Việc tạo lập và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử

Theo cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là phiên bản số hóa của sổ bảo hiểm xã hội giấy, do cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện việc phát hành và lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về Bảo hiểm (do Bộ Tài chính là cơ quan chủ quản).

Từ ngày 01/1/2026, sổ bảo hiểm xã hội điện tử đã chính thức thay thế sổ giấy trong toàn hệ thống, theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 và Nghị định số 164/2025/NĐ-CP. Việc chuyển đổi này không chỉ giúp hiện đại hóa hệ thống quản lý bảo hiểm xã hội, mà còn giúp người lao động dễ dàng tra cứu, quản lý thông tin.

Tiếp đó, thông tư số 09/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành quy định việc tạo lập và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử, việc tạo lập và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử được áp dụng đối với người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; người sử dụng lao động; các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam và các tổ chức, cá nhân có liên quan. Riêng các đối tượng do Bộ Quốc phòng, Bộ Công an quản lý không thuộc phạm vi điều chỉnh. Thông tư số 09/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 3/2/2026.

Nguyên tắc thực hiện được xác định rõ: toàn bộ quá trình tạo lập, sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử được thực hiện bằng phương tiện điện tử, bảo đảm chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật. Thông tin ghi nhận trên sổ, thẻ điện tử phải trùng khớp với dữ liệu lưu trữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm; mọi thay đổi, điều chỉnh trong quá trình tham gia và giải quyết chế độ được cập nhật kịp thời, chính xác.

Về sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử, Thông tư quy định đây là sổ do cơ quan bảo hiểm xã hội tạo lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm theo mã số bảo hiểm xã hội duy nhất của người tham gia. Sổ được lưu trữ, cập nhật thường xuyên tại kho quản lý dữ liệu điện tử của người tham gia, đồng thời tích hợp với tài khoản định danh điện tử mức độ 2 và tài khoản Bảo hiểm xã hội số (VssID). Nội dung thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử đầy đủ như sổ bảo hiểm xã hội bản giấy, bảo đảm giá trị pháp lý trong việc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Đối với thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử, thẻ được cơ quan bảo hiểm xã hội lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, gắn với mã số bảo hiểm xã hội duy nhất của người tham gia. Thẻ được lưu trữ trên ứng dụng VssID, liên kết với tài khoản định danh điện tử mức độ 2, chứa đầy đủ thông tin theo quy định của pháp luật về bảo hiểm y tế, phục vụ trực tiếp cho việc khám bệnh, chữa bệnh và thanh toán chi phí bảo hiểm y tế.

Thông tư cũng quy định rõ trách nhiệm của các bên liên quan. Người tham gia và đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai, nộp hồ sơ đăng ký tham gia, điều chỉnh thông tin và thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thông qua giao dịch điện tử. Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tiếp nhận, cập nhật, xử lý hồ sơ; ghi nhận, xác thực sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm và trả kết quả vào kho dữ liệu điện tử hoặc hòm thư điện tử của người tham gia, đơn vị.

Giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội tiện lợi và an toàn

Khi sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử, người tham gia truy cập ứng dụng Định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2 hoặc ứng dụng Bảo hiểm xã hội số (VssID) hoặc hòm thư điện tử (Email) nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Khi người tham gia nộp sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử, cơ quan giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không được yêu cầu xuất trình sổ bảo hiểm xã hội bản giấy. Tương tự, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế không được yêu cầu người tham gia cung cấp thẻ bảo hiểm y tế bản giấy khi đã sử dụng thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử và có trách nhiệm tra cứu giá trị sử dụng thẻ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

Khi nộp sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử cơ quan giải quyết chế độ không cần bản giấy. Ảnh minh họa: IT

Thông tư cũng quy định điều khoản chuyển tiếp nhằm bảo đảm quyền lợi của người tham gia. Theo đó, các sổ bảo hiểm xã hội bản giấy chưa được giải quyết chế độ và chưa cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm tiếp tục được cơ quan bảo hiểm xã hội cập nhật làm căn cứ giải quyết chế độ. Thẻ bảo hiểm y tế đang hiển thị trên ứng dụng VssID được cấp trước ngày Thông tư có hiệu lực tiếp tục có giá trị pháp lý như thẻ giấy và được quản lý, sử dụng theo quy định mới.

Việc ban hành quy định nhằm cụ thể hóa các quy định pháp luật, bảo đảm thống nhất trong tổ chức thực hiện, đồng thời tạo thuận lợi tối đa cho người dân và doanh nghiệp trong quá trình tham gia, thụ hưởng chính sách.

Việc số hóa sổ bảo hiểm xã hội giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, tăng tính bảo mật và thuận tiện cho người lao động trong việc tra cứu, sử dụng.

Thông tư số 09/2026/TT-BTC cũng tiếp tục khẳng định quyết tâm của Bộ Tài chính và bảo hiểm xã hội Việt Nam trong đẩy mạnh chuyển đổi số lĩnh vực bảo hiểm, xây dựng hệ thống quản lý hiện đại, minh bạch, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn, góp phần thực hiện mục tiêu cải cách hành chính, phát triển Chính phủ số trong giai đoạn mới.

Quang Minh