Trợ lý công chức thời số hoá

Lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ nhận giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam năm 2026

Từ Nền tảng cửa khẩu số, trợ lý ảo hỗ trợ giải đáp thủ tục hành chính đến các giải pháp chuyển đổi số trong giáo dục, cộng đồng và kết nối doanh nghiệp với chính quyền, Lạng Sơn từng bước mở rộng phạm vi ứng dụng công nghệ, gắn chuyển đổi số với giải quyết những yêu cầu thực tiễn. Năm 2026, giải pháp Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng tiếp tục được vinh danh, đánh dấu bước tiến mới trong ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào thực thi công vụ, hỗ trợ cán bộ, công chức nâng cao hiệu quả xử lý công việc, góp phần thúc đẩy xây dựng chính quyền số trên địa bàn tỉnh.

Thuận tiện xử lý công việc

Ông Lâm Văn Cường, Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND xã Lợi Bác sử dụng Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng từ đầu năm 2026 để hỗ trợ công việc chuyên môn. Với nhiệm vụ thường xuyên tham mưu xây dựng kế hoạch, công văn, thông báo kết luận của UBND xã và theo dõi, đôn đốc thực hiện các văn bản chỉ đạo của cấp trên, Trợ lý ảo đã giúp ông thuận tiện hơn trong quá trình xử lý công việc. Ông Lâm Văn Cường chia sẻ: Khi soạn thảo văn bản, tôi cung cấp những thông tin cơ bản về nội dung lãnh đạo giao, yêu cầu công việc hoặc mẫu văn bản có sẵn, Trợ lý ảo sẽ hỗ trợ xây dựng dự thảo với bố cục, cách diễn đạt phù hợp. Nhờ đó, tôi giảm được thời gian soạn thảo, có thêm thời gian kiểm tra, chỉnh sửa, hoàn thiện nội dung trước khi trình lãnh đạo.

Không chỉ trường hợp kể trên, Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng đang được nhiều cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh sử dụng để hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ. Việc đưa công cụ này vào hoạt động công vụ có ý nghĩa thiết thực trong bối cảnh vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Sau sắp xếp tổ chức bộ máy, khối lượng và yêu cầu công việc đối với đội ngũ cán bộ, công chức, nhất là ở cấp xã ngày càng cao. Nhiều phòng chuyên môn phải đảm nhiệm công việc thuộc 4 - 5 lĩnh vực quản lý nhà nước khác nhau. Việc tra cứu văn bản, tìm căn cứ pháp lý, tổng hợp thông tin và chuẩn bị báo cáo theo cách thủ công mất nhiều thời gian, nhất là đối với những cán bộ mới tiếp nhận nhiệm vụ hoặc phụ trách nhiều lĩnh vực.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, Sở Khoa học và Công nghệ đã tham mưu nghiên cứu, xây dựng và đưa vào sử dụng Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng từ đầu năm 2026.

Cán bộ Trung tâm Công nghệ số, Sở Khoa học và Công nghệ rà soát các tính năng của Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng

Ông Nguyễn Quang Huy, Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ cho biết: Giải pháp Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng ứng dụng trí tuệ nhân tạo kết hợp với nguồn dữ liệu văn bản, tài liệu của các cơ quan nhà nước đã hỗ trợ cán bộ tra cứu quy định, tìm căn cứ pháp lý, tổng hợp thông tin, soạn thảo và rà soát văn bản được thuận lợi. Điểm thuận tiện là thay vì phải tìm kiếm, đọc và đối chiếu nhiều tài liệu, người dùng có thể đặt câu hỏi bằng tiếng Việt theo nội dung công việc cần giải quyết. Trợ lý ảo sẽ tìm kiếm, tổng hợp và đưa ra câu trả lời, đồng thời cung cấp căn cứ để cán bộ đối chiếu, kiểm tra trước khi sử dụng.

Đặc biệt, trong công tác soạn thảo văn bản, hệ thống đã được xây dựng với 26 mẫu văn bản thông dụng và trên 30 mẫu nâng cao, đáp ứng nhu cầu của các cơ quan, đơn vị. Từ giấy mời họp, công văn góp ý đến các quyết định, kế hoạch, cán bộ có thể sử dụng mẫu phù hợp, cung cấp thông tin cần thiết để Trợ lý ảo hỗ trợ xây dựng dự thảo, gợi ý cách trình bày, diễn đạt và chỉnh sửa nội dung. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ tóm tắt văn bản dài, kiểm tra chính tả, rà soát dự thảo và trình bày thông tin dưới dạng hình ảnh phục vụ báo cáo, tuyên truyền. Những chức năng này giúp giảm bớt các thao tác lặp lại, hỗ trợ cán bộ xử lý công việc nhanh chóng, thuận tiện hơn.

Để đưa giải pháp vào sử dụng hiệu quả, tỉnh đã tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ đầu mối tại 35 cơ quan, đơn vị bằng cả hình thức trực tiếp và trực tuyến. Bên cạnh hướng dẫn thao tác, cán bộ còn được trang bị kỹ năng đặt câu hỏi, kiểm tra nguồn thông tin và sử dụng kết quả do Trợ lý ảo cung cấp vào công việc chuyên môn. Qua đó, từng bước làm quen với phương thức làm việc có sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo.

Mở rộng phạm vi ứng dụng

Kết quả bước đầu cho thấy giải pháp được đón nhận và sử dụng tại nhiều cơ quan, đơn vị. Từ đầu năm 2026 đến nay, toàn tỉnh đã cấp trên 3.800 tài khoản sử dụng Trợ lý ảo, trong đó khoảng 98% tài khoản đã phát sinh truy cập. Hệ thống ghi nhận trên 240.000 lượt truy cập, hơn 220.000 lượt truy vấn tại trên 180 cơ quan, đơn vị. Qua đó cho thấy sau khi đưa vào khai thác trong thực tế, Trợ lý ảo hỗ trợ tích cực cho cán bộ, công chức thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên.

Qua quá trình hướng dẫn, hỗ trợ tại các cơ quan, đơn vị cho thấy, việc ứng dụng trợ lý ảo giúp rút ngắn khoảng 30–50% thời gian thực hiện các công việc ban đầu như: tìm kiếm căn cứ pháp lý, tóm tắt tài liệu, xây dựng đề cương báo cáo và dự thảo văn bản so với phương pháp thủ công. Đối với những văn bản có mẫu sẵn hoặc nội dung thường xuyên lặp lại, thời gian tạo bản nháp có thể giảm khoảng 50–60%. Qua đó, cán bộ có thêm thời gian tập trung nghiên cứu, rà soát, hoàn thiện nội dung văn bản, góp phần nâng cao chất lượng công tác tham mưu.

Chuyên viên Tỉnh đoàn sử dụng Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng

Hiệu quả của Trợ lý ảo còn thể hiện ở khả năng hỗ trợ cán bộ tiếp cận, khai thác thông tin phục vụ công việc. Bà Đặng Thị Tới, Phó Chủ tịch UBND xã Bình Gia cho biết: Đối với lãnh đạo, quản lý, hệ thống có thể hỗ trợ tổng hợp thông tin, chuẩn bị báo cáo, tài liệu phục vụ các cuộc họp và công tác chỉ đạo, điều hành. Với cán bộ có kinh nghiệm, Trợ lý ảo hỗ trợ giảm thời gian tra cứu, tổng hợp, rà soát văn bản. Đối với cán bộ mới nhận nhiệm vụ, nhất là ở cấp xã, công cụ này giúp việc tìm hiểu văn bản, quy định và tài liệu chuyên môn thuận tiện hơn. Từ đó, góp phần nâng cao hiệu quả phối hợp, xử lý công việc trong các cơ quan nhà nước.

Không chỉ hỗ trợ cán bộ, công chức trong thực hiện nhiệm vụ, Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng còn góp phần nâng cao hiệu quả khai thác các hệ thống thông tin, nguồn dữ liệu mà tỉnh đã đầu tư xây dựng. Với kho dữ liệu hơn 493.000 văn bản, tài liệu hành chính được tích hợp từ các nguồn dữ liệu dùng chung của tỉnh và thường xuyên cập nhật, Trợ lý ảo giúp cán bộ tra cứu, tổng hợp thông tin, tìm kiếm căn cứ pháp lý phục vụ công việc. Việc đồng bộ dữ liệu thường xuyên giúp thông tin cung cấp cho người dùng bám sát các văn bản mới, hạn chế sử dụng thông tin cũ hoặc thiếu căn cứ kiểm chứng. Đáng chú ý, giải pháp có thể kết nối với các hệ thống dữ liệu hiện có mà không phải thay thế phần mềm đang vận hành, tạo thuận lợi cho việc triển khai tại các cơ quan, đơn vị.

Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng sử dụng các công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên, tìm kiếm ngữ nghĩa, lập chỉ mục dữ liệu, cơ sở dữ liệu vector, OCR và cơ chế truy xuất thông tin trước khi sinh câu trả lời. Công nghệ được lựa chọn không nhằm trình diễn kỹ thuật, mà để giải quyết các yêu cầu rất cụ thể trong công vụ: tìm đúng văn bản dù người dùng không nhớ chính xác số hiệu; hiểu câu hỏi bằng tiếng Việt tự nhiên; tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn; trích xuất nội dung liên quan; trả lời kèm căn cứ để người dùng kiểm chứng; hỗ trợ rà soát và chỉnh sửa văn bản đang soạn thảo...

Hiệu quả này càng có ý nghĩa trong bối cảnh thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp, khi cán bộ cấp xã phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ thuộc các lĩnh vực quản lý khác nhau. Đối với địa bàn miền núi, biên giới như Lạng Sơn, việc sử dụng công cụ hỗ trợ dùng chung giúp cán bộ cơ sở tiếp cận nhanh hơn với văn bản, quy định và tài liệu nghiệp vụ, góp phần nâng cao năng lực xử lý công việc. Từ kết quả triển khai tại hơn 180 cơ quan, đơn vị, Trợ lý ảo cũng cho thấy khả năng mở rộng phạm vi ứng dụng, đồng thời tạo cơ sở để tỉnh tiếp tục phát triển các chức năng hỗ trợ theo từng lĩnh vực chuyên môn.

Việc Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng được vinh danh tại Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam năm 2026 là sự ghi nhận đối với những nỗ lực ứng dụng công nghệ của tỉnh. Quan trọng hơn, từ những công việc cụ thể như: tra cứu quy định, soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo, giải pháp đang góp phần đổi mới phương thức làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức. Qua đó cho thấy, chuyển đổi số không chỉ dừng ở việc xây dựng hạ tầng, phần mềm hay cơ sở dữ liệu, mà cần đưa những nguồn lực này vào khai thác hiệu quả, tạo chuyển biến thực chất trong hoạt động của cơ quan nhà nước, hướng tới phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.