TP.HCM dùng dữ liệu học bạ, văn bằng để giảm giấy tờ cho người dân

Người dân, tổ chức, doanh nghiệp tại TP.HCM có thể giảm bớt việc nộp bản sao học bạ, văn bằng khi làm thủ tục hành chính, nếu các thông tin này đã được kết nối và khai thác đầy đủ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo.

UBND TP.HCM vừa có văn bản yêu cầu các sở, ban, ngành và UBND phường, xã, đặc khu triển khai việc công bố, kết nối, khai thác, sử dụng dữ liệu học bạ, văn bằng để thay thế thành phần hồ sơ trong giải quyết thủ tục hành chính.

TP.HCM dùng dữ liệu học bạ, văn bằng để giảm giấy tờ cho người dân.

Điểm đáng chú ý nhất là khi Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính đã được kết nối, có thể khai thác và sử dụng dữ liệu, cơ quan tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu người dân, tổ chức, doanh nghiệp nộp bản sao, giấy tờ nếu thông tin đã được khai thác đầy đủ, chính xác từ cơ sở dữ liệu.

Đây là bước đi cụ thể trong cải cách hành chính dựa trên dữ liệu. Thay vì người dân phải tự chứng minh thông tin bằng giấy tờ, cơ quan nhà nước sẽ chủ động khai thác dữ liệu đã có. Nếu triển khai đồng bộ, người dân sẽ bớt phải photo, chứng thực, đi lại nhiều lần hoặc bổ sung những giấy tờ mà hệ thống đã có thể kiểm tra.

Người dân bớt nộp bản sao học bạ, văn bằng

Trong nhiều thủ tục hành chính, học bạ, bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy tờ liên quan đến quá trình học tập thường là thành phần hồ sơ quan trọng. Trước đây, người dân thường phải chuẩn bị bản sao, bản chứng thực hoặc giấy tờ đối chiếu. Với người ở xa, người làm hồ sơ nhiều nơi, việc này gây tốn thời gian, chi phí và dễ phát sinh tình trạng thiếu giấy tờ.

Theo yêu cầu của UBND TP.HCM, các sở, ngành, phường, xã, đặc khu phải quán triệt, phổ biến đầy đủ việc sử dụng dữ liệu học bạ, văn bằng trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo để thay thế giấy tờ trong hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính. Việc phổ biến phải đến cơ quan, đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức để bảo đảm thực hiện thống nhất.

Điều này rất quan trọng, bởi cải cách thủ tục hành chính chỉ thực sự có hiệu quả khi người dân cảm nhận được sự thay đổi ở bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Nếu dữ liệu đã có nhưng cán bộ vẫn yêu cầu người dân nộp thêm bản sao, mục tiêu giảm giấy tờ sẽ khó đạt được.

UBND TP.HCM cũng yêu cầu các cơ quan hướng dẫn người dân cập nhật, điều chỉnh thông tin trong trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất. Quy định này nhằm tránh tình trạng dữ liệu bị sai, thiếu hoặc chưa đồng bộ khiến hồ sơ bị kéo dài, trong khi người dân không biết phải điều chỉnh ở đâu, làm thế nào.

Với cách làm này, người dân không chỉ được giảm giấy tờ, mà còn có cơ hội chuẩn hóa thông tin cá nhân liên quan đến học bạ, văn bằng. Khi dữ liệu đã chính xác, các lần thực hiện thủ tục sau sẽ thuận lợi hơn.

Tái cấu trúc thủ tục hành chính bằng dữ liệu giáo dục

Không chỉ dừng ở việc bỏ bớt giấy tờ, UBND TP.HCM yêu cầu các sở, ban, ngành rà soát những thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý có thành phần hồ sơ có thể thay thế bằng dữ liệu học bạ, văn bằng trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo.

Trên cơ sở đó, các đơn vị phải phối hợp với UBND cấp xã xây dựng, đề xuất phương án tái cấu trúc quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền cấp xã. Đây là cấp gần dân nhất, nơi người dân thường xuyên thực hiện các thủ tục cơ bản. Vì vậy, nếu quy trình ở cấp xã được tái cấu trúc tốt, hiệu quả cải cách sẽ đi vào đời sống nhanh hơn.

Các sở, ngành cũng được yêu cầu chủ động báo cáo, đề xuất bộ, ngành; phối hợp với Trung tâm Chuyển đổi số TP.HCM để kết nối, khai thác, sử dụng dữ liệu học bạ, văn bằng cho các hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Việc kết nối phải thực hiện theo hướng dẫn của Bộ GD-ĐT và đúng quy định pháp luật.

Sở GD-ĐT TP.HCM được giao làm đầu mối trao đổi, thống nhất với Bộ GD-ĐT về phạm vi, hình thức, cấu trúc dữ liệu được kết nối. Sở này cũng có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, đơn vị cách khai thác, sử dụng dữ liệu trong quá trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính.

Trong khi đó, Văn phòng UBND TP.HCM được giao thường xuyên theo dõi, đôn đốc, tổng hợp kết quả triển khai và báo cáo Chủ tịch UBND thành phố để kịp thời chỉ đạo, tháo gỡ vướng mắc phát sinh. Đây là khâu cần thiết vì quá trình kết nối dữ liệu có thể gặp khó khăn về kỹ thuật, độ chính xác thông tin hoặc sự phối hợp giữa các đơn vị.

Từ góc nhìn người dân, chị Nguyễn Thị Ánh Nguyệt (ngụ phường Tân Sơn Nhất) chia sẻ: “Hiệu quả cuối cùng của chủ trương này nằm ở việc thủ tục có thật sự nhẹ hơn hay không. Mỗi loại giấy tờ được cắt giảm sẽ giúp người dân bớt một lần photo, bớt một lần chứng thực, bớt một lần đi lại. Với tổ chức, doanh nghiệp, việc giảm giấy tờ cũng giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ, nhất là trong các thủ tục liên quan đến nhân sự, bằng cấp, điều kiện chuyên môn”.

Trong bối cảnh TP.HCM đang đẩy mạnh chuyển đổi số và cải cách hành chính, việc sử dụng dữ liệu học bạ, văn bằng để thay thế giấy tờ là một bước đi thiết thực. Khi dữ liệu đã có, hệ thống đã kết nối, cơ quan giải quyết thủ tục cần chủ động khai thác thay vì yêu cầu người dân nộp lại. Chỉ khi đó, cải cách hành chính dựa trên dữ liệu mới thật sự giảm phiền hà và tạo thuận lợi cho người dân.