AI vào công vụ ở Xứ Lạng: Trợ lý ảo giúp cán bộ làm việc nhanh hơn thế nào?

Từ những công việc thủ công đến trợ lý AI

Trước đây, để chuẩn bị báo cáo cần căn cứ pháp lý hay một văn bản cần rà soát, cán bộ cơ quan Nhà nước có thể bắt đầu bằng những thao tác quen thuộc: tìm tài liệu, đọc văn bản, đối chiếu quy định rồi tổng hợp thông tin. Khi dữ liệu nằm ở nhiều nguồn, những công việc tưởng như đơn giản này có thể chiếm đáng kể thời gian của cán bộ trước khi bước vào khâu tham mưu và ra quyết định.

Đó là một trong những bài toán Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng hướng tới giải quyết. Thay vì để người dùng tự tìm kiếm và tổng hợp từ nhiều nguồn, hệ thống ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trên kho dữ liệu hành chính đã được tích hợp, chuẩn hóa và lập chỉ mục khai thác.

Trợ lý ảo công chức số Xứ Lạng được xây dựng trong bối cảnh tỉnh Lạng Sơn đẩy mạnh chuyển đổi số, đặc biệt là triển khai các ứng dụng AI trong hoạt động chỉ đạo, điều hành và tác nghiệp hành chính.

Cán bộ có thể đặt câu hỏi bằng tiếng Việt tự nhiên, tra cứu văn bản theo ngữ cảnh, tìm căn cứ pháp lý, tóm tắt tài liệu hoặc yêu cầu hệ thống hỗ trợ tạo bản dự thảo. Người dùng cũng có thể tải tài liệu lên để tóm tắt nội dung, kiểm tra chính tả, nhận gợi ý chỉnh sửa và tạo ảnh infographic phục vụ báo cáo, tuyên truyền.

Hệ thống cung cấp nhiều công cụ soạn thảo, từ biểu mẫu có sẵn đến soạn thảo nâng cao, soạn thảo mở và soạn thảo trên Office. Theo thông tin của tỉnh, nền tảng đã cấu hình 26 mẫu văn bản thông dụng và hơn 30 mẫu nâng cao, được tùy biến theo nhu cầu của các cơ quan, đơn vị.

Điểm khác biệt nằm ở cách khai thác thông tin. Thay vì chỉ tìm theo từ khóa, người dùng có thể đặt câu hỏi theo nhu cầu công việc và nhận câu trả lời kèm căn cứ để kiểm tra lại. AI đảm nhiệm phần hỗ trợ tra cứu, tổng hợp và gợi ý; việc đánh giá tính phù hợp của thông tin và hoàn thiện sản phẩm vẫn thuộc về cán bộ.

Theo số liệu vận hành do tỉnh cung cấp, đến ngày 30/6/2026, hệ thống có hơn 3.800 tài khoản được cấp, trong đó khoảng 98% đã phát sinh truy cập. Tổng số lượt truy cập đạt hơn 240.000, với trên 220.000 lượt truy vấn tại hơn 180 cơ quan, đơn vị.

Lạng Sơn cho biết với các tác vụ lặp lại như tìm căn cứ pháp lý, tóm tắt văn bản dài, chuẩn bị đề cương báo cáo hoặc tạo dự thảo theo biểu mẫu, trợ lý ảo giúp rút ngắn khoảng 30–50% thời gian xử lý ban đầu so với cách làm thủ công. Riêng nhóm văn bản có biểu mẫu sẵn hoặc nội dung nghiệp vụ lặp lại, thời gian tạo bản nháp ban đầu có thể giảm khoảng 50–60%.

Các tỷ lệ này áp dụng cho những nhóm công việc cụ thể, không đồng nghĩa toàn bộ quy trình xử lý công vụ đều được rút ngắn tương ứng. Thời gian tiết kiệm được ở khâu tra cứu và tạo bản nháp chỉ là một phần của quy trình; cán bộ vẫn cần kiểm tra căn cứ, rà soát nội dung và hoàn thiện sản phẩm trước khi sử dụng.

Kho dữ liệu gần nửa triệu văn bản làm nền tảng

Khả năng hỗ trợ của một trợ lý ảo phụ thuộc đáng kể vào dữ liệu mà hệ thống có thể khai thác. Với Công chức số Xứ Lạng, nền tảng dữ liệu được xây dựng từ nhiều nhóm tài liệu phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và thực thi công vụ.

Theo báo cáo của tỉnh, kho dữ liệu đã tích hợp, lập chỉ mục khai thác và huấn luyện trên hơn 493.000 văn bản, tài liệu hành chính, gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo điều hành, tài liệu nghiệp vụ và các nguồn dữ liệu phục vụ xử lý công việc. Dữ liệu được đồng bộ, cập nhật từ các hệ thống dùng chung của tỉnh.

Nền tảng sử dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên, tìm kiếm ngữ nghĩa, cơ sở dữ liệu vector và nhận dạng ký tự quang học (OCR), kết hợp cơ chế truy xuất thông tin trước khi tạo câu trả lời. Nhờ đó, người dùng có thể tìm tài liệu ngay cả khi không nhớ chính xác số hiệu văn bản, đồng thời đối chiếu nội dung trả lời với nguồn tham khảo.

Bên cạnh khả năng khai thác dữ liệu, hệ thống có các chức năng quản lý tài khoản, phân quyền người dùng, kiểm soát truy cập, ghi nhận lịch sử sử dụng và thống kê hoạt động. Tỉnh cũng đã tổ chức hướng dẫn, tập huấn và hỗ trợ cán bộ đầu mối tại 35 cơ quan, đơn vị thông qua hình thức trực tiếp, trực tuyến và tài liệu hướng dẫn trên hệ thống.

Trao đổi với VietTimes tại Lễ trao Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam lần thứ 9 - Vietnam Digital Awards (VDA) 2026, ông Nguyễn Quang Huy, Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Lạng Sơn, cho biết Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng được xây dựng từ nhu cầu thực tiễn của các cơ quan nhà nước, nhất là trong bối cảnh triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Khối lượng công việc lớn, phạm vi quản lý rộng và yêu cầu xử lý đồng thời nhiều lĩnh vực chuyên môn đặt ra nhu cầu đổi mới phương thức làm việc, khai thác dữ liệu hiệu quả hơn và rút ngắn thời gian xử lý công việc.

Theo ông Huy, chuyển đổi số không chỉ là đưa công nghệ vào hoạt động của cơ quan nhà nước, mà quan trọng hơn là giải quyết được những bài toán thực tế, giúp cán bộ làm việc hiệu quả hơn và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.

"Với Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng, AI đóng vai trò hỗ trợ; cán bộ vẫn phải kiểm chứng thông tin, chịu trách nhiệm chuyên môn và đưa ra quyết định cuối cùng", ông Huy Nhấn mạnh và cho biết Lạng Sơn sẽ tiếp tục hoàn thiện kho dữ liệu, nâng cao chất lượng hỏi đáp và phát triển các chức năng theo nhu cầu thực tế. Những lĩnh vực được định hướng khai thác sâu hơn gồm thủ tục hành chính, đầu tư công, tài chính – ngân sách, đất đai, tư pháp, giáo dục và y tế.

Ông Nguyễn Quang Huy, Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Lạng Sơn tại Lễ trao giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam lần thứ 9.

Đưa AI vào công vụ từ nhu cầu thực tế

Trong quá trình ứng dụng AI, số lượng tài khoản và lượt truy cập phản ánh mức độ sử dụng, nhưng chưa đủ để đánh giá toàn diện hiệu quả. Một trợ lý ảo chỉ thực sự hữu ích khi câu trả lời có căn cứ, dữ liệu được cập nhật phù hợp và kết quả hỗ trợ có thể áp dụng vào công việc.

Với Công chức số Xứ Lạng, việc tiếp tục hoàn thiện dữ liệu, mở rộng tài liệu nghiệp vụ và nâng cao chất lượng trả lời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng các nhu cầu chuyên môn khác nhau. Cùng với đó, cán bộ cần biết cách kiểm chứng thông tin, nhận diện giới hạn của AI và không sử dụng máy móc các nội dung do hệ thống tạo ra.

Theo ông Nguyễn Quang Huy, hiệu quả công việc và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp là thước đo mà tỉnh hướng tới trong quá trình chuyển đổi số. Quan điểm này cũng đặt ra yêu cầu đánh giá giải pháp không chỉ qua quy mô công nghệ, mà qua những thay đổi cụ thể trong cách xử lý công việc hằng ngày.

Tại VDA 2026, UBND tỉnh Lạng Sơn được vinh danh ở hạng mục Cơ quan nhà nước chuyển đổi số xuất sắc với giải pháp Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng. Đây là năm thứ 5 liên tiếp tỉnh được vinh danh tại giải thưởng.

Trước đó, năm 2022, Lạng Sơn được ghi nhận với Nền tảng cửa khẩu số; năm 2023 với Trợ lý ảo iSEE Lạng Sơn hỗ trợ trả lời thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp. Năm 2024, tỉnh được trao giải cho Mô hình Tổ công nghệ số cộng đồng và giải pháp chuyển đổi số trong ngành Giáo dục và Đào tạo. Năm 2025, Nền tảng quản lý Doanh nghiệp – Chuyển đổi số, kết nối doanh nghiệp với chính quyền, tiếp tục được vinh danh.

“Việc Lạng Sơn được tôn vinh là Cơ quan nhà nước chuyển đổi số xuất sắc tại Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2026 là động lực để chúng tôi tiếp tục theo đuổi hướng đi này.

Chúng tôi mong muốn các giải pháp chuyển đổi số của tỉnh ngày càng đi vào thực chất, lấy hiệu quả công việc và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp làm thước đo”, ông Nguyễn Quang Huy nói.