TPHCM chỉ đạo quản lý hồ sơ tài liệu khi sáp nhập đơn vị
UBND TPHCM vừa có văn bản gửi các sở, ngành quận huyện, tổng công ty, công ty thuộc UBND TP về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, tổ chức lại cơ quan, tổ chức.
Chủ tịch UBND TPHCM yêu cầu hồ sơ, tài liệu phải được bàn giao đầy đủ, nguyên trạng, toàn bộ hồ sơ, tài liệu công việc do từng cán bộ, công chức, viên chức và đơn vị diện sắp xếp hiện đang quản lý về đơn vị hành chính, sự nghiệp mới; đảm bảo phục vụ được hoạt động của đơn vị hành chính, sự nghiệp mới được tiếp nối liên tục, không gián đoạn; làm rõ trách nhiệm của cá nhân được giao quản lý tài liệu, hồ sơ, người đứng đầu đơn vị được bàn giao và tiếp nhận.
Cơ quan, tổ chức mới phải tổ chức hội nghị bàn giao, tiếp nhận tài liệu, hồ sơ giữa cơ quan, tổ chức cũ và cơ quan, tổ chức mới hình thành sau sắp xếp có sự chứng kiến của đại diện tổ chức chuyên ngành cấp trên trực tiếp. Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu phải kịp thời, có sự tham gia đầy đủ của cá nhân trực tiếp quản lý tài liệu, người đứng đầu tổ chức bàn giao và tiếp nhận.
TPHCM yêu cầu bàn giao đầy đủ, nguyên trạng hồ sơ khi chia tách, sáp nhập đơn vị (ảnh minh họa)
Chủ tịch UBND TP cũng yêu cầu người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũ trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, việc lập hồ sơ, kiểm kê, thống kê hồ sơ, tài liệu được giao nộp và thực hiện việc bàn giao, hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức mới trong trường hợp chia tách, sáp nhập.
Bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu được bàn giao; tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ, bảo đảm an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ các cơ quan, tổ chức.
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định. Cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bàn giao những hồ sơ, tài liệu đã được niêm phong cho người có trách nhiệm.
Cá nhân trong cơ quan, tổ chức trước khi chuyển công tác phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị cũ.
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũ và mới đồng ý bằng văn bản và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi lưu trữ cơ quan mới. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 2 năm.
Sở Nội vụ có trách nhiệm tiếp tục tham mưu UBND Thành phố ban hành các văn bản chỉ đạo và Sở Nội vụ ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ theo thẩm quyền để các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn TPHCM đảm bảo đúng quy định pháp luật.
Tổng hợp và báo cáo UBND TP về tình hình triển khai và kết quả thực hiện việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, tổ chức lại tại các cơ quan, tổ chức.
