị bố trí kinh phí thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu. Xã cam kết ngay sau khi được phê duyệt kinh phí sẽ triển khai các quy trình và hoàn thành đúng tiến độ được giao.

Việc hoàn thành số hóa hồ sơ, tài liệu không chỉ góp phần bảo đảm an toàn tài liệu lịch sử, pháp lý mà còn tạo nền tảng dữ liệu quan trọng phục vụ công tác quản lý, điều hành, cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số của Đồng Nai trong giai đoạn phát triển mới.