Tinh gọn bộ máy đã giúp trường ĐH giảm chi phí vận hành, tăng hiệu quả quản lý

Thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW, ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương khóa XII “Một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả”, nhiều cơ sở giáo dục đại học đã triển khai sáp nhập, tinh gọn bộ máy và nhận thấy hiệu quả rõ rệt.

Tỷ lệ tinh gọn bộ máy đạt từ 30-40%

Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Nguyễn Anh Tuấn - Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh cho biết, nhà trường đã chủ động triển khai quá trình tinh gọn bộ máy để đáp ứng yêu cầu của Nghị quyết 18-NQ/TW, đồng thời đảm bảo sự bền vững trong quản lý và phát triển.

Phó Giáo sư, Tiến sĩ Nguyễn Anh Tuấn - Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh. (Ảnh: Website nhà trường)

Theo thầy Tuấn, trên cơ sở rà soát, sắp xếp tổ chức bộ máy tinh gọn, hoạt động hiệu quả, nhà trường là đơn vị đầu tiên thực hiện giải thể 45 bộ môn để phù hợp với quy định của Luật Giáo dục đại học 2018.

Đồng thời, nhà trường tiến hành sáp nhập các khoa chuyên môn, hình thành các viện quản lý đào tạo, từ 14 khoa thành 7 viện. Để nâng cao hiệu quả tư vấn, hỗ trợ sinh viên trong học tập, nhà trường đã bỏ mô hình giáo vụ (14 đầu mối), chuyển sang bộ phận tư vấn đào tạo thuộc Phòng Đào tạo của nhà trường.

Nhà trường cũng là đơn vị thực hiện kiện toàn hệ thống tổ chức và quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động. Theo đó, trường giảm 11 đầu mối bên trong (từ 39 đầu mối tinh gọn còn 28 đầu mối), tỷ lệ giảm đạt gần 30%.

“Nhà trường đặt trọng tâm vào nguyên tắc ‘một việc không để hai người làm, một người có thể làm hơn hai việc’. Nguyên tắc này không chỉ tối ưu hóa việc phân công lao động, mà còn giảm thiểu sự chồng chéo chức năng giữa các đơn vị, tránh lãng phí nguồn lực.

Bên cạnh đó, năng lực cán bộ cũng là yếu tố quyết định trong quá trình sắp xếp. Nhà trường thực hiện đánh giá toàn diện về trình độ chuyên môn, kỹ năng quản lý, cũng như khả năng thích ứng với các thay đổi trong mô hình tổ chức của từng cán bộ. Việc này đảm bảo các nhân sự còn lại sau quá trình tinh gọn đều là những người có khả năng đóng góp tích cực và hiệu quả cho hoạt động của đơn vị.

Đặc biệt, nhà trường đã áp dụng chuyển đổi số như một giải pháp chiến lược để tinh giản bộ máy. Các công việc hành chính và quản lý vốn tiêu tốn nhiều nguồn lực đã được số hóa, giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào lao động thủ công.

Bên cạnh đó, nhà trường cũng đặc biệt chú trọng đến yếu tố nhân văn trong suốt quá trình tinh gọn. Mọi quyết định liên quan đến sáp nhập, giải thể hoặc tinh giản biên chế đều được cân nhắc kỹ lưỡng để hạn chế tối đa các tác động tiêu cực đến đời sống của đội ngũ cán bộ, viên chức. Đối với các đơn vị có vai trò chiến lược, nhà trường tiếp tục duy trì và ưu tiên nguồn lực nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững, đồng thời tập trung đầu tư vào các hoạt động nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế”, thầy Tuấn cho hay.

Theo thầy Tuấn, quá trình sáp nhập, tinh gọn bộ máy được triển khai theo một lộ trình minh bạch và có sự tham gia của nhiều bên liên quan. Lãnh đạo nhà trường phối hợp cùng đội ngũ cán bộ, viên chức và các chuyên gia quản lý tổ chức để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và phân tích khoa học.

Cùng bàn về vấn đề này, Giáo sư, Tiến sĩ Chử Đức Trình - Hiệu trưởng Trường Đại học Công nghệ (Đại học Quốc gia Hà Nội) cho biết, nhà trường đã tiến hành thực hiện sáp nhập, tinh gọn bộ máy theo Nghị quyết 18-NQ/TW từ đầu năm 2024. Theo đó, nhà trường đã lên đề án sáp nhập giảm 6 đơn vị, trong đó 05 đơn vị gồm các trung tâm nghiên cứu, viện nghiên cứu, phòng thí nghiệm được chuyển về các khoa đào tạo và sáp nhập 02 đơn vị chức năng thành 01 đơn vị. Cụ thể, nhà trường sáp nhập phòng Thanh tra Pháp chế với Trung tâm Đảm bảo chất lượng thành Phòng Thanh tra pháp chế và Đảm bảo chất lượng.

Trường Đại học Công nghệ (Đại học Quốc gia Hà Nội) đã tiến hành thực hiện sáp nhập, tinh gọn bộ máy theo Nghị quyết 18-NQ/TW từ đầu năm 2024. (Ảnh minh họa: Website nhà trường)

Theo thầy Trình, sau khi sáp nhập giảm 6 đơn vị trên, nhà trường thống kê đã tinh gọn được 27,5%. Tuy nhiên, Chính phủ chỉ đạo, yêu cầu các đơn vị phải sáp nhập các đơn vị trực thuộc từ 30-40%.

Do đó, nhà trường đã xem xét và rà soát để tiếp tục sáp nhập thêm 2 đơn vị.

Thứ nhất, Phòng Đảm bảo chất lượng và Thanh tra pháp chế được tách đôi. Nhà trường chuyển bộ phận Đảm bảo chất lượng về Phòng Đào tạo và chuyển bộ phận Thanh tra pháp chế về Phòng Hành chính quản trị.

Thứ hai, Phòng Tổ chức cán bộ được sáp nhập về Phòng Hành chính quản trị và tạo thành một phòng mới gọi là Phòng Hành chính quản trị và tổ chức cán bộ. Trong đó, Phòng Hành chính quản trị và tổ chức cán bộ sẽ gồm 3 bộ phận: Bộ phận hành chính quản trị, tổ chức cán bộ và thanh tra pháp chế.

“Hiện tại, nhà trường đã thực hiện sáp nhập được 30-40%. Quá trình sáp nhập diễn ra trải qua nhiều cấp bậc, từ đầu năm 2024 đến tháng 10/2024, đến nay bộ máy tổ chức đã đi vào hoạt động ổn định, tinh gọn hiệu quả”, thầy Trình cho hay.

Chấp nhận khó khăn ban đầu vì mục tiêu tiến xa hơn

Cũng theo Hiệu trưởng Trường Đại học Công nghệ (Đại học Quốc gia Hà Nội), mọi sự thay đổi, dù lớn hay nhỏ đều có cả những khó khăn và cơ hội. Trong đó, khó khăn lớn nhất trong quá trình tinh gọn bộ máy là thay đổi tâm lý của thầy cô trong nhà trường.

Giáo sư, Tiến sĩ Chử Đức Trình - Hiệu trưởng Trường Đại học Công nghệ (Đại học Quốc gia Hà Nội). (Ảnh: Website nhà trường)

“Khi có một sự thay đổi lớn về bộ máy, bài toán đặt ra về tính hiệu quả sau khi tinh gọn khiến nhiều người trăn trở. Tuy nhiên, nhờ chủ động triển khai Nghị quyết 18-NQ/TW từ sớm, nhà trường đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tư tưởng, cách thực hiện nhằm hướng đến mục tiêu phát triển xa hơn trong tương lai.

Xuất phát từ nhu cầu phát triển của nhà trường, chúng tôi đã nhận thấy những bộ phận ở thời điểm đó là chưa tinh gọn và đạt hiệu quả như kỳ vọng. Tuy nhiên, ban đầu, không phải bộ phận nào cũng hiểu được vấn đề và chấp nhận thay đổi để phát triển. Do đó, nhà trường phải vận động tư tưởng một thời gian dài và hiện tại, khi bộ máy tổ chức hoạt động trơn tru, những ý kiến băn khoăn, thắc mắc đã không còn”, thầy Trình chia sẻ.

Đồng quan điểm trên, Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh cho biết, việc tinh gọn bộ máy tại nhà trường ban đầu khiến vài cán bộ, viên chức gặp khó khăn trong việc thích nghi với các nhiệm vụ mới và đối mặt với áp lực do khối lượng công việc gia tăng. Nhiều người phải đối mặt với tâm lý lo lắng về sự ổn định trong công việc, cũng như thách thức khi làm quen với những thay đổi về quy trình và trách nhiệm.

Bên cạnh yếu tố tâm lý, việc đảm bảo chất lượng đào tạo và nghiên cứu trong bối cảnh chuyển đổi bộ máy cũng là một thách thức. Chưa kể, khi nguồn ngân sách nhà nước dành cho hoạt động của nhà trường giảm, nhưng các yêu cầu về đầu tư cơ sở vật chất, đổi mới chương trình đào tạo và phát triển các ngành mũi nhọn lại gia tăng dẫn đến gặp khó khăn về tài chính.

Để giải những khó khăn trên, nhà trường đã phải triển khai nhiều giải pháp đồng bộ, từ việc tăng cường truyền thông nội bộ đến việc áp dụng kế hoạch chi tiết nhằm đảm bảo các hoạt động đào tạo và nghiên cứu không bị gián đoạn đồng thời tiếp tục khẳng định cam kết duy trì chất lượng đào tạo và nghiên cứu, bất chấp những thách thức trong quá trình chuyển đổi.

“Sau khi triển khai tinh gọn, nhà trường đã ghi nhận nhiều kết quả tích cực, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Một trong những thành tựu đáng chú ý nhất là việc giảm đáng kể chi phí vận hành, từ đó nhà trường có thêm nguồn lực để đầu tư vào các dự án đào tạo và nghiên cứu chiến lược. Việc cắt giảm các đầu mối quản lý không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn thúc đẩy sự tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi, tạo điều kiện thuận lợi cho các khoa, phòng phát huy tối đa tiềm năng và hiệu suất công việc.

Nhờ quá trình tái cơ cấu, nhà trường cũng cải thiện được hiệu quả quản lý. Các quy trình ra quyết định trở nên nhanh chóng và linh hoạt hơn, loại bỏ tình trạng chồng chéo giữa các đơn vị, từ đó giảm thiểu sự lãng phí về thời gian và nguồn lực.

Bên cạnh đó, nhà trường có thể tập trung hóa nguồn lực vào việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Nhà trường đã có thêm cơ hội để đầu tư vào cơ sở vật chất hiện đại, phát triển các chương trình đào tạo mang tính ứng dụng cao, đặc biệt trong các ngành mũi nhọn như đường sắt tốc độ cao, logistics và hạ tầng giao thông thông minh.

Đặc biệt, quá trình tinh gọn cũng góp phần củng cố văn hóa tổ chức, khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo trong toàn thể cán bộ, viên chức. Nhờ tinh gọn, các bộ phận có thể làm việc trong một môi trường tập trung và hiệu quả hơn, từ đó tạo ra động lực mạnh mẽ để không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng giảng dạy, nghiên cứu”, thầy Tuấn khẳng định.

Về định hướng trong thời gian tới, thầy Tuấn bày tỏ, cơ sở giáo dục sẽ tập trung thực hiện một loạt các kế hoạch chiến lược nhằm duy trì hiệu quả hoạt động và tiếp tục cải thiện, thích ứng với những yêu cầu đổi mới.

Thứ nhất, nhà trường sẽ xây dựng và triển khai hệ thống quản lý hiện đại dựa trên nền tảng chuyển đổi số, tận dụng sức mạnh của công nghệ để tối ưu hóa các quy trình quản lý, giảng dạy, nghiên cứu và tương tác với sinh viên. Trong đó, nhà trường hướng đến việc sử dụng dữ liệu lớn (Big Data) và trí tuệ nhân tạo (AI) để nâng cao khả năng phân tích, dự đoán, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Thứ hai, nhà trường cũng định hướng mở rộng và đẩy mạnh hợp tác quốc tế, nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Thông qua việc liên kết với các trường đại học và tổ chức nghiên cứu uy tín trên thế giới, nhà trường không chỉ tiếp cận được các nguồn tri thức mới mà còn mở rộng cơ hội thực tập, học tập và nghiên cứu cho cả giảng viên và sinh viên. Đặc biệt, các chương trình trao đổi học thuật, đồng cấp bằng quốc tế, và nghiên cứu chung về các lĩnh vực như logistics, công nghệ giao thông thông minh, và hạ tầng đường sắt tốc độ cao sẽ được ưu tiên phát triển mạnh mẽ.

Thứ ba, trong lĩnh vực đào tạo sẽ tập trung vào việc cải tiến chương trình giảng dạy theo hướng thực tiễn và gắn liền với nhu cầu thị trường. Bên cạnh đó, nhà trường cũng sẽ tích cực thực hiện các yêu cầu đổi mới, đặc biệt là các chỉ đạo theo Nghị quyết 18-NQ/TW, nhằm tái cơ cấu và tinh gọn bộ máy một cách hiệu quả, nhưng vẫn giữ được chất lượng và sự ổn định trong hoạt động.

Thu Thủy