Bắc Ninh: Thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động công chứng

Cuối tháng Bảy, Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn Thư, xã Lục Nam đã thực hiện thành công những hồ sơ công chứng điện tử đầu tiên, gồm hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và hợp đồng ủy quyền liên quan đến quyền sử dụng đất.

Công chứng viên Nghiêm Việt Thế (bên phải), Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn Thư, xã Lục Nam giới thiệu với công dân về quy trình công chứng điện tử.

Ông Nghiêm Việt Thế, công chứng viên cho biết: "Văn phòng đã đầu tư hệ thống thiết bị máy móc, số hóa, cài đặt phần mềm chuyên dụng và đào tạo đội ngũ sẵn sàng triển khai. Đối với người dân chưa có chữ ký số, văn phòng sẽ hướng dẫn đăng ký, chỉ khoảng 15 phút là có thể hoàn thành và sử dụng cho các giao dịch".

Công chứng điện tử vẫn tuân thủ đầy đủ quy trình nghiệp vụ từ kiểm tra giấy tờ, xác minh thông tin, chụp ảnh, ký kết đến lưu trữ hồ sơ. Điểm khác biệt là toàn bộ hồ sơ được số hóa, lưu trữ điện tử. Tại Văn phòng Công chứng Vũ Anh Hoàng, phường Tân Tiến, 2 hồ sơ công chứng điện tử đầu tiên cũng được hoàn thiện. Khác với quy trình truyền thống phải sử dụng nhiều hồ sơ giấy, toàn bộ các bước từ tiếp nhận hồ sơ, xác minh thông tin, xác thực danh tính, ký số đến lưu trữ đều được thực hiện trên môi trường điện tử. Chị Nguyễn Phương Linh, phường Bắc Giang cho hay: "Tôi thấy thủ tục nhanh, hầu hết các thao tác đều thực hiện trên điện thoại, không phải ký nhiều giấy tờ như trước”.

Đặc biệt, người yêu cầu công chứng không còn bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý. Dù đang ở bất kỳ tỉnh, thành phố nào, các bên vẫn có thể thực hiện giao dịch nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Hệ thống ghi nhận toàn bộ quá trình, khách hàng xác thực khuôn mặt, danh tính, ký số và nhận kết quả qua thư điện tử.

Ông Vũ Anh Hoàng, Trưởng Văn phòng Công chứng Vũ Anh Hoàng cho biết: "Văn phòng vừa thực hiện hợp đồng ủy quyền định đoạt tài sản giữa một khách hàng ở Bến Tre (cũ), nay thuộc tỉnh Vĩnh Long và Bắc Ninh. Theo phương thức truyền thống, một bên phải di chuyển tới địa phương còn lại, mất khoảng một tuần để hoàn tất thủ tục. Với công chứng điện tử, toàn bộ giao dịch được hoàn thành trong khoảng 40 phút, người dân không cần đi lại và có thể tra cứu trên hệ thống”.

Theo đại diện Hội Công chứng viên tỉnh, toàn tỉnh hiện có 60 văn phòng công chứng, đến nay cơ bản đã đầu tư nền tảng công chứng điện tử và các thiết bị phục vụ số hóa hồ sơ. Các văn phòng công chứng cũng tích cực tư vấn để người dân hiểu rõ ưu điểm của phương thức mới.

Theo kế hoạch, đến hết năm 2026, 100% tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử. Toàn bộ dữ liệu công chứng sẽ được chuyển đổi, đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung theo lộ trình của Bộ Tư pháp, tạo nền tảng xây dựng hệ thống công chứng hiện đại, minh bạch, an toàn và thuận tiện hơn cho người dân.

Tuy nhiên, số lượng hồ sơ công chứng điện tử vẫn còn khiêm tốn do người dân chưa nắm rõ quy trình, chưa hiểu hết tiện ích của công chứng điện tử. Cùng đó, Luật Công chứng vẫn cho phép người dân lựa chọn giữa công chứng điện tử và công chứng truyền thống nên phần lớn vẫn giữ thói quen sử dụng hồ sơ giấy.

Nhằm đưa công chứng điện tử đi vào cuộc sống, Hội dự kiến tháng 8/2026 tổ chức tập huấn chuyên sâu về công chứng điện tử cho toàn bộ công chứng viên trên địa bàn tỉnh. Nội dung tập trung vào quy trình nghiệp vụ, kỹ năng sử dụng nền tảng và xử lý các tình huống phát sinh.

Để việc triển khai đồng bộ, Sở Tư pháp yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng khẩn trương đầu tư hạ tầng kỹ thuật, nhân lực và thực hiện lộ trình số hóa, làm sạch dữ liệu công chứng để kết nối với Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung của Bộ Tư pháp. Bà Đoàn Thị Hồng Nhung, Phó Giám đốc Sở Tư pháp cho biết: “Công chứng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người dân, doanh nghiệp và cơ quan quản lý Nhà nước. Với người dân và doanh nghiệp, công chứng điện tử bảo đảm giá trị pháp lý, tính an toàn, bảo mật của giao dịch và rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục, giảm chi phí đi lại, tạo thuận lợi khi các bên tham gia giao dịch ở nhiều địa phương khác nhau. Với cơ quan nhà nước, việc triển khai công chứng điện tử là yêu cầu tất yếu trong tiến trình chuyển đổi số, góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất. Qua đó, nâng cao hiệu quả quản lý, tăng tính minh bạch và tạo nền tảng để kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, đơn vị”.

Hiện Sở Tư pháp đã giao Hội Công chứng viên tỉnh phối hợp chặt chẽ với các đơn vị trong việc triển khai công chứng điện tử, xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng và nâng cao hiệu quả công tác tự quản đối với hoạt động công chứng. Phòng Công chứng số 1 và Văn phòng Công chứng Hoàng Thị Hồng Nga được lựa chọn tham gia kiểm thử hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng do Bộ Tư pháp xây dựng để đánh giá, hoàn thiện trước khi triển khai trên diện rộng.