Chứng thực điện tử: Khi tiện ích số vẫn 'vướng' thói quen giấy tờ

Trong tiến trình chuyển đổi số, chứng thực điện tử được kỳ vọng sẽ giúp người dân giảm bớt giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí khi giải quyết thủ tục hành chính. Tuy nhiên, từ chủ trương đến thực tế sử dụng vẫn còn một “độ trễ” nhất định, nhất là với những người dân chưa quen thao tác trên môi trường mạng.

Người dân thực hiện chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Thạch Lạc.

Đến làm thủ tục chứng thực, anh Đặng Đình Trung (phường Hà Huy Tập) chia sẻ: "Tôi vẫn còn gặp không ít khó khăn khi thực hiện chứng thực điện tử do chưa quen thao tác trên điện thoại thông minh. Dù đã được cán bộ hướng dẫn nhưng khi tự làm tôi vẫn lúng túng, nhất là các bước thao tác trên môi trường mạng. Trong khi đó, một số cơ quan vẫn yêu cầu hồ sơ giấy nên tôi chọn chứng thực bản giấy cho thuận tiện”.

Câu chuyện của anh Trung cũng phản ánh tâm lý chung của không ít người dân khi chuyển từ giấy tờ có dấu đỏ sang hình thức hồ sơ điện tử.

Theo cán bộ cơ sở, những băn khoăn của người dân không chỉ xuất phát từ tâm lý “cầm giấy cho chắc”, mà còn liên quan đến sự chưa đồng bộ trong quá trình triển khai

Chị Hoàng Thị Thu Nga - cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Can Lộc cho biết: "Việc một số cơ quan, đơn vị vẫn yêu cầu chứng thực bản giấy đã khiến công tác tuyên truyền, hướng dẫn người dân sử dụng chứng thực điện tử gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, ở một số thời điểm, hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và việc liên thông dữ liệu chưa thực sự thông suốt, ảnh hưởng đến trải nghiệm của người sử dụng".

Những vướng mắc nêu trên cũng là nguyên nhân khiến chứng thực điện tử, dù đã được triển khai trên toàn quốc từ năm 2020, đến nay vẫn chưa được người dân lựa chọn phổ biến. Trong khi đó, trên thực tế, chứng thực bản sao điện tử mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho cả người dân và cơ quan hành chính.

Với hình thức này, bản sao điện tử được tạo lập trực tiếp từ bản chính, có giá trị pháp lý tương đương bản sao chứng thực giấy, cho phép người dân sử dụng nhiều lần, nộp ở nhiều cơ quan khác nhau mà không phải thực hiện lại thủ tục chứng thực. Việc nộp hồ sơ trực tuyến cũng giúp giảm thời gian đi lại, chi phí sao chụp giấy tờ, đồng thời hạn chế tình trạng quá tải tại bộ phận “một cửa”.

Đối với cơ quan quản lý nhà nước, chứng thực điện tử góp phần chuẩn hóa dữ liệu, nâng cao hiệu quả lưu trữ, tra cứu và xử lý hồ sơ, tạo nền tảng cho việc liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, đơn vị. Đây cũng là bước đi quan trọng trong lộ trình xây dựng chính quyền số, cải cách thủ tục hành chính theo hướng công khai, minh bạch và thuận tiện hơn cho người dân.

Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Can Lộc, tỉnh Hà Tĩnh hướng dẫn người dân thực hiện chứng thực điện tử trên điện thoại.

Để chứng thực điện tử thực sự đi vào đời sống, yếu tố then chốt là tạo dựng niềm tin và sự an tâm cho người dân trong môi trường số. Cán bộ hành chính cần đóng vai trò “người dẫn đường”, trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ để người dân từng bước làm quen và tự thao tác. Nhiều địa phương đã linh hoạt triển khai song song cả hình thức bản giấy và bản điện tử trong giai đoạn đầu, vừa đáp ứng nhu cầu trước mắt, vừa giúp người dân dần hình thành thói quen sử dụng hồ sơ số. Song song với đó, công tác tuyên truyền được đẩy mạnh bằng nhiều hình thức, từ truyền thanh cơ sở, cổng thông tin điện tử, mạng xã hội của chính quyền đến các buổi sinh hoạt thôn, tổ dân phố, với cách truyền tải trực quan, dễ hiểu, gắn với những tình huống cụ thể trong đời sống.

Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hà Huy Tập, tỉnh Hà Tĩnh phát tờ rơi hướng dẫn các bước thực hiện chứng thực điện tử cho ngời dân.

Cùng với sự vào cuộc của chính quyền cơ sở, việc các sở, ngành và cơ quan, đơn vị từng bước chấp nhận, ưu tiên sử dụng bản sao chứng thực điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính cũng đang ghi nhận những chuyển biến tích cực. Đây được xem là một mắt xích quan trọng, bởi chỉ khi “đầu ra” của hồ sơ điện tử được thông suốt, đồng bộ, những nỗ lực tuyên truyền, hướng dẫn ở cơ sở mới thực sự phát huy hiệu quả, góp phần hình thành thói quen sử dụng giấy tờ số trong các giao dịch hành chính. Đơn cử như hồ sơ xin cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng của anh Phạm Ngọc Chinh (phường Thành Sen, tỉnh Hà Tĩnh). Thay vì phải chuẩn bị nhiều bản photo, chứng thực như trước đây, anh được Sở Xây dựng Hà Tĩnh hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến, trong đó sử dụng bản sao chứng thực điện tử các văn bằng, chứng chỉ chuyên môn.

Anh Phạm Ngọc Chinh chia sẻ: “Ban đầu tôi cũng khá bỡ ngỡ, nhưng sau khi được cán bộ hướng dẫn thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, tôi thấy cách làm này không phức tạp như lo ngại và tiết kiệm được nhiều thời gian.”

Theo thống kê của Sở Tư pháp Hà Tĩnh, trong năm 2025, toàn tỉnh ghi nhận gần 123.000 hồ sơ chứng thực bản sao điện tử, trên tổng số hơn 428.000 hồ sơ chứng thực, chiếm khoảng 29%. Đáng chú ý, từ đầu năm 2026 đến nay, tại nhiều phường, xã, tỷ lệ sử dụng chứng thực điện tử tiếp tục tăng, chiếm gần một nửa tổng số hồ sơ chứng thực. Dù vậy, so với hình thức chứng thực bản sao giấy truyền thống, tỷ lệ hồ sơ điện tử vẫn còn khiêm tốn, cho thấy quá trình chuyển dịch từ giấy sang số trong lĩnh vực chứng thực vẫn đang ở giai đoạn đầu.

Ông Nguyễn Quốc Tuấn – Giám đốc Sở Tư pháp Hà Tĩnh cho biết: “Bên cạnh việc tiếp tục hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, Sở sẽ tăng cường đôn đốc, hướng dẫn các địa phương triển khai chứng thực điện tử đồng bộ, thống nhất. Trọng tâm là tháo gỡ những vướng mắc ở khâu tiếp nhận, sử dụng hồ sơ điện tử, bảo đảm hồ sơ sau khi chứng thực được chấp nhận đầy đủ trong giải quyết thủ tục hành chính, tạo niềm tin cho người dân.”

Tài liệu hướng dẫn người dân thực hiện chứng thực điện tử.

Chuyển từ những bản sao giấy quen thuộc sang bản sao điện tử không chỉ là sự thay đổi về hình thức, mà còn là bước chuyển trong tư duy và phương thức vận hành của cả người dân lẫn cơ quan hành chính. Với hạ tầng công nghệ ngày càng hoàn thiện, sự vào cuộc của các sở, ngành và chính quyền cơ sở, chứng thực điện tử đang từng bước khẳng định vai trò trong đời sống hành chính hiện đại, góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của xã hội số.

Video: Trung tâm phục vụ hành chính công các phường, xã hướng dẫn người dân thực hiện công chứng điện tử.

Trần Vũ