Từ ngày 1/1/2026, quy định mới liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội có gì thay đổi?

Từ ngày 1/1/2026, đề xuất cấp sổ bảo hiểm xã hội điện tử thay sổ giấy

Theo Điều 24 Dự thảo Luật Bảo hiểm xã hội sửa đổi đề xuất quy định về sổ bảo hiểm xã hội. Theo đó:

- Sổ bảo hiểm xã hội chứa đựng những thông tin nhân thân cơ bản của người lao động, ghi nhận việc đóng, hưởng và giải quyết các chế độ theo quy định của Luật này.

- Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành như nhau.

Từ ngày 1/1/2026 thực hiện cấp số bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử cho người tham gia bảo hiểm xã hội. Sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy chỉ được cấp khi người lao động yêu cầu.

- Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

- Chính phủ quy định chi tiết các Khoản 1, 2 và 3 của Điều 24 Dự thảo Luật Bảo hiểm xã hội sửa đổi này và lộ trình hoàn thành việc cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử.

Theo đề xuất quy định trên thì từ ngày 1/1/2026 sẽ thực hiện cấp số bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử cho người tham gia bảo hiểm xã hội. Sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy chỉ được cấp khi người lao động yêu cầu.

Dự thảo Luật Bảo hiểm xã hội sửa đổi đề xuất quy định về sổ bảo hiểm xã hội điện tử thay sổ giấy từ 1/1/2026.

Bảo hiểm xã hội điện tử là gì?

Bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử là một phương thức giao dịch bảo hiểm xã hội thông qua các nền tảng kỹ thuật số, giúp cá nhân, đơn vị, tổ chức có thể thực hiện các thủ tục hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội trực tuyến một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Các giao dịch BHXH điện tử có thể bao gồm việc đăng ký, kê khai hồ sơ, nộp đóng bảo hiểm, tra cứu lịch sử bảo hiểm và các thông tin về quyền lợi bảo hiểm người người tham gia BHXH.

Các loại hình bảo hiểm xã hội điện tử phổ biến hiện nay gồm:

Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử do tổ chức IVAN cung cấp.

Ứng dụng bảo hiểm xã hội số - VssID.

Cổng dịch vụ công bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Chức năng tra cứu trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.

Với 4 cách này người dân đều có thể thực hiện được các giao dịch BHXH với cơ quan BHXH Việt Nam một cách dễ dàng và thuận tiện.

Khai bảo hiểm xã hội điện tử online cần thực hiện những gì?

Khai bảo hiểm xã hội điện tử online là gì?

Khai bảo hiểm xã hội điện tử online là việc doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm qua mạng thông qua các cổng giao dịch điện tử của cơ quan bảo hiểm. Hồ sơ bảo hiểm điện tử được cơ quan bảo hiểm chấp nhận và tương đương như hồ sơ giấy của người tham gia nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm.

Hiện nay, khai BHXH điện tử online là cách thức giao dịch bảo hiểm mới, đang được áp dụng rộng rãi ở hầu hết các đơn vị sử dụng lao động.

Bảo hiểm xã hội điện tử được áp dụng rộng rãi ở hầu hết các đơn vị sử dụng lao động.

Lợi ích khi khai bảo hiểm xã hội điện tử online

Việc khai bảo hiểm điện tử online giúp các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp:

- Tiết kiệm chi phí đi lại.

- Giảm thời gian chờ đợi giải quyết các thủ tục.

- Được hỗ trợ và cập nhật các thay đổi về văn bản, chính sách của cơ quan bảo hiểm.

Cách khai bảo hiểm xã hội điện tử online

Để khai bảo hiểm xã hội điện tử các đơn vị, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những yêu cầu:

Hệ thống máy tính có kết nối Internet.

Cài đặt phần mềm khai bảo hiểm online.

Quy trình thực hiện khai BHXH điện tử gồm có 2 bước:

Bước 1: Đăng ký chữ ký số: Đăng ký sử dụng chữ ký số với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

Bước 2: Thực hiện kê khai các hồ sơ BHXH điện tử.

Chữ ký số: Người tham gia BHXH điện tử cần phải có chữ ký số. Chữ ký số có thể hiểu như con dấu điện tử (hay còn được gọi đồng nhất là chữ ký điện tử) của người kê khai BHXH điện tử online. BHXH Việt Nam công nhận tính pháp lý của hình thức giao dịch điện tử sử dụng chữ ký số giữa người nộp BHXH và cơ quan BHXH. Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử là giải pháp hữu hiệu nhất nhằm đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu trên môi trường Internet.

Chữ ký số của các doanh nghiệp sẽ được sử dụng để thực hiện hai nhiệm vụ chính là đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam và để thực hiện việc nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu.

Hệ thống máy tính có kết nối Internet: Để có thể khai bảo hiểm xã hội điện tử online thì máy tính cần kết nối Internet. Vì khi khai BHXH qua mạng người tham gia bảo hiểm xã hội sẽ sử dụng hệ thống máy tính để thực hiện toàn bộ việc khai bảo hiểm từ quá trình gửi hồ sơ, đến tiếp nhận hồ sơ cũng như giải quyết hồ sơ.

Tất cả các thủ tục giữa cơ quan BHXH Việt Nam với người khai nộp đều được thực hiện trực tiếp thông qua hệ thống Internet.

Cài đặt phần mềm BHXH: Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử cũng là thành phần không thể thiếu trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Bởi vì phần mềm khai BHXH điện tử là công cụ giúp người sử dụng lao động thực hiện giao dịch hồ sơ BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam thông qua nhà cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng I-VAN.

Khi sử dụng phần mềm khai BHXH điện tử, đơn vị sử dụng lao động sẽ được hỗ trợ tối ưu trong việc thực hiện các nghiệp vụ kê khai BHXH theo đúng quy trình của cơ quan quản lý BHXH.

L.Vũ (th)