TP. Hồ Chí Minh: Số hóa hơn 600 triệu trang tài liệu lưu trữ từ năm 1975

TP. Hồ Chí Minh sẽ thực hiện số hóa hơn 600 triệu trang tài liệu lưu trữ từ năm 1975 đến 30/6/2025. Ảnh minh họa

UBND TP. Hồ Chí Minh vừa ban hành Quyết định số 4001/QĐ-UBND về phê duyệt Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn thành phố (Giai đoạn tài liệu hình thành từ năm 1975 đến ngày 30/6/2025).

Theo Đề án, sau khi hợp nhất 3 tỉnh, thành: TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương và tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cũ thì khối lượng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố tăng lên rất nhiều lần, khoảng hơn 410.000 mét. Phần lớn tài liệu đang được bảo quản ở dạng giấy, có tình trạng vật lý xuống cấp do ảnh hưởng bởi điều kiện môi trường bảo quản, thời gian hình thành và quá trình sử dụng.

Việc xây dựng và triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ là nhu cầu cần thiết để từng bước hiện đại hóa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ; góp phần hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao chất lượng hiệu quả quản lý, điều hành công việc, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin, đáp ứng yêu cầu đề ra tại Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22/10/2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị và Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.

Các tài liệu sẽ thực hiện số hóa phần lớn là tài liệu bản giấy được lưu trữ từ năm 1975. Ảnh minh họa

Mục tiêu của Đề án nhằm hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số của các cơ quan, tổ chức sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy; bảo đảm lựa chọn tài liệu số hóa theo quy định hiện hành.

Chuẩn hóa quy trình số hóa và thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ bảo đảm thống nhất trong toàn thành phố cụ thể: Tiến hành số hóa 75.261m giá tài liệu, tương đương khoảng 602.091.384 trang, trong đó: 18.928m giá tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức đã và đang thu nộp về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố theo chỉ đạo UBND thành phố và 54.540m giá tài liệu được hình thành từ năm 1975 đến ngày 30/6/2025 hiện đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố (trong đó: cấp tỉnh 21.558m giá; cấp xã: 33.244m giá).

Thời gian thực hiện: 10 năm (2026-2035), gồm 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 (2026-2030) thực hiện số hóa khối tài liệu lưu trữ đã hoàn thành việc chỉnh lý hoàn chỉnh trước ngày 1/7/2025 của 159 cơ quan, tổ chức (khối lượng 54.348,1m giá tài liệu, tương đương khoảng 434.784.640 trang, tổng số tiền hơn 1.925 tỷ đồng). Giai đoạn 2 (2031 - 2035): Thực hiện số hóa khối tài liệu lưu trữ đã hoàn thành việc chỉnh lý hoàn chỉnh trước 2030 của 181 cơ quan, tổ chức (khối lượng 21.023m giá, tương đương khoảng 168.185.384 trang, tổng số tiền hơn: 744 tỷ đồng).

Các tài liệu lưu trữ số hóa được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Thông tư số 05/2025/TT-BNV. Ảnh minh họa

TP. Hồ Chí Minh sẽ tích hợp tài liệu lưu trữ số vào các nền tảng quản lý dữ liệu dùng chung của thành phố, hướng tới kết nối với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của Phông lưu trữ nhà nước; kết nối, chia sẻ thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo điều hành, công tác chuyên môn, tra cứu nghiệp vụ và dịch vụ công.

Các tài liệu lưu trữ số hóa được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Thông tư số 05/2025/TT-BNV và phải thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2.1 mục II Phụ lục kèm theo Công văn số 7197/BKHCN-CĐSQG.

Tổng kinh phí thực hiện Đề án hơn: 2.669 tỷ đồng từ Ngân sách nhà nước cấp hằng năm theo phân cấp ngân sách hiện hành. Khái toán kinh phí trong Đề án mang giá trị tạm tính, không làm cơ sở để thực hiện thanh quyết toán; trong quá trình thực hiện Đề án, các cơ quan, tổ chức thực hiện các bước lập dự toán, sử dụng, thanh quyết toán theo các quy định hiện hành.

UBND thành phố giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp Sở Tài chính, Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Chuyển đổi số thành phố và các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu UBND thành phố ban hành kế hoạch triển khai thực hiện các nội dung, nhiệm vụ cụ thể của Đề án, đảm bảo về tiến độ, thời gian, hiệu quả, tiết kiệm, không lãng phí và theo đúng quy định hiện hành; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc triển khai thực hiện Đề án bảo đảm đúng mục tiêu, nguyên tắc, yêu cầu, quy trình số hóa và quy định của pháp luật về lưu trữ.