Xoá mã số thuế: Cần đơn giản hóa thủ tục và tăng cường quản lý bằng dữ liệu số

Với những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhiều năm, hồ sơ thất lạc, người đại diện không còn liên lạc được, quy trình chấm dứt hiệu lực mã số thuế có thể trở thành một gánh nặng kéo dài.

Trao đổi về những vấn đề trên, bà Lê Thị Yến - Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc Công ty TNHH Tư vấn thuế Hà Nội (Hanoitax) cho rằng, cần phân loại đúng đối tượng, đơn giản hóa thủ tục và xây dựng cơ chế xử lý đặc thù đối với các hồ sơ tồn đọng, trên cơ sở khai thác hiệu quả dữ liệu số.

CHI PHÍ RÚT KHỎI THỊ TRƯỜNG KHÔNG NÊN TRỞ THÀNH GÁNH NẶNG

Đối với những doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và hộ kinh doanh đã ngừng hoạt động do thua lỗ, thiếu vốn hoặc ảnh hưởng bởi biến động thị trường, các yêu cầu về thủ tục, chứng từ và chi phí thực hiện có đang trở thành rào cản khiến họ không thể hoàn tất việc chấm dứt hoạt động không, thưa bà?

Tôi cho rằng đây là một trong những rào cản rất thực tế, đặc biệt với những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động từ nhiều năm trước.

Trong thực tế tư vấn, chúng tôi gặp những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động 10–15 năm nhưng khi muốn giải thể vẫn phải xử lý các tờ khai, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính còn tồn đọng. Trong khi đó, nhân sự kế toán đã nghỉ, chứng từ thất lạc, phần mềm không còn sử dụng được.

Doanh nghiệp không chỉ phải đối mặt với các khoản thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp nếu có mà còn phát sinh chi phí đáng kể để thuê người khôi phục dữ liệu, lập lại hồ sơ. Đôi khi chi phí để rút khỏi thị trường lại trở thành gánh nặng đối với chính những người đã thất bại trong kinh doanh.

Theo tôi, cần phân biệt giữa việc xác định nghĩa vụ thuế thực chất và việc hoàn thiện thủ tục hành chính. Đối với những doanh nghiệp được xác minh không phát sinh hoạt động, không có doanh thu, không sử dụng hóa đơn, nên nghiên cứu cơ chế giải thể đơn giản hơn, tận dụng dữ liệu cơ quan thuế đã có thay vì yêu cầu doanh nghiệp lập lại toàn bộ hồ sơ.

Một môi trường kinh doanh tốt không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng gia nhập thị trường, mà còn phải tạo điều kiện để họ rút khỏi thị trường với chi phí hợp lý khi kinh doanh không thành công.

KHÔNG THỂ CHỈ QUY TRÁCH NHIỆM CHO Ý THỨC NGƯỜI NỘP THUẾ

Nhiều chủ hộ kinh doanh cho rằng quy mô hoạt động nhỏ, ít phát sinh giao dịch nên chưa nhận thức đầy đủ về nghĩa vụ thông báo ngừng kinh doanh và hoàn thành thủ tục thuế. Theo bà, nguyên nhân chủ yếu nằm ở nhận thức của người dân hay ở việc hướng dẫn, hỗ trợ thủ tục chưa đủ thuận tiện?

Tôi cho rằng nguyên nhân đến từ cả hai phía, nhưng phần lớn có liên quan đến cơ chế quản lý thuế khoán đã được áp dụng trong thời gian dài.

Trước đây, nhiều hộ kinh doanh nộp thuế theo mức khoán, không phải thực hiện chế độ kê khai, sổ sách và báo cáo thuế như doanh nghiệp. Việc quản lý chủ yếu thông qua cán bộ thuế địa bàn. Điều này hình thành thói quen cho rằng chỉ cần nộp thuế theo thông báo là hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước, khi ngừng kinh doanh thì cũng không cần thực hiện thêm thủ tục.

Bà Lê Thị Yến - Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc Công ty TNHH Tư vấn thuế Hà Nội

Bên cạnh hạn chế về nhận thức, phương thức quản lý trước đây cũng chưa có công cụ theo dõi, cảnh báo và hướng dẫn kịp thời, khiến một bộ phận hộ kinh doanh coi nhẹ nghĩa vụ thuế.

Theo tôi, khi chuyển sang phương thức quản lý dựa trên kê khai và dữ liệu, cần đồng thời nâng cao nhận thức của người dân và đơn giản hóa thủ tục. Hệ thống quản lý nên chủ động cảnh báo, hướng dẫn khi hộ kinh doanh có dấu hiệu ngừng hoạt động.

Muốn nâng cao ý thức tuân thủ thì không chỉ tuyên truyền, mà còn phải làm cho việc tuân thủ trở nên đơn giản, thuận tiện và dễ thực hiện.

CẦN CƠ CHẾ ĐẶC THÙ CHO HỒ SƠ KHÔNG CÒN NGƯỜI THỰC HIỆN

Xin bà cho biết, với những trường hợp chủ doanh nghiệp đã qua đời, mất năng lực hành vi dân sự, xuất cảnh dài hạn hoặc không thể liên lạc, việc hoàn thiện hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế đang được xử lý như thế nào? Có cần cơ chế đặc thù để tránh hồ sơ bị treo vô thời hạn?

Theo quy định hiện hành, pháp luật đã có cơ chế xử lý một số trường hợp đặc thù. Chẳng hạn, khi chủ hộ kinh doanh qua đời, người thừa kế hoặc người quản lý tài sản có thể thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động. Đối với doanh nghiệp, cần phân biệt trường hợp người đại diện theo pháp luật qua đời với trường hợp chủ sở hữu qua đời, bởi doanh nghiệp không đương nhiên chấm dứt hoạt động khi người đại diện mất.

Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhiều năm, người đại diện qua đời hoặc không thể liên lạc, cổ đông không còn phối hợp, hồ sơ kế toán thất lạc. Nếu vẫn yêu cầu thực hiện đầy đủ quy trình thông thường thì rất khó giải quyết.

Đồng thời, cần phân biệt rõ trách nhiệm của doanh nghiệp, người đại diện và người thừa kế, không mặc nhiên chuyển nghĩa vụ của người đã mất sang người thân.

Một hệ thống quản lý hiện đại phải có khả năng xử lý cả những trường hợp người nộp thuế không còn khả năng thực hiện thủ tục, thay vì để hồ sơ tồn đọng vô thời hạn.

NHÀ NƯỚC ĐÃ CÓ DỮ LIỆU, KHÔNG NÊN YÊU CẦU DOANH NGHIỆP CUNG CẤP LẠI

Theo quan điểm của bà, việc cải cách thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có cần được đặt trong tổng thể cải cách thủ tục gia nhập, vận hành và rút lui khỏi thị trường? Nếu việc đó là cần thiết thì chúng ta cần thay đổi quy định, quy trình hay phương thức phối hợp nào trước tiên?

Tôi cho rằng đây là yêu cầu tất yếu. Một môi trường kinh doanh thuận lợi phải bảo đảm cả ba giai đoạn: thành lập, hoạt động và rút khỏi thị trường.

Hiện nay, cơ quan thuế đã có nhiều dữ liệu của doanh nghiệp như tờ khai thuế, báo cáo tài chính, hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra và các thông tin giao dịch được cung cấp theo quy định pháp luật.

Do đó, nguyên tắc cải cách trước tiên phải là những dữ liệu Nhà nước đã có thì không nên tiếp tục yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại.

Thứ hai, cần áp dụng quản lý theo mức độ rủi ro. Những doanh nghiệp không phát sinh hoạt động, không có nợ thuế và rủi ro thấp nên được giải quyết theo quy trình rút gọn, những doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm mới cần tập trung kiểm tra chuyên sâu.

Thứ ba, cần có cơ chế liên thông giữa các cơ quan quản lý, quy định rõ thời hạn giải quyết, trách nhiệm từng bộ phận và lý do nếu hồ sơ bị kéo dài.

Đồng thời, cần hoàn thiện quy định về trách nhiệm của chủ doanh nghiệp và người quản lý khi không thực hiện nghĩa vụ lúc rút khỏi thị trường, bảo đảm phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.

Theo tôi, cải cách phải đồng thời hướng tới ba mục tiêu: Giảm thủ tục không cần thiết, tăng trách nhiệm tuân thủ và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

DỮ LIỆU LỚN VÀ AI CÓ THỂ GIÚP NHẬN DIỆN RỦI RO SỚM HƠN

Với kinh nghiệm của mình, bà có nghĩ rằng việc ứng dụng dữ liệu lớn, định danh điện tử và trí tuệ nhân tạo sẽ hỗ trợ phát hiện doanh nghiệp bỏ địa chỉ, phân loại hồ sơ tồn đọng và cảnh báo rủi ro thuế?

Tôi cho rằng điều này không chỉ có thể thực hiện mà thực tế đã và đang được triển khai.

Trước đây, dù cơ quan thuế có thông tin về người đại diện pháp luật nhưng việc liên hệ, xác minh gặp nhiều khó khăn. Doanh nghiệp có thể bỏ địa chỉ, thay đổi số điện thoại, email không phản hồi, khiến việc xử lý hồ sơ bị kéo dài.

Hiện nay, với việc kết nối dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, định danh cá nhân, hóa đơn điện tử và hệ thống quản lý thuế, cơ quan quản lý có điều kiện thuận lợi hơn để xác định mối liên hệ giữa cá nhân và doanh nghiệp.

Tôi cho rằng cần tiếp tục ứng dụng dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo để phát hiện sớm những dấu hiệu bất thường như doanh nghiệp không kê khai trong thời gian dài, ngừng giao dịch hoặc có sự chênh lệch giữa dữ liệu hóa đơn và kê khai thuế, từ đó phân loại rủi ro và chủ động cảnh báo.

Tuy nhiên, cảnh báo công nghệ cần được xác minh, tránh đánh đồng doanh nghiệp ít hoạt động với doanh nghiệp vi phạm pháp luật.

Giá trị lớn nhất của công nghệ không chỉ là phát hiện doanh nghiệp đã bỏ địa chỉ, mà còn là cảnh báo sớm để ngăn ngừa tình trạng này ngay từ đầu.

BA ƯU TIÊN ĐỂ XỬ LÝ DỨT ĐIỂM MÃ SỐ THUẾ TỒN ĐỌNG

Nếu chỉ được lựa chọn ba giải pháp ưu tiên để xử lý mã số thuế không còn hoạt động, bà sẽ chọn những giải pháp nào? Những giải pháp mà bà đưa ra sẽ mang lại những hiệu quả cụ thể gì?

Nếu chỉ được lựa chọn ba giải pháp, tôi sẽ ưu tiên phân loại đúng đối tượng, đơn giản hóa thủ tục và tăng cường quản lý bằng dữ liệu số.

Thứ nhất, phân loại đúng đối tượng để có chính sách xử lý phù hợp. Cần phân biệt những doanh nghiệp khởi nghiệp thất bại, không phát sinh hoạt động với doanh nghiệp có nghĩa vụ thuế chưa hoàn thành và doanh nghiệp cố tình vi phạm pháp luật.

Nhóm không phát sinh hoạt động, rủi ro thấp cần được tạo điều kiện xử lý nhanh; nhóm còn nghĩa vụ thuế phải được xác định và giải quyết đúng quy định; nhóm cố tình trốn thuế, mua bán hóa đơn phải xử lý nghiêm.

Giải pháp này giúp bảo đảm công bằng và tập trung nguồn lực quản lý đúng đối tượng.

Thứ hai, đơn giản hóa thủ tục và giảm chi phí tuân thủ. Những dữ liệu Nhà nước đã có thì không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại. Cần xây dựng quy trình rút gọn cho hồ sơ rủi ro thấp, nghiên cứu cơ chế xử lý những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhiều năm, đồng thời quy định thời hạn giải quyết cụ thể.

Giải pháp này giúp giảm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, giảm khối lượng công việc hành chính và khuyến khích người kinh doanh chủ động hoàn tất nghĩa vụ.

Thứ ba, xây dựng cơ chế xử lý đặc thù đối với các mã số thuế tồn đọng từ những giai đoạn trước. Tôi cho rằng cần nhìn nhận đây là vấn đề tồn đọng mang tính lịch sử, phát sinh trong giai đoạn dữ liệu giữa các cơ quan quản lý chưa được liên thông đầy đủ, hồ sơ còn quản lý thủ công và việc theo dõi tình trạng hoạt động của doanh nghiệp còn nhiều hạn chế.

Theo tôi, cần tổ chức rà soát tập trung, đối chiếu dữ liệu hiện có, xác định rõ nguyên nhân tồn đọng và cho phép áp dụng quy trình xử lý đặc thù đối với những hồ sơ đã kéo dài nhiều năm, nhất là các trường hợp không còn hoạt động thực tế, thất lạc hồ sơ hoặc không còn người đại diện có khả năng thực hiện thủ tục.

Đồng thời, cần có cơ chế phối hợp giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh để giải quyết những vướng mắc vượt quá thẩm quyền của từng cơ quan, bảo đảm các nghĩa vụ thuế và trách nhiệm pháp lý được xử lý đúng quy định.

Giải pháp này sẽ giúp giải quyết thực chất những tồn đọng kéo dài nhiều năm, giảm lãng phí nguồn lực quản lý và làm sạch dữ liệu để phục vụ công tác quản lý trong giai đoạn mới.