Ủy quyền cho công chức cấp xã thực hiện chứng thực: Rút ngắn khoảng cách phục vụ người dân

Nhanh chóng, thuận tiện

Sáng 7/11, chị Nguyễn Thị Hải Yến, trú tại khu phố Khúc Toại, phường Kinh Bắc đến Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Kinh Bắc nộp hồ sơ đề nghị chứng thực một số giấy tờ để hoàn thiện thủ tục chuyển công tác. Thay vì phải ngồi chờ như trước, chị chỉ cần 10 phút để nộp và nhận kết quả chứng thực sao y bản chính đối với các giấy tờ liên quan như: Căn cước công dân, bằng tốt nghiệp đại học, các chứng chỉ.

Công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Kinh Bắc tiếp nhận, giải quyết thủ tục chứng thực cho công dân.

Tương tự, chị Nguyễn Thị Mai, trú tại tổ dân phố Vũ Dương, phường Bồng Lai cũng chỉ mất chưa đầy 10 phút để nhận kết quả chứng thực bản sao từ bản chính… Có sự thay đổi này là nhờ từ ngày 15/9/2025, Chủ tịch UBND phường Kinh Bắc quyết định ủy quyền cho 2 công chức thuộc UBND phường thực hiện công tác chứng thực. Theo đó, thay vì nhận hồ sơ rồi chuyển đến lãnh đạo UBND phường ký chứng thực, công chức được ủy quyền trực tiếp kiểm tra, ký chứng thực bản sao từ bản chính. “Tôi làm dịch vụ nên mỗi tuần đến Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Kinh Bắc nộp hồ sơ chứng thực 3-4 lần. Trước đây khi chưa thực hiện ủy quyền, tôi thường phải chờ 2-3 tiếng, thậm chí sang ngày hôm sau mới nhận được kết quả. Giờ đây, các thủ tục giải quyết nhanh, tôi không phải đi lại nhiều, công việc của khách hàng không bị ảnh hưởng”, chị Nguyễn Thị Mai cho biết.

Qua thống kê, từ 1/7 đến nay, toàn tỉnh tiếp nhận hơn 334,2 nghìn hồ sơ thủ tục hành chính, trong đó cấp xã gần 193,9 nghìn hồ sơ, còn lại ở cấp tỉnh; tỷ lệ giải quyết trước, đúng hạn ở cấp tỉnh đạt 98,8%, cấp xã 99,4%. Tỉnh Bắc Ninh tiếp tục giữ vững vị trí dẫn đầu 34 tỉnh, thành phố về Bộ chỉ số chỉ đạo, điều hành và đánh giá chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công theo thời gian thực trên môi trường điện tử.

Nhằm đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn quy trình giải quyết, hạn chế tình trạng tồn đọng, chậm trễ trong khâu chứng thực tại cấp xã, ngày 3/9/2025, HĐND tỉnh Bắc Ninh ban hành Nghị quyết số 32/2025/NQ-HĐND Quy định phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện trong công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh. Căn cứ vào khối lượng công việc, Chủ tịch UBND các xã, phường trong tỉnh sớm ban hành quyết định ủy quyền chứng thực cho công chức có kinh nghiệm công tác, có năng lực phù hợp.

Ghi nhận tại phường Hạp Lĩnh, trước khi thực hiện ủy quyền, trung bình mỗi ngày, lãnh đạo UBND phường ký khoảng 100 lượt hồ sơ sao y, chứng thực với khoảng 400 - 500 bản; trong khi vẫn phải tập trung thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội nên có thời điểm quá tải, người dân phải chờ đợi để nhận kết quả. Từ ngày 10/10, Chủ tịch UBND phường ủy quyền chứng thực cho Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường nên rút ngắn 75-80% thời gian giải quyết thủ tục hành chính chứng thực so với trước.

Tương tự, sau khi ủy quyền chứng thực, thời gian giải quyết thủ tục chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Việt Yên rút ngắn đáng kể, người dân chỉ phải chờ 15 - 20 phút để nhận kết quả. Bà Thân Thị Lanh, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Việt Yên cho biết: “Trước đây, sau khi nhận hồ sơ, chúng tôi sẽ tập hợp rồi chuyển đến lãnh đạo UBND phường ký theo các khung giờ cố định, mỗi đợt cách nhau khoảng 2 giờ. Nhiều thời điểm cả 3 đồng chí lãnh đạo UBND phường đều đi họp, công tác, tiến độ chứng thực bị ảnh hưởng. Từ khi thực hiện ủy quyền, thời gian chứng thực nhanh hơn, chất lượng phục vụ người dân nâng lên”.

Nâng cao chất lượng phục vụ

Vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, các xã, phường trong tỉnh được hình thành từ 2-7 địa phương trước đây (toàn tỉnh có xã Tuấn Đạo giữ nguyên - PV) trong khi cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nhu cầu theo mô hình mới, nhiều địa phương phải bố trí 2-4 trụ sở làm việc. Có địa phương Trung tâm Phục vụ hành chính công nằm ở vị trí riêng, xa trụ sở UBND nên hoạt động giải quyết thủ tục hành chính bộc lộ một số hạn chế, cán bộ, công chức mất nhiều thời gian mang hồ sơ đến xin chữ ký trực tiếp của lãnh đạo UBND, người dân phải chờ đợi.

Đồng chí Thân Thị Lanh (đứng), Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Việt Yên kiểm tra hồ sơ trước khi ký chứng thực.

Thực hiện Nghị quyết số 32/2025/NQ-HĐND của HĐND tỉnh, hầu hết các xã, phường đều thực hiện ủy quyền chứng thực cho công chức thuộc UBND phường. Việc công chức được ủy quyền ký giấy tờ chứng thực bản sao từ bản chính đã giúp đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ cho người dân; trung bình, hồ sơ chứng thực bản sao rút ngắn được khoảng 80% thời gian giải quyết. Đồng chí Nguyễn Mạnh Hiếu, Chủ tịch UBND phường Kinh Bắc cho biết: “Để bảo đảm các thủ tục, hồ sơ chứng thực đúng quy định, UBND phường yêu cầu các công chức được ủy quyền giám sát chéo lẫn nhau. Theo đó, người tiếp nhận hồ sơ sẽ không trực tiếp ký chứng thực mà chuyển cho người khác kiểm tra, thực hiện chứng thực. Nhờ đó, các hồ sơ chứng thực sau khi thực hiện ủy quyền bảo đảm chất lượng, không có sai sót”.

Qua thống kê, từ 1/7 đến nay, toàn tỉnh tiếp nhận hơn 334,2 nghìn hồ sơ thủ tục hành chính, trong đó cấp xã tiếp nhận gần 193,9 nghìn hồ sơ, còn lại ở cấp tỉnh. Tỷ lệ giải quyết trước, đúng hạn ở cấp tỉnh đạt 98,8%, cấp xã đạt 99,4%. Đặc biệt, tỉnh Bắc Ninh tiếp tục giữ vững vị trí dẫn đầu 34 tỉnh, thành phố về Bộ chỉ số chỉ đạo, điều hành và đánh giá chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công theo thời gian thực trên môi trường điện tử. Theo đồng chí Nguyễn Ngọc Nam, Phó Chánh văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, chủ trương phân cấp, ủy quyền quản lý hành chính nói chung và giải quyết thủ tục hành chính nói riêng góp phần hạn chế tình trạng nhiều tầng nấc, phát huy tính chủ động, sáng tạo, tự chịu trách nhiệm của chính quyền các cấp. Qua đó rút ngắn thời gian, nâng chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, tiết kiệm công sức và nâng cao mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp… Thời gian tới, Trung tâm tiếp tục tham mưu UBND tỉnh mở rộng phạm vi ủy quyền đối với những thủ tục phát sinh nhiều hồ sơ, có tính thiết yếu, gắn với hoạt động sản xuất, kinh doanh; ưu tiên giao cho cấp chính quyền gần dân nhất giải quyết. Cùng đó, Trung tâm sẽ tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, hoàn thiện quy trình điện tử và kết nối dữ liệu, bảo đảm việc giải quyết thủ tục hành chính ngày càng minh bạch, hiệu quả, góp phần hiện thực hóa mục tiêu xây dựng nền hành chính phục vụ, lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm.

Bài, ảnh: Sỹ Quyết