Xuất hóa đơn đúng thời điểm: Bài toán của cơ sở lưu trú

Đại diện Công ty TNHH Du lịch Bến Thành - Phú Xuân chia sẻ khó khăn về thời điểm xuất hóa đơn. 

Khó xác định thời điểm để lập hóa đơn

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (nay là Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2026), thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc khách hàng đã thanh toán hay chưa. Nếu cơ sở thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập tại thời điểm thu tiền. Quy định là vậy nhưng với hoạt động lưu trú, việc xác định thời điểm hoàn thành dịch vụ không phải lúc nào cũng là thời điểm thuận tiện để xuất hóa đơn.

Theo bà Huỳnh Thị Thái Bình, Công ty TNHH Du lịch Bến Thành - Phú Xuân, một lượt khách có thể bao gồm tiền phòng, ăn uống, giặt là, minibar, đưa đón và các khoản phát sinh chỉ được tổng hợp khi trả phòng. Trong khi đó, khách có thể thanh toán đặt phòng trước thông qua các nền tảng trực tuyến hoặc thanh toán trước một phần, trả thêm tại khách sạn. Thời gian lưu trú khi thanh toán đặt phòng cũng không hẳn cố định, nhiều khách hàng có thể thay đổi thời gian lưu trú.

Với khách đoàn của doanh nghiệp lữ hành, dịch vụ lưu trú kết thúc vào ngày trả phòng, nhưng việc đối soát khối lượng, số lượng phòng thực tế và các dịch vụ đi kèm (minibar, nhà hàng, giặt ủi) thường kéo dài vài ngày. Vì thế, nếu xuất hóa đơn ngay khi khách rời đi thì dữ liệu dễ bị sai lệch buộc phải điều chỉnh; nhưng nếu chờ đối soát xong mới xuất, hóa đơn lại bị trễ so với thời điểm hoàn thành dịch vụ.

Bà Trần Thị Đoan Trâm, Công ty TNHH MTV Đông Dương cho rằng, doanh nghiệp cần được hướng dẫn cụ thể về cách xác định thời điểm hoàn thành đối với từng mô hình: khách lẻ trả phòng, khách đặt qua nền tảng, khách đoàn thanh toán sau và hợp đồng đối chiếu công nợ theo tháng. Nếu mỗi lần nhận tiền hoặc mỗi lượt hoàn thành dịch vụ đều phải lập hóa đơn ngay, cơ sở phải đồng bộ phần mềm quản lý phòng, máy tính tiền và hệ thống hóa đơn, đồng thời bố trí nhân sự xử lý sai sót hóa đơn liên tục. Nếu chờ đối soát đủ số liệu mới lập, doanh nghiệp lại đối diện nguy cơ hóa đơn không đúng thời điểm. Đây là khoảng trống cần được cơ quan thuế hướng dẫn bằng các tình huống cụ thể, thay vì để mỗi cơ sở tự lựa chọn cách hiểu và tự chịu rủi ro khi thực hiện.

Cơ sở lưu trú hoạt động liên tục, nhưng bộ phận kế toán thường làm việc theo giờ hành chính cũng phát sinh vướng mắc, bởi có nhiều khách trả phòng vào ban đêm, ngày nghỉ hoặc ngày lễ.

Tiền đặt cọc phòng/dịch vụ không phải lập hóa đơn ngay

Tại hội nghị tập huấn chính sách thuế mới và bồi dưỡng chuyên đề về thuế cho các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực lưu trú, ăn uống mới đây, ông Nguyễn Mạnh Hùng, Trưởng phòng Nghiệp vụ dự toán pháp chế, Thuế thành phố trực tiếp hướng dẫn, tiền đặt cọc phòng/dịch vụ không phải lập hóa đơn ngay.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khoản tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ (theo đúng quy định Bộ luật Dân sự, có hợp đồng/thỏa thuận bằng văn bản) chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền. Cơ sở lưu trú chỉ lập phiếu thu cọc, khi hoàn thành dịch vụ mới lập hóa đơn cho toàn bộ giá trị. Nếu không có hợp đồng/văn bản thể hiện rõ bản chất đặt cọc mà ghi "thu tiền trước/tạm ứng" thì phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền.

Riêng các giao dịch phát sinh vào thời điểm ban đêm, theo quy định tại Khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp cơ sở chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động mà phát sinh giao dịch trả phòng/thanh toán trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Nếu cơ sở đã áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì vẫn phải phát hành ngay tại thời điểm giao dịch.