Team building '9 người 10 ý' khi 8X không cùng gu Gen Z

Lập kế hoạch team building phù hợp với nhân sự ở mọi độ tuổi trong công ty là bài toán khó của bộ phận HR. Ảnh minh họa: Danh Phạm.

Chia sẻ với Tri Thức - Znews, Ly Trần (quận Đống Đa, Hà Nội), trưởng phòng hành chính - nhân sự của một doanh nghiệp công nghệ trong lĩnh vực giáo dục, cho biết xây dựng kế hoạch tổ chức team building hàng năm là bài toán khó đối với bộ phận của cô.

Công ty của Ly Trần bao gồm nhân sự ở nhiều độ tuổi, trải dài từ 8X đến 2K, dẫn đến những sở thích du lịch, nghỉ dưỡng và gắn kết khác biệt. Trong khi người lao động lớn tuổi mong muốn đến các resort kiểu cũ, tham gia gala dinner, nhân sự trẻ lại thể hiện sự yêu thích với các hoạt động khám phá, check-in và vui chơi theo nhóm nhỏ.

Mặc dù biết rõ nhu cầu của cả 2 nhóm đối tượng, Ly Trần vẫn khẳng định không thể làm hài lòng tất cả. Cô chỉ có thể phối hợp với đơn vị lữ hành, xây dựng chương trình bao gồm các hoạt động trung tính, phù hợp với mục đích gắn kết mà ban lãnh đạo đề ra.

“Việc chọn nhạc trong đêm gala dinner cũng trở nên khó khăn. Tôi phải giao việc cho 2 nhân viên thuộc các thế hệ khác nhau cùng thực hiện tác vụ này, tránh khiến mọi người mất hứng vì âm nhạc quá ‘già’ hoặc quá ‘trẻ’”, Ly nói.

Dù được xem là hoạt động gắn kết quan trọng trong năm, team building vẫn là "bài toán khó" với nhiều bộ phận nhân sự và cả đơn vị tổ chức.

Trong khi doanh nghiệp phải cân đối giữa ngân sách hạn hẹp, nhu cầu đa thế hệ và mục tiêu kết nối, các công ty du lịch lại phải thiết kế chương trình “đo ni đóng giày” trong thời gian ngắn, phù hợp văn hóa doanh nghiệp lẫn đặc thù điểm đến.

Phòng nhân sự loay hoay

Với Ly Trần, bài toán ngân sách cũng là một áp lực không nhỏ. Với kinh phí hạn chế, ban lãnh đạo đề ra yêu cầu tương đối cao cho chuyến du lịch công ty, đẩy Ly Trần vào tình thế phải nhiều lần thương lượng với đơn vị lữ hành và cơ sở lưu trú.

Ban đầu, cấp trên yêu cầu Ly cắt giảm khoản thuê đơn vị lữ hành, tự tổ chức toàn bộ chương trình, lấy khoản dôi ra bù vào chi phí lưu trú, cho nhân viên ở khách sạn 5 sao dịp này. Tuy nhiên, trưởng phòng này phải phản đối ý kiến lãnh đạo, cho biết phòng nhân sự của cô không thể gồng gánh việc tổ chức chuyến đi 3 ngày 2 đêm cho 100 người.

“Chúng tôi không phải đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, hơn nữa còn nhiều tác vụ khác phải đảm nhiệm. Tôi không đồng ý với phương án tiết kiệm như vậy”, Ly Trần cho biết.

Cuối cùng, công ty cô chấp nhận phương án thuê đơn vị lữ hành và chọn khách sạn 4 sao cho chuyến du lịch. Đây là quyết định này chỉ được đưa ra sau khi trưởng phòng nhân sự này giải trình toàn bộ khó khăn của bộ phận nhân sự với cấp trên.

Trưởng phòng Thu Thủy nhận định team building được thiết kế dựa trên nhu cầu và sở thích của nhân viên, không phải theo ý muốn của lãnh đạo hay phòng nhân sự. Ảnh: NVCC.

Tương tự Ly Trần, Thu Thủy, trưởng phòng nhân sự một công ty game tại quận Thanh Xuân (Hà Nội), cũng cho rằng bài toán team building không chỉ dừng lại ở việc chọn địa điểm hay lên lịch trình. Với cô, những khó khăn hậu cần như thuê xe, đặt phòng hay lên kịch bản trò chơi chỉ là bề nổi.

“Điều khó nhất là làm sao để chương trình tạo ra sự kết nối thực sự giữa con người với con người và giữa con người với tổ chức”, cô chia sẻ với Tri Thức - Znews.

Theo trưởng phòng, mỗi nhân viên đều có tính cách, nhu cầu và động lực riêng biệt, nên một chương trình dập khuôn có thể khiến một số người hào hứng, nhưng cũng làm người khác cảm thấy lạc lõng, không hòa nhập.

Năm ngoái, công ty của cô tổ chức chuyến team building tại một resort ở Hòa Bình với quy mô khoảng 100 nhân viên, nhưng không phải ai cũng tham gia.

“Một số nhân viên từ chối đi cùng, nhưng chúng tôi không ép buộc. Sự tham gia phải tự nguyện mới mang lại giá trị gắn kết”, cô chia sẻ.

Với đội ngũ nhân sự đa dạng về độ tuổi, tình trạng gia đình và sở thích, công ty cũng đối mặt với tình trạng “9 người 10 ý”. Để giải quyết, phòng nhân sự thu thập ý kiến từ nhân viên và thiết kế chương trình với nhiều hoạt động hoặc lịch trình khác nhau, nhằm đảm bảo mọi người đều có thể tham gia theo cách phù hợp.

Đối với những nhân viên hướng nội hoặc không thích các hoạt động vận động, công ty trao đổi trực tiếp để tìm hiểu lý do và đề xuất các vai trò thay thế, như hỗ trợ tổ chức, thiết kế ấn phẩm hoặc phụ giúp tại các trạm hoạt động.

Nhân sự "9 người 10 ý" là tình trạng nhiều công ty gặp phải khi hỏi ý kiến về chương trình team building. Ảnh minh họa: Linh Huỳnh.

Theo Thu Thủy, một chương trình team building thành công là khi nhân viên cảm thấy gần gũi với nhau, được công nhận, vui vẻ tham gia và xây dựng được tinh thần làm việc nhóm.

“Chương trình phải được thiết kế dựa trên nhu cầu và sở thích của nhân viên, không phải theo ý muốn của lãnh đạo hay phòng nhân sự", trưởng phòng nhận định.

Cô cũng nhấn mạnh rằng ban lãnh đạo cần tham gia cùng đội ngũ như một thành viên thực thụ, không chỉ xuất hiện để phát biểu.

Bên cạnh đó, Thu Thủy lưu ý rằng team building chỉ phát huy hiệu quả khi được đặt trong một chiến lược gắn kết nhân viên dài hạn, thay vì chỉ là một sự kiện độc lập trong năm.

Đơn vị lữ hành cũng gặp khó

Những thách thức trên không chỉ giới hạn ở phía doanh nghiệp mà còn đặt áp lực lên các đơn vị lữ hành, những người chịu trách nhiệm hiện thực hóa các chương trình team building.

Về phía các đơn vị lữ hành, khó khăn nằm ở công tác xây dựng chương trình mang tính cá nhân hóa cao, phù hợp với mô hình, lĩnh vực kinh doanh và quy mô doanh nghiệp. Để làm được điều này, đơn vị tổ chức cần phối hợp sát sao với bộ phận nhân sự của các công ty, đảm bảo chuyến đi diễn ra như ý.

Công ty Du lịch Việt đề cao tính cá nhân hóa của các chương trình team building. Ảnh: NVCC.

Trong cuộc trao đổi với Tri Thức - Znews, ông Phạm Văn Bẩy, Phó giám đốc công ty Vietravel Hà Nội, cho biết đa số doanh nghiệp chỉ đưa ra tổng ngân sách, số người và yêu cầu chung khi liên hệ với công ty tổ chức.

Vì thế, đơn vị du lịch phải chuẩn bị các phương án tư vấn phù hợp với ngân sách, nhu cầu của các công ty khác nhau, nhằm tạo ra chương trình mang tính chất “đo ni đóng giày”. Việc chuẩn bị kỹ càng và dự phòng rủi ro cũng quan trọng không kém.

Thách thức của các công ty lữ hành là xây dựng phương án dự phòng cho các tình huống như thời tiết xấu hay sự cố kỹ thuật. Kế hoạch chi tiết cần được xây dựng từ sớm nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả cho chương trình.

Đồng tình, ông Phạm Anh Vũ, Phó giám đốc công ty Du lịch Việt, cũng đề cao tính cá nhân hóa của các chương trình team building. Để thực hiện mục tiêu này, đơn vị lữ hành cần làm việc chặt chẽ để hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, sự hiểu biết về địa hình tự nhiên và văn hóa của điểm đến góp phần giúp công ty du lịch xây dựng chương trình phù hợp và sáng tạo. Việc phối hợp với các đối tác cung cấp địa điểm, thiết bị và dịch vụ vận chuyển cũng cần được chú trọng.

Cuối cùng, quản lý ngân sách là một bài toán đối với cả doanh nghiệp và đơn vị tổ chức, đòi hỏi hai bên cùng tham gia vào quá trình.

Như Phương - Linh Vũ