Chuyển đổi số nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Điện lực Thanh Hóa

Công ty Điện lực Thanh Hóa thay đổi cách thức từ văn bản giấy truyền thống sang môi trường điện tử, dần tiếp cận với môi trường làm việc “văn phòng không giấy”.

Năm 2023 với chủ đề “Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí”, công tác chuyển đổi số toàn diện các lĩnh vực đang được diễn ra mạnh mẽ trong toàn ngành điện, giúp cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Công ty Điện lực Thanh Hóa không ngừng nghiên cứu, đầu tư và áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ số vào từng lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh. Từ đó tạo ra lợi ích kinh tế và môi trường làm việc chuyên nghiệp trong đó có chuyển đổi số công tác văn phòng.

Hiện nay, trước sự phát triển bùng nổ mạnh mẽ về khoa học công nghệ, hầu hết các tổ chức, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp đều xây dựng lộ trình, kế hoạch và các chương trình mục tiêu đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung, công tác văn phòng nói riêng. Với mục đích là thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống, đảm bảo giúp tài liệu được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học trên hệ thống phần mềm, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận phòng, ban/đơn vị và văn phòng, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản, hướng tới xây dựng Chính phủ số, Chính phủ không giấy tờ. Đặc biệt, hệ thống phải có chế độ bảo mật chặt chẽ cho phép cấp quyền truy cập đến từng người sử dụng và lưu lịch sử giao dịch mỗi phiên làm việc để thuận tiện cho công tác sử dụng sau này. Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm văn thư, lưu trữ điện tử cần có khả năng tích hợp với công nghệ ứng dụng IoT, dữ liệu lớn Big Data, trong việc giải quyết các bài toán nghiệp vụ quản lý kho tư liệu.

Công ty Điện lực Thanh Hóa xác định giải pháp văn phòng số là nhiệm vụ trọng tâm để từ đó tự động hóa quản lý quy trình công việc như: công văn đi đến, hồ sơ công việc, tài liệu điện tử, phân quyền và phê duyệt, ký số trực tiếp trên hệ thống Digital Office (D.office), lịch tuần, lịch công tác, phiếu điều xe, số hóa trong quản lý các trang thiết bị, dụng cụ... Ngoài ra tại trụ sở làm việc từ Công ty đến đơn vị trực thuộc đều được trang bị hệ thống giám camera sát an ninh, cảnh báo phòng cháy chữa cháy, thiết bị phục vụ cho họp trực tuyến, hệ thống âm thanh, màn hình trình chiếu phục vụ công tác thông tin, tuyên truyền...

Đối với hệ thống văn phòng số D.office, được xây dựng trên nền tảng công nghệ số mới, đảm bảo tính mở rộng, tương thích đồng bộ trên Web và sử dụng thuận tiện trên các thiết bị Tablet, Smart Mobile...phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam đáp ứng các quy định mới về công tác văn phòng gồm đầy đủ các phân hệ như: Phân hệ Văn thư, phân hệ công việc, phân hệ Văn bản đi/Phân hệ Văn bản đi nội bộ, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các đơn vị, tìm kiếm văn bản nhanh chóng dễ dàng, phân hệ Hồ sơ công việc, báo cáo đánh giá, danh bạ điện thoại trong toàn Tập đoàn Điện lực Việt Nam... Đặc biệt, nó cũng được tích hợp với hệ thống Quản lý nguồn nhân lực (HRMS), chứng thư số nội bộ (EVNCA), cổng thông tin điện tử nội bộ (EVNPORTAL) xây dựng các chuẩn, sẵn sàng tích hợp các dịch vụ tiện ích văn phòng. Qua đó làm cơ sở cho việc phát triển và hoàn thiện giải pháp văn phòng số trong giai đoạn tiếp theo.

Trong công tác văn phòng từ khi áp dụng chuyển đổi số, việc trao đổi thông tin được thuận tiện, tăng năng suất, hiệu quả công việc, giúp tiết kiệm thời gian và giảm nhiều chi phí và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

Trước đây, hệ thống văn bản của Công ty khi gửi đến các cơ quan ban, ngành địa phương hoặc trong nội bộ phải thực hiện qua đường bưu điện gây tốn kém chi phí, đôi lúc làm chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng đến công tác quản lý điều hành và trao đổi thông tin. Tuy nhiên, đến nay đã kết nối điện tử 100% đến toàn bộ các phòng/ban, đơn vị trực thuộc, cá nhân được phân quyền, phụ trách và cơ bản kết nối liên thông văn bản với các cơ quan đầu não trong tỉnh. Hiện nay cán bộ, công nhân viên trong toàn Công ty Điện lực Thanh Hóa đã thích ứng và thay đổi cách thức từ văn bản giấy truyền thống sang môi trường điện tử, dần tiếp cận đến “văn phòng không giấy” một xu hướng làm việc tất yếu của tương lai. Ngoài ra, Công ty luôn ưu tiên xây dựng hệ thống công nghệ thông tin, viễn thông nâng cao năng lực khai thác tối đa mạng nội bộ bảo đảm kết nối an toàn, liên tục và đáp ứng nhu cầu quản lý điều hành, từ đó giúp cho việc trao đổi thông tin được thuận tiện, tăng năng suất, hiệu quả công việc, giúp tiết kiệm thời gian và giảm nhiều chi phí và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

Số liệu thống kê cho thấy từ đầu năm 2023 tới nay, hệ thống văn phòng số Digital Office của Công ty đã xử lý 6774 văn bản đến và phát hành 8402 văn bản đi, đồng thời lập hồ sơ tài liệu lưu trữ tại cá nhân và chuyển giao cho lưu trữ cơ quan. Đây là khối lượng văn bản, hồ sơ tài liệu được luân chuyển, phát hành và lưu trữ dưới dạng số hóa.

Việc ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến cùng với phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, từng bước nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực công tác văn phòng là một hướng đi quan trọng để Công ty Điện lực Thanh Hóa góp phần cùng với Tổng công ty Điện lực miền Bắc phấn đấu đến năm 2025 hoàn thành mục tiêu trở thành doanh nghiệp số mà Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã đề ra.

Hùng Mạnh