Chuyển từ nền hành chính dựa trên giấy tờ sang nền hành chính điện tử

Tiết kiệm cho ngân sách nhà nước 1.200 tỷ đồng hàng năm

- Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg (Quyết định số 28) về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan nhà nước tăng cường sử dụng văn bản điện tử, tiến tới đến mức tối thiểu văn bản giấy. Việc triển khai gửi, nhận văn bản điện tử đã mang lại lợi ích gì, thưa ông?

TS. Ngô Hải Phan - Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ

- Quyết định số 28 thực sự là một bước khởi đầu quan trọng trong việc cải thiện, đổi mới phương thức hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, công phá mạnh mẽ vào tư duy giấy tờ, quan liêu kiểu cũ để tạo lập nền tảng cho những bước phát triển mới của Chính phủ điện tử. Chính phủ kiến tạo, liêm chính, hành động phục vụ người dân và doanh nghiệp thì nhất thiết phải cải cách, tăng cường hiệu quả, công khai, minh bạch, mà muốn vậy trước hết phải ứng dụng công nghệ thông tin, phải kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu, hướng tới nền quản trị quốc gia, quản trị xã hội thông minh, hướng tới nền hành chính hiện đại, không giấy tờ.

Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan nhà nước tăng cường sử dụng văn bản điện tử, tiến tới đến mức tối thiểu văn bản giấy. Trong đó, vai trò của Trục liên thông văn bản quốc gia là giải pháp kết nối, liên thông, bảo đảm văn bản được gửi, nhận một cách nhanh chóng, thông suốt và an toàn giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương.

Theo thống kê của các tổ chức, chuyên gia quốc tế, việc triển khai gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia giúp tiết kiệm cho ngân sách nhà nước 1.200 tỷ đồng hàng năm từ việc cắt giảm chi phí sao chụp và chi phí gửi, nhận văn bản qua đường bưu chính. Ngoài ra, lợi ích lớn nhất của việc gửi, nhận văn bản điện tử là cải thiện thời gian, tốc độ trao đổi thông tin, văn bản giữa các cơ quan hành chính nhà nước. Thay vì mất nhiều ngày để văn bản đến được nơi nhận thì giờ đây, với việc văn bản được gửi, nhận điện tử, các đơn vị nhận được văn bản nhanh, kịp thời xử lý, dần xóa khái niệm văn bản phát hành "thông thường" và văn bản phát hành "hỏa tốc", "khẩn" và "thượng khẩn".

Việc liên thông văn bản điện tử thông suốt từ Trung ương đến các cấp địa phương là cơ sở, nền tảng để triển khai kết nối, liên thông các hệ thống thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và chính quyền các cấp, hình thành hệ thống Chính phủ điện tử kết nối thông suốt từ Trung ương đến địa phương.

- Với rất nhiều lợi ích như ông vừa chia sẻ, vậy sau gần 5 năm đưa vào sử dụng Trục liên thông văn bản quốc gia, tại cơ quan hành chính các bộ, ngành, địa phương có sự chuyển biến thế nào, thưa ông?

- Với sự chỉ đạo quyết liệt của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, sự phối hợp tích cực của các bộ, ngành, địa phương, từ ngày khai trương Trục liên thông văn bản quốc gia (12.3.2019) đến nay sau gần 5 năm đưa vào sử dụng Trục liên thông văn bản quốc gia phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính bước đầu đạt được một số kết quả quan trọng.

Tính đến nay, 94/94 đơn vị (100%) các bộ, ngành, địa phương đã kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử với Trục liên thông văn bản quốc gia. Ngoài khối các cơ quan hành chính nhà nước, Văn phòng Chính phủ cũng đã tổ chức kết nối tới Văn phòng Trung ương Đảng, Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, Ủy ban Giám sát tài chính quốc gia, kết nối tới các Tổ chức Chính trị - Xã hội, một số tập đoàn, tổng công ty, ngân hàng. Có 30.000 đơn vị các cấp sẵn sàng gửi nhận văn bản điện tử có 30 triệu văn bản được gửi, nhận điện tử giữa các cơ quan. Trung bình mỗi tháng có khoảng 700.000 - 1.000.000 văn bản điện tử gửi, nhận trên Trục liên thông.

Hạn chế văn bản gửi cả điện tử và giấy

- Bên cạnh những mặt tích cực, nổi bật, đâu là những khó khăn, vướng mắctrong quá trình triển khai Quyết định số 28, thưa ông?

- Bên cạnh những kết quả đạt được, việc triển khai Quyết định số 28 vẫn còn gặp một số khó khăn, vướng mắc cần phải khắc phục trong thời gian tới. Đó là, một số bộ phận cán bộ công chức, viên chức chưa nhận thức rõ về hiệu quả trong việc sử dụng văn bản điện tử có ký số; chưa có ý thức thay đổi thói quen sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy. Trong khi đó, lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị cũng chưa thực sự quan tâm việc ứng dụng chữ ký số trên văn bản điện tử, chưa triển khai chữ ký số cá nhân trong thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý công việc trên môi trường mạng dẫn tới phát sinh thêm công việc cho cán bộ văn thư khi phải xử lý văn bản trên cả 2 môi trường truyền thống và môi trường điện tử.

Bên cạnh đó, một số cơ quan, đơn vị chưa đáp ứng về yêu cầu phản hồi trạng thái sau khi nhận văn bản dẫn tới khó khăn cho đơn vị gửi khi theo dõi tình trạng văn bản. Việc tổ chức kết nối tới các cơ quan, hiệp hội, doanh nghiệp ngoài khối cơ quan hành chính còn hạn chế.

- Vậy theo ông, cần phải làm gì để việc gửi, nhận văn bản điện tử trở thành “công việc hàng ngày” và bảo đảm tăng cường xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng?

Trước hết, tiếp tục mở rộng kết nối gửi, nhận văn bản điện tử tới toàn bộ cơ quan trong hệ thống chính trị Việt Nam, kết nối giữa các doanh nghiệp, tổ chức với các cơ quan quản lý nhà nước để hạn chế tối đa gửi, nhận văn bản giấy.

Tiếp tục đổi mới lề lối phương thức làm việc thông qua xử lý hồ sơ công việc trên môi trường điện tử. Đặc biệt đề cao vai trò của lãnh đạo các cấp gương mẫu, đi đầu trong sử dụng chữ ký số cá nhân phê duyệt các hồ sơ, văn bản điện tử. Bảo đảm thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử liên thông 4 cấp chính quyền và số hóa hồ sơ, lưu trữ điện tử; chuyển đổi từ điều hành dựa trên giấy tờ sang điều hành dựa trên dữ liệu.

Các đơn vị cần thực hiện gửi văn bản điện tử không kèm bản giấy theo danh mục tại Văn bản số 775/VPCP-KSTT của Văn phòng Chính phủ về văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy. Cần hạn chế tình trạng văn bản gửi song song cả điện tử và giấy, phát sinh thêm khối lượng công việc cho cán bộ công chức, viên chức.

Cùng với đó, chuyển đổi toàn bộ mã định danh cơ quan, tổ chức trên Trục liên thông theo Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, bảo đảm đồng bộ, thông suốt. Triển khai kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam. Đẩy mạnh kết nối liên thông văn bản điện tử với các doanh nghiệp, tổ chức, tăng cường mối quan hệ giữa Chính phủ với người dân, doanh nghiệp. Ngoài ra, bảo đảm an ninh mạng, an toàn thông tin, hoạt động thông suốt, ổn định của Trục liên thông văn bản quốc gia theo quy định.

- Xin trân trọng cảm ơn ông!

Song Hà thực hiện