77 công chức ở phường hơn 225.000 dân của Hà Nội

Gần 19h, tôi bước ra khỏi phòng làm việc của Chủ tịch UBND phường Hà Đông Trần Thị Lương An.

Hành lang trụ sở đã tắt bớt đèn. Phía sau những cánh cửa khép hờ, ánh sáng vẫn hắt ra. Ở phòng văn hóa - xã hội, một nữ cán bộ tranh thủ ăn nhanh quả trứng luộc mang theo từ sáng để tiếp tục xử lý công việc. Phòng kinh tế - hạ tầng còn gần kín người. Tiếng gõ bàn phím xen lẫn tiếng rì rầm trao đổi công việc. Ai cũng cố gắng giữ sự im lặng để công việc hoàn thành, sớm trở về với gia đình.

Nhiều lần liên hệ làm việc với Chủ tịch UBND phường Hà Đông, câu trả lời tôi nhận được thường là: “Chị đang họp”, “chị đang tiếp công dân” hoặc “chị đang làm việc với các đơn vị để xử lý một số điểm nghẽn". Các cuộc hẹn chỉ có thể bắt đầu sau 6h tối.

"Nhiều phường ở Hà Nội cũng vậy, cán bộ làm tới 18-19h là chuyện không có gì hiếm. Liệu có nên viết không em?", bà Trần Thị Lương An nói.

Hành lang tối đèn nhưng các phòng chuyên môn vẫn sáng điện.

Hiện nay, Hà Đông là phường có quy mô dân số lớn nhất Hà Nội với hơn 225.000 dân. Trên địa bàn có 115 tổ dân phố, hơn 110 tòa chung cư đã đưa vào sử dụng, hơn 10.700 doanh nghiệp và gần 14.000 hộ kinh doanh. 77 công chức đang xử lý hàng nghìn đầu việc ở “siêu phường” này.

“Người dân thuận tiện hơn vì nhiều thủ tục trước đây phải lên quận thì nay giải quyết ngay tại phường. Điều đó cũng đồng nghĩa áp lực công việc đối với cán bộ cơ sở tăng lên rất nhiều”, bà Nguyễn Thị Thu, Phó Chánh Văn phòng UBND phường Hà Đông cho biết.

Ngày làm việc của họ thường bắt đầu từ 8h sáng và kéo dài đến 7-8h tối. Sau bữa cơm tối, nhiều người tiếp tục mở máy tính xử lý hồ sơ trực tuyến còn tồn đọng.

Trước khi sắp xếp đơn vị hành chính, mỗi phường có ít nhất 1 cán bộ làm công tác hộ tịch. Nay toàn bộ khối lượng công việc ấy dồn lại cho 2 người.

Chủ tịch UBND phường Hà Đông Trần Thị Lương An.

Theo Chủ tịch UBND phường Hà Đông, không ít cán bộ chuyên môn dù nghỉ ốm vẫn mang hồ sơ về nhà xử lý. “Bởi nghỉ 1 buổi thì hồ sơ sẽ ùn lại. Cuối cùng, người giải quyết vẫn là mình”, bà nói.

HỒ SƠ KHÔNG CÒN "CHẠY" NHIỀU VÒNG

Sau gần một năm vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp, điều lãnh đạo phường Hà Đông cảm nhận rõ nhất là khoảng cách giữa chính quyền và người dân đã được rút ngắn.

“Tôi thấy người dân rất đồng tình, ủng hộ. Nhiều thủ tục hành chính được giải quyết nhanh hơn rất nhiều”, bà Trần Thị Lương An thông tin.

Sự thay đổi thể hiện rõ ở những thủ tục liên quan đến đất đai - lĩnh vực vốn được xem là phức tạp và mất nhiều thời gian nhất. Trước đây, để được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu, hồ sơ phải trải qua nhiều cấp trung gian.

Nhiều thủ tục được thực hiện tại phường giúp người dân rút ngắn thời gian xử lý.

Phường xác minh nguồn gốc sử dụng đất, đo đạc hiện trạng, kiểm tra tranh chấp với các hộ liền kề rồi chuyển hồ sơ lên quận thẩm định... Nếu có bất kỳ nội dung nào chưa thống nhất, hồ sơ lại được trả về để hoàn thiện. Quá trình ấy có thể lặp lại nhiều lần.

“Mô hình chính quyền địa phương hai cấp đã thay đổi điều đó. Phường xác định đủ điều kiện thì giải quyết ngay cho người dân mà không phải chuyển hồ sơ qua nhiều cấp như trước", bà An cho biết.

Không chỉ thủ tục đất đai, nhiều lĩnh vực khác như chứng thực, đăng ký kinh doanh… đều được thực hiện tại phường, giúp người dân tiết kiệm thời gian, giảm khâu trung gian.

CUỘC GỌI NGÀY MÙNG 2 TẾT

Nếu những con số như 225.000 dân, 77 công chức cho thấy quy mô áp lực, thì cuộc điện thoại vào ngày nghỉ lại cho thấy áp lực ấy diễn ra như thế nào. Đó là câu chuyện mà bà Nguyễn Thị Thu nói về công việc của “nhóm khai tử ngày nghỉ”.

"Người dân cần làm khai tử để sau đó họ lo hậu sự, ký hợp đồng mai táng, hỏa táng. Nghĩa tử là nghĩa tận. Không có quy định ngày nghỉ phải làm cho người dân nhưng người dân cần thì anh, chị, em cố gắng hỗ trợ. Đó chính là lý do vì sao chúng tôi đã lập nhóm “khai tử ngày nghỉ”, bà Thu kể.

Sáng mùng 2 Tết, khi nhiều người vẫn đang ở quê hoặc đi chúc Tết cùng gia đình, thông báo trong nhóm công việc vang lên. Một người dân báo, gia đình họ có người mất, cần làm thủ tục khai tử. Ngay sau đó, máy tính của cán bộ tiếp nhận được mở. Hồ sơ được chuyển. Lãnh đạo được gọi để ký số…

Cán bộ phường Hà Đông làm việc sau 6h tối.

“Hồ sơ phải đi qua nhiều bước. Chỉ cần một khâu chậm là toàn bộ quy trình bị kéo dài. Chính vì thế, khi nhận được thông tin là anh, chị, em phải tập trung làm ngay để các khâu sau được thông suốt”, bà Thu kể.

Hàng ngày, việc khai tử được ưu tiên xử lý, sau đó là các thủ tục làm hồ sơ khai sinh, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân… Đó chính là lý do khiến ánh đèn ở phòng làm việc vẫn sáng sau giờ hành chính.

Chủ tịch UBND phường Hà Đông Trần Thị Lương An nhớ lại đợt triển khai tặng quà 100 nghìn đồng cho nhân dân dịp Quốc khánh 2/9/2025.

Với một địa bàn hơn 225.000 dân, việc đưa món quà của Nhà nước đến đúng người là một chiến dịch quy mô lớn. “Đợt đó, tất cả cán bộ phường gần như không có ngày nghỉ lễ Quốc khánh", bà An kể.

Theo bà, quy định yêu cầu việc chi trả phải thực hiện thông qua chủ hộ, được xác thực trên ứng dụng VNeID. Trong thực tế, nhiều trường hợp đến nhận thay không phải chủ hộ, không có giấy ủy quyền hoặc thông tin trên hệ thống chưa khớp.

Để bảo đảm quyền lợi cho người dân, cán bộ tổ dân phố và cán bộ phường phải xuống tận nơi xác minh, mang tiền đến tận nhà cho những trường hợp đặc biệt, hoàn thiện hồ sơ xác nhận rồi mới thực hiện chi trả.

Trong những ngày cao điểm, hàng chục bàn chi trả được bố trí tại nhà thi đấu trên địa bàn. Nhiều cán bộ làm việc từ sáng đến tối để vừa hướng dẫn người dân kích hoạt tài khoản an sinh trên VNeID, vừa giải quyết các tình huống phát sinh.

"Phía sau việc phát quà tặng người dân là một quy trình xác minh, đối chiếu và chịu trách nhiệm rất chặt chẽ", bà An nói.

GIỮ CHÂN CÁN BỘ

Trong một cuộc họp phân công nhiệm vụ cách đây không lâu, một cán bộ chuyên môn phụ trách lĩnh vực y tế của phường Hà Đông đã gửi lá đơn xin từ chối nhận thêm nhiệm vụ.

Cán bộ này chịu trách nhiệm tham mưu công tác quản lý nhà nước về y tế. Anh phụ trách hơn 2.000 cơ sở y dược, hơn 2.000 nhà hàng, cơ sở kinh doanh thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của ngành y tế cùng hàng loạt nhiệm vụ liên quan đến phòng chống dịch bệnh, an toàn thực phẩm, chăm sóc sức khỏe cộng đồng và các chương trình an sinh xã hội.

"Tôi đang phải làm việc 14-15 tiếng mỗi ngày mới bảo đảm được công việc hiện tại", vị cán bộ viết trong báo cáo gửi lãnh đạo phường.

Anh kể mình có hai con nhỏ, một cháu 13 tuổi, một cháu 8 tuổi. Nhiều ngày rời cơ quan khi trời đã tối. Cuối tuần vẫn xử lý công việc. Anh không còn thời gian cho gia đình, không còn thời gian cho con cái. Anh đề nghị không nhận thêm nhiệm vụ mới vì khó có thể hoàn thành.

Chủ tịch phường Hà Đông nói: “Tôi rất chia sẻ với anh em, hiểu rõ những gì họ đang làm, những vất vả mà họ phải đối mặt. Thế nhưng, bộ máy cần vận hành thông suốt để phục vụ người dân.

Vì vậy, thay vì tiếp tục duy trì cách làm cũ với mỗi người phụ trách một mảng công việc riêng lẻ, Hà Đông tổ chức lại theo hướng làm việc theo nhóm, tăng cường sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các cán bộ. Không thể để một lĩnh vực quan trọng chỉ phụ thuộc vào một người".

Bà An cho hay, mọi sự thay đổi đều có độ trễ để thích nghi. Bộ máy mới cần thời gian để kiện toàn nhân sự, hoàn thiện quy trình và định hình cách vận hành. Khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp, cán bộ buộc phải tìm ra giải pháp mới để tham mưu tốt hơn và phục vụ người dân nhanh hơn.

Theo bà An, một trong những hướng đi quan trọng nhất hiện nay là đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động quản lý nhà nước, ứng dụng AI trong tham mưu và giải quyết thủ tục hành chính. Đồng thời, địa phương hướng tới xây dựng “công dân số”, “tổ dân phố số” để giảm áp lực cho cả người dân và chính quyền cơ sở.

“Nếu người dân sử dụng thành thạo các nền tảng số thì áp lực cho cả người dân và cán bộ đều giảm đi rất nhiều”, bà An cho biết.

Một giải pháp khác được Hà Đông xác định là phát huy mạnh hơn vai trò của hệ thống chính trị ở cơ sở. Với 115 tổ dân phố, hơn 15.700 đảng viên cùng mạng lưới mặt trận, đoàn thể phủ khắp địa bàn, chính quyền phường kỳ vọng nhiều nhiệm vụ quản lý địa bàn, phản ánh tâm tư nguyện vọng của người dân, giữ gìn trật tự đô thị, vệ sinh môi trường hay tuyên truyền chính sách… sẽ được thực hiện ngay từ cơ sở.

Trụ sở UBND phường Hà Đông

Sau gần một năm vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, Hà Đông đang trong giai đoạn nỗ lực và dần thích nghi với bộ máy mới. Áp lực chưa giảm. Khối lượng công việc thậm chí còn lớn hơn trước. Nhưng từ những hồ sơ được giải quyết ngay tại phường, những cuộc gọi được xử lý trong ngày nghỉ hay những thủ tục không còn phải đi qua nhiều tầng nấc trung gian, khoảng cách giữa chính quyền và người dân đã thực sự được rút ngắn.