Ủy quyền sao y, chứng thực: Trao thẩm quyền, trao trách nhiệm

Nghị quyết 29/2025 của HĐND TP.HCM quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền cho công chức thực hiện trong lĩnh vực tư pháp đã tác động trúng điểm nghẽn ở tuyến cơ sở khi cho phép chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền cho công chức ký sao y, chứng thực trong lĩnh vực hành chính tư pháp.

Nghị quyết này đã quy định các đầu việc cụ thể thuộc thẩm quyền chủ tịch có thể ủy quyền, giúp chuyển tải phần việc sự vụ sang vị trí chuyên môn, giúp người đứng đầu tập trung điều hành những công tác trọng tâm.

Trước đây, khi vận hành mô hình chính quyền hai cấp, các địa phương đã tạm dừng cơ chế ủy quyền ký chứng thực, khiến lượng hồ sơ dồn lên chủ tịch, phó chủ tịch xã, phường khá nhiều. Nghị quyết 29/2025 cho phép chủ tịch ủy quyền theo nhu cầu và thực tiễn từng địa bàn, qua đó giảm đáng kể thời gian chờ, tránh tình trạng “kẹt chữ ký” ở cấp xã.

Khi giao cho công chức chuyên trách tư pháp, hộ tịch, văn phòng một cửa… ký chứng thực, quy trình được chuyên môn hóa nhanh chóng. Người tiếp nhận, thẩm tra, ký chứng thực cùng một chuỗi nghiệp vụ, hạn chế vòng lặp trình ký, đồng thời bám sát chuẩn mực kỹ thuật của pháp luật chứng thực.

Nghị quyết cũng không ấn định cứng mà để chủ tịch xã, phường tự thiết kế phương án ủy quyền phù hợp quy mô dân cư, cơ cấu nhân sự, mức độ số hóa… Đây là tinh thần “trao quyền có trách nhiệm” tạo sự linh hoạt đáng kể.

Cán bộ Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Bà Điểm hướng dẫn người dân hoàn thiện hồ sơ trước khi nộp. Ảnh: BẢO PHƯƠNG

Nhìn kỹ hơn, cơ chế ủy quyền lần này có tác động mạnh mẽ tới chất lượng hoạt động của chính quyền địa phương hai cấp. Cơ chế này giúp tăng năng lực điều hành của chủ tịch; nâng chuẩn chất lượng một cửa, rõ quy trình, trách nhiệm, hậu kiểm và đồng bộ hóa với chủ trương phân quyền, để cấp xã, phường xử lý hiệu quả các thủ tục phổ biến, thường xuyên.

Để thực hiện ủy quyền cho công chức hiệu quả, thời gian tới cần thể chế hóa mạnh mẽ nguyên tắc chính quyền gần dân, sát việc. Các nhóm việc hành chính thường xuyên như chứng thực, hộ tịch, quản lý trật tự xây dựng nhỏ, văn hóa - xã hội cơ sở… nên được giao hẳn cho cấp xã, còn các nhóm việc chuyên môn, có tính chất thẩm định hoặc tài chính - ngân sách nên do TP đảm trách.

Đồng thời, xây dựng hệ sinh thái ủy quyền số, toàn bộ quá trình ủy quyền được số hóa, từ ban hành quyết định ủy quyền điện tử, ký số và cập nhật nhật ký trên hệ thống quản lý hành chính công.

Công tác chuẩn hóa và chuyên nghiệp hóa đội ngũ công chức được ủy quyền cũng cần được coi trọng. Để ủy quyền an toàn và hiệu quả, TP cần xây dựng chuẩn năng lực riêng cho công chức được ủy quyền, nhất là trong các lĩnh vực pháp lý, hộ tịch, chứng thực, đất đai. Việc bồi dưỡng định kỳ, gắn chứng chỉ với vị trí việc làm và chỉ số KPI chất lượng phục vụ sẽ là yếu tố quyết định để ủy quyền không chỉ là thủ tục hành chính, mà trở thành công cụ chuyên nghiệp hóa đội ngũ.

Cùng với đó, việc ủy quyền phải gắn với cơ chế trách nhiệm và giám sát. Cần có quy định cụ thể về trách nhiệm giải trình của người được ủy quyền, tăng vai trò hậu kiểm của chủ tịch UBND, phòng tư pháp, thanh tra và phản hồi người dân thông qua cổng dịch vụ công.

Tôi cho rằng ủy quyền là trao quyền trong khuôn khổ, tức là chuyển giao thực hiện thẩm quyền chứ không phải chuyển giao quyền lực. Bởi khi công chức được ủy quyền, nguy cơ lạm quyền có thể phát sinh nên cần kiểm soát quyền hạn để bảo đảm ủy quyền đi đôi trách nhiệm.

Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương, người được ủy quyền thực hiện thay mặt nhưng người ủy quyền vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng. Do đó, việc kiểm soát quyền hạn trong ủy quyền phải bảo đảm ba yếu tố là rõ phạm vi, rõ thời hạn và rõ hậu kiểm.

Song song đó là tăng cường kiểm soát nội bộ trong hành chính công với ba lớp kiểm soát cần thiết gồm kiểm soát kỹ thuật hành chính, kiểm soát chuyên môn - pháp lý và kiểm soát xã hội.

Chúng ta cũng cần xác lập rõ trách nhiệm cá nhân và cơ chế giải trình. Khi công chức có thêm quyền thì trách nhiệm phải “cứng” hơn, thông qua cơ chế ký song song điện tử, báo cáo định kỳ hằng tháng của người được ủy quyền, cơ chế thu hồi ủy quyền và kỷ luật trách nhiệm cá nhân nếu xảy ra sai phạm.

Cuối cùng, việc kiểm soát quyền phải gắn liền với văn hóa liêm chính công vụ. Không thể chỉ kiểm soát bằng quy trình mà cần nâng cao đạo đức công vụ, củng cố văn hóa liêm chính, trách nhiệm cá nhân và tinh thần phục vụ nhân dân. Đây chính là “vòng kiểm soát mềm” nhưng bền vững, giúp việc ủy quyền thật sự trở thành công cụ để chính quyền cơ sở vận hành hiệu quả, hiện đại và gần dân hơn.

LÊ THOA ghi

TS HOÀNG VĂN TÚ, HỌC VIỆN CÁN BỘ TP.HCM