Văn phòng Ban Trị sự GHPGVN TP.HCM tập huấn quản trị hành chánh điện tử, hoàn thiện quy trình xử lý hồ sơ

Thượng tọa Thích Thiện Quý chủ trì buổi tập huấn

Thượng tọa Thích Thiện Quý, Ủy viên Thường trực Hội đồng Trị sự, Phó Trưởng ban kiêm Chánh Thư ký Ban Trị sự GHPGVN TP.HCM chủ trì buổi tập huấn; tham dự có Thượng tọa Thích Trung Nguyện, Ủy viên Hội đồng Trị sự, Phó Chánh Thư ký kiêm Chánh Văn phòng Ban Trị sự; chư tôn đức Ban Thư ký, Ban Tăng sự, Phó Văn phòng cùng các chuyên viên phụ trách công nghệ thông tin của Ban Trị sự.

Tại buổi tập huấn, Thượng tọa Thích Thiện Quý nhấn mạnh yêu cầu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ trong công tác hành chánh Giáo hội, đáp ứng nhu cầu điều hành Phật sự và hỗ trợ Tăng Ni, tự viện giải quyết thủ tục.

Theo Thượng tọa, việc ứng dụng công nghệ cần đẩy nhanh quá trình trao đổi thông tin, tiếp nhận và xử lý hồ sơ, qua đó tiết kiệm thời gian cho Tăng Ni. Để hệ thống phát huy hiệu quả, chư tôn đức phụ trách công tác văn phòng cần nắm vững quy trình, sử dụng thành thạo các chức năng. Hoạt động tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng phải được triển khai thường xuyên, sát với yêu cầu công việc.

Thượng tọa Thích Trung Nguyện nêu những vướng mắc trong quá trình vận hành cổng hành chánh điện tử, đồng thời lưu ý việc hỗ trợ các tự viện còn hạn chế về điều kiện tiếp cận công nghệ; đề nghị có cách hướng dẫn phù hợp để Tăng Ni từng bước sử dụng hệ thống thuận lợi.

Thượng tọa Thích Minh Thuận tại buổi tập huấn

Tại buổi tập huấn, Thượng tọa Thích Minh Thuận, Phó Văn phòng chuyên trách công nghệ thông tin, cùng anh Huỳnh Tuấn Vũ, chuyên viên kỹ thuật công nghệ thông tin, giới thiệu các tính năng mới và trao đổi về quy trình lấy ý kiến thẩm định, phân quyền quản trị, xét duyệt hồ sơ trên hệ thống.

Từ thực tế công việc, chư tôn đức tham dự đóng góp nhiều ý kiến nhằm đơn giản hóa thao tác cho người sử dụng và tạo thuận lợi cho bộ phận tiếp nhận, xét duyệt. Nội dung thảo luận tập trung vào việc chuẩn hóa biểu mẫu, quy định tệp đính kèm, quản lý mã hồ sơ, rà soát và làm sạch dữ liệu, hoàn thiện quy trình nộp hồ sơ trực tuyến. Các vấn đề về mã xác thực dùng một lần (OTP) khi đăng ký tài khoản, thông báo phản hồi và nhật ký thao tác cũng được trao đổi.

Bên cạnh đó, buổi tập huấn trao đổi việc xây dựng kho lưu trữ hồ sơ số, trong đó mỗi hồ sơ được gắn mã định danh điện tử thống nhất để thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu và theo dõi quá trình xử lý.

Buổi tập huấn với sự tham dự của chư tôn đức Văn phòng, Ban Tăng sự GHPGVN TP.HCM

Các thành viên thống nhất biên soạn sổ tay hướng dẫn sử dụng, điều hành cổng hành chánh điện tử; rà soát danh sách tài khoản đại diện; làm rõ yêu cầu đối với tệp đính kèm, cách thông báo bổ sung hồ sơ và việc ghi nhận lý do khi xóa hồ sơ. Những nội dung này sẽ được cụ thể hóa để thống nhất quy trình thực hiện.

Phát biểu đúc kết, Thượng tọa Thích Thiện Quý cho biết chuyển đổi số là định hướng lâu dài được Ban Trị sự triển khai trong suốt 8 năm qua, theo tinh thần chỉ đạo và chủ trương của Đức Đệ tứ Pháp chủ GHPGVN - Đại lão Hòa thượng Thích Trí Quảng. Hệ thống hành chánh điện tử tiếp tục được cập nhật, hoàn thiện từ yêu cầu thực tế của công tác Văn phòng.

Buổi tập huấn về quản trị hành chính điện tử của Văn phòng Ban Trị sự GHPGVN TP.HCM

Ghi nhận các ý kiến trao đổi thẳng thắn, chân thành tại buổi tập huấn, Thượng tọa đề nghị tiếp tục rà soát vướng mắc, hoàn thiện chức năng và quy trình xử lý, giúp công tác hành chánh Giáo hội thông suốt, thuận tiện hơn cho Tăng Ni, tự viện. Văn phòng Ban Trị sự GHPGVN TP.HCM tiếp tục cập nhật, thực hiện các chỉ đạo của Trung ương Giáo hội, bảo đảm sự đồng bộ trong quá trình chuyển đổi số.