3 việc cần làm ngay để tránh rủi ro thuế khi bán hàng online

Với nguyên liệu, hàng hóa mua từ nông dân, chợ đầu mối hoặc các nguồn không xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh có thể lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào theo mẫu số 02/TNDN ban hành theo Thông tư 20/2026 của Bộ Tài chính để làm căn cứ tính chi phí được trừ.

Chứng từ đầu vào và dòng tiền phải tách bạch

Bảng kê cần ghi đầy đủ thông tin người bán, số lượng, đơn giá, giá trị giao dịch và số căn cước công dân của người bán, kèm theo các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế như đơn đặt hàng, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho hoặc chứng từ thanh toán.

3 việc cần làm ngay để tránh rủi ro thuế khi bán hàng online

Riêng với hàng tồn kho cũ chưa có hóa đơn đầu vào từ trước, bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam, cho biết cơ quan thuế cho phép lập "bảng kê hàng tồn kho" ghi rõ số lượng, đơn giá để bổ sung căn cứ tính chi phí, nhưng hộ kinh doanh phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu kê khai.

Ông Mai Sơn, Phó Cục trưởng Cục Thuế, lưu ý thêm rằng đây không chỉ là vấn đề thuế mà còn liên quan trực tiếp đến trách nhiệm chứng minh nguồn gốc hàng hóa, đặc biệt với hàng tồn kho hoặc hàng nhập vào trước đây chưa có hóa đơn chứng từ.

Về dòng tiền, các khoản thanh toán chi phí từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính là chi phí hợp lệ.

Việc dùng tài khoản ngân hàng để nhận tiền bán hàng không bắt buộc phải là một tài khoản duy nhất và cũng không bắt buộc chi tiêu phải xuất từ đúng tài khoản nhận doanh thu, nhưng tất cả tài khoản sử dụng cho kinh doanh đều phải thông báo với cơ quan thuế.

Bà Lê Thị Chinh, Phó Trưởng ban Nghiệp vụ Thuế (Cục Thuế), khuyến nghị nên tách riêng tài khoản dùng cho chi tiêu cá nhân và tài khoản dùng cho kinh doanh ngay từ bây giờ; với những trường hợp trước đây đã dùng chung một tài khoản cho cả 2 mục đích, hộ kinh doanh cần rà soát lại để tách bạch phần doanh thu, kê khai bổ sung nếu phát hiện còn thiếu.

Cộng dồn thu nhập nhiều nguồn, tận dụng công cụ miễn phí

Với người vừa bán hàng vừa làm tiếp thị liên kết (affiliate) trên cùng một mã số thuế, bà Nguyễn Thị Cúc lưu ý đây là 2 loại doanh thu chịu thuế suất khác nhau. Bao gồm doanh thu bán hàng chịu thuế thu nhập cá nhân 0,5%, còn hoa hồng affiliate chịu 2%.

Hai khoản này được phép cộng gộp để xác định ngưỡng 1 tỷ đồng không chịu thuế, và người nộp thuế có quyền lựa chọn đưa khoản nào vào phần miễn thuế trước.

Theo tư vấn của bà Cúc, nên ưu tiên đưa phần doanh thu chịu thuế suất cao hơn (2%) vào ngưỡng miễn trước, phần doanh thu bán hàng thuế suất thấp hơn (0,5%) tính sau.

Với các chương trình khuyến mãi kiểu mua hai tặng một, sản phẩm tặng kèm vẫn phải thể hiện trên hóa đơn, nhưng nếu chương trình đúng quy định của Luật Thương mại, hộ kinh doanh có thể lập bảng tổng hợp theo tháng hoặc theo quý thay vì ghi riêng từng hóa đơn, và giá tính thuế của phần khuyến mãi được xác định bằng 0.

Nếu chương trình không đúng quy định về khuyến mại, phần hàng cho, biếu, tặng phải kê khai nộp thuế với thuế suất tương đương hàng bán ra.

Về quyết toán thuế cuối năm, chỉ hộ kinh doanh áp dụng phương pháp tính thuế theo doanh thu trừ chi phí được trừ (áp dụng khi doanh thu trên 3 tỷ đồng, thuế suất 17-20%) mới phải quyết toán; hộ nộp thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thì không phải thực hiện thủ tục này.

Với trường hợp trước đó sàn đã khấu trừ, nộp thuế thay nhưng cuối năm doanh thu thực tế lại dưới 1 tỷ đồng, ông Vũ Hồng Long, Phó Trưởng Thuế TP. Hà Nội, khẳng định hộ kinh doanh không phải điều chỉnh lại các tờ khai đã nộp trước đó, mà chỉ cần lập mẫu số 01/TKN-CNKD để kê khai doanh thu thực tế cả năm và đề nghị hoàn hoặc bù trừ số thuế đã nộp thừa, không phải làm thêm hồ sơ đề nghị hoàn riêng.

Cơ quan thuế và các đơn vị đồng hành cũng giới thiệu một số công cụ miễn phí giúp giảm bớt gánh nặng sổ sách. Ứng dụng eTax Mobile cho phép theo dõi toàn bộ nghĩa vụ thuế, tra cứu qua chatbot AI.

Các nền tảng quản lý bán hàng đa kênh như Sapo hỗ trợ đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh về một hệ thống, tự động xuất hóa đơn khi đơn hàng hoàn thành và đối soát dữ liệu với sàn thương mại điện tử.

Một số ngân hàng, trong đó có MB Bank, cũng đã triển khai giải pháp tài khoản hộ kinh doanh mở trực tuyến, tách bạch với tài khoản cá nhân và lưu trữ sao kê giao dịch tới 12 tháng, giúp hộ kinh doanh thuận tiện hơn khi cần cung cấp chứng từ cho cơ quan thuế.

Thông điệp chung được các chuyên gia nhấn mạnh là hộ kinh doanh nên chủ động rà soát, lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ và cập nhật chính sách qua các kênh chính thống của ngành thuế, thay vì dựa vào thông tin truyền miệng chưa được kiểm chứng, để tránh phát sinh sai sót khi chính sách mới chính thức đi vào thực tế.