Doanh nghiệp chậm đóng bảo hiểm, ai bảo vệ người lao động?

Thưa Luật sư, theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký và tham gia Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho những nhóm người lao động, người quản lý doanh nghiệp nào?

Luật sư Nguyễn Văn Đồng, Trưởng Văn phòng Luật sư Nhân Chính.

Luật sư: Trước hết cần nhấn mạnh rằng từ ngày 01/7/2025, pháp luật về bảo hiểm xã hội có một số thay đổi rất đáng chú ý theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024. Đáng kể nhất là phạm vi đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc được mở rộng, trong đó có cả một số người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương. Đây là điểm mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong công tác quản trị nhân sự và tiền lương hiện nay.

Đối với người lao động là công dân Việt Nam, về nguyên tắc, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người làm việc theo hợp đồng lao động thuộc diện luật định, bao gồm người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn; người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên; kể cả trường hợp các bên đặt tên hợp đồng khác nhưng nội dung thực tế thể hiện có việc làm được trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

Điểm mới quan trọng là pháp luật không còn chỉ nhìn vào tên gọi của hợp đồng mà chú trọng đến bản chất của quan hệ lao động. Vì vậy, doanh nghiệp không thể chỉ căn cứ vào việc hợp đồng được gọi là “hợp đồng cộng tác viên”, “hợp đồng dịch vụ” hay một tên gọi khác để mặc nhiên xác định người đó không phải tham gia BHXH nếu trên thực tế tồn tại đầy đủ các yếu tố của quan hệ lao động.

Bên cạnh đó, người làm việc không trọn thời gian cũng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nếu đáp ứng điều kiện về tiền lương theo luật định. Đây là quy định có ý nghĩa thực tiễn khá lớn đối với doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động bán thời gian, lao động làm việc theo ca hoặc theo giờ.

Một nhóm đối tượng khác mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là người quản lý doanh nghiệp. Từ ngày 01/7/2025, pháp luật quy định cả người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương và không hưởng tiền lương thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, nếu thuộc các chức danh và trường hợp luật định. Nhóm này bao gồm, tùy trường hợp, người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác theo quy định.

Đặc biệt, Luật BHXH 2024 đã bổ sung nhóm người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương vào diện BHXH bắt buộc. Đối với người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương, đây là một thay đổi rất đáng chú ý. Trước đây, nhóm này về cơ bản không thuộc diện BHXH bắt buộc chỉ vì họ giữ chức danh quản lý mà không hưởng lương; nhưng từ ngày 01/7/2025, pháp luật đã mở rộng phạm vi tham gia.

Về bảo hiểm y tế, phạm vi đối tượng cũng được mở rộng. Theo quy định hiện hành, nhóm do người sử dụng lao động và người lao động cùng đóng BHYT bao gồm người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, cũng như người quản lý doanh nghiệp và một số chức danh quản lý khác có hưởng tiền lương.

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục BHXH, BHYT cho người lao động. (Ảnh minh họa, có hỗ trợ AI).

Một điểm doanh nghiệp cần lưu ý nữa là lao động nước ngoài. Theo Luật BHXH 2024, người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc khi đáp ứng các điều kiện luật định, trong đó có điều kiện về loại hợp đồng lao động. Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài vì vậy không nên mặc định rằng “người nước ngoài thì không phải đóng BHXH”; phải kiểm tra từng trường hợp cụ thể, bao gồm loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng và các trường hợp loại trừ theo quy định.

Từ góc độ thực tiễn, tôi cho rằng doanh nghiệp nên xây dựng một danh mục đối tượng tham gia bảo hiểm ngay từ khi tuyển dụng và cập nhật khi người lao động thay đổi chức danh, loại hợp đồng, mức lương hoặc tình trạng làm việc. Đây là cách đơn giản nhưng hiệu quả để tránh tình trạng đến khi cơ quan BHXH kiểm tra mới phát hiện doanh nghiệp bỏ sót người phải tham gia.

Mức đóng, tiền lương làm căn cứ đóng và trách nhiệm đóng Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế giữa doanh nghiệp với người lao động hiện được pháp luật quy định ra sao?

Luật sư: Nếu chỉ xét riêng BHXH và BHYT đối với người lao động Việt Nam làm việc theo chế độ tiền lương do doanh nghiệp quyết định, có thể khái quát như sau:  Người lao động đóng 8% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH vào quỹ hưu trí và tử tuất và 1,5% BHYT. Người sử dụng lao động đóng 17% BHXH, gồm 3% vào quỹ ốm đau, thai sản và 14% vào quỹ hưu trí, tử tuất; đồng thời đóng 3% BHYT. Như vậy, riêng BHXH và BHYT, người lao động chịu 9,5%, còn doanh nghiệp chịu 20% trên tiền lương làm căn cứ đóng, chưa tính các khoản bảo hiểm bắt buộc khác như BHTN và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

Đối với BHYT, mức đóng hiện hành của nhóm người lao động và người sử dụng lao động cùng đóng là 4,5% tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, trong đó doanh nghiệp đóng hai phần ba, tương ứng 3%, và người lao động đóng một phần ba, tương ứng 1,5%. Quy định này được hướng dẫn tại Nghị định 188/2025/NĐ-CP.

Về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, đây cũng là vấn đề doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Đối với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH về nguyên tắc bao gồm tiền lương tháng theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không thể tùy ý “tách” một phần thu nhập thường xuyên, ổn định của người lao động thành những khoản có tên gọi khác để làm giảm tiền lương đóng bảo hiểm. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét bản chất khoản tiền và căn cứ vào quy định pháp luật để xác định khoản nào thuộc tiền lương làm căn cứ đóng.

Đối với người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương, cơ chế lại khác. Người quản lý thuộc nhóm này được lựa chọn tiền lương làm căn cứ đóng trong giới hạn từ mức tham chiếu đến tối đa 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng. Sau ít nhất 12 tháng thực hiện đóng theo mức đã lựa chọn, người tham gia có thể lựa chọn lại mức đóng.

Đáng chú ý, người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương không đơn giản là “không có lương nên doanh nghiệp phải đóng thay”. Theo hướng dẫn thực hiện hiện hành, nhóm này có mức đóng BHXH và BHYT tổng cộng 29,5% trên mức tiền lương làm căn cứ đóng, gồm 22% vào quỹ hưu trí, tử tuất; 3% vào quỹ ốm đau, thai sản và 4,5% BHYT.

Về trách nhiệm, doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký tham gia, lập hồ sơ, đóng phần thuộc trách nhiệm của mình và đồng thời trích phần người lao động phải đóng từ tiền lương của người lao động để nộp cùng vào cơ quan BHXH. Doanh nghiệp cũng phải phối hợp xác nhận quá trình đóng khi người lao động chấm dứt quan hệ lao động và cung cấp thông tin liên quan khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Một vấn đề thực tế tôi thường lưu ý với doanh nghiệp là: tiền bảo hiểm không phải là khoản doanh nghiệp có thể tự quyết định đóng ít hay nhiều tùy tình hình tài chính. Nếu người lao động thuộc diện bắt buộc thì nghĩa vụ đóng phát sinh theo luật. Khó khăn về dòng tiền, nếu có, không tự động làm mất nghĩa vụ này. Do đó, bộ phận nhân sự, kế toán và pháp chế của doanh nghiệp cần phối hợp để bảo đảm ba yếu tố: đúng đối tượng - đúng tiền lương làm căn cứ đóng – đúng thời hạn đóng. Chỉ cần sai một trong ba yếu tố này, doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ truy đóng, tiền phải nộp thêm và các trách nhiệm pháp lý khác.

Trường hợp doanh nghiệp chậm đóng, đóng không đầy đủ hoặc trốn đóng Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thì phải chịu những trách nhiệm pháp lý nào và quyền lợi của người lao động được bảo đảm ra sao?

Luật sư: Đây là vấn đề có mức độ rủi ro pháp lý rất cao đối với doanh nghiệp, đặc biệt từ khi Luật BHXH 2024 và các quy định mới về BHYT có hiệu lực.

Trước hết, cần phân biệt chậm đóng và trốn đóng. Không phải cứ doanh nghiệp chậm nộp một vài ngày là mặc nhiên bị xác định là “trốn đóng”. Luật BHXH 2024 quy định khá cụ thể các trường hợp được coi là chậm đóng và trốn đóng. Chẳng hạn, trường hợp doanh nghiệp không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền đã đăng ký và quá thời hạn đóng; hoặc không đăng ký, đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia; đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn quy định... có thể bị xác định là vi phạm theo mức độ tương ứng. Đặc biệt, trong một số trường hợp, sau 60 ngày kể từ hạn đóng, doanh nghiệp vẫn không đóng đầy đủ và đã được cơ quan có thẩm quyền đôn đốc thì hành vi có thể bị xác định là trốn đóng.

Đối với hành vi chậm đóng BHXH, doanh nghiệp trước hết bị buộc phải đóng đủ số tiền còn thiếu và phải nộp thêm một khoản tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền BHXH chậm đóng và số ngày chậm đóng vào quỹ BHXH. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và không được xem xét trao tặng một số danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng theo luật.

Đối với hành vi trốn đóng BHXH, mức độ xử lý nghiêm khắc hơn: doanh nghiệp phải đóng đủ số tiền trốn đóng, đồng thời phải nộp khoản tiền 0,03%/ngày trên số tiền và thời gian trốn đóng; tùy tính chất, mức độ còn có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Đối với BHYT, Luật BHYT hiện hành cũng quy định cơ chế tương tự. Doanh nghiệp chậm đóng phải đóng đủ số tiền chậm đóng và nộp thêm 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng; trường hợp trốn đóng cũng phải đóng đủ số tiền trốn đóng và khoản tiền tính theo tỷ lệ 0,03%/ngày, đồng thời có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy trường hợp.

Điểm rất quan trọng liên quan trực tiếp đến người lao động là: doanh nghiệp chậm đóng hoặc trốn đóng BHYT không thể đơn giản đẩy hậu quả sang người lao động.

Theo quy định hiện hành, trường hợp người sử dụng lao động chậm đóng hoặc trốn đóng BHYT làm người lao động chưa có thẻ BHYT hoặc không được bảo đảm quyền lợi BHYT, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi và mức hưởng BHYT mà người lao động đã phải tự chi trả trong thời gian chưa có thẻ do hành vi chậm đóng, trốn đóng theo điều kiện và trình tự luật định.

Đây là điểm rất đáng lưu ý. Có nghĩa là rủi ro cuối cùng không đương nhiên thuộc về người lao động. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng nghĩa vụ và hành vi đó gây thiệt hại đến quyền lợi hợp pháp của người lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm khắc phục và bồi hoàn theo quy định.

Đối với BHXH, Luật BHXH 2024 cũng quy định rõ người sử dụng lao động phải bồi thường cho người lao động nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ trách nhiệm đóng BHXH bắt buộc mà gây thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động. Người lao động đồng thời có quyền yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ, yêu cầu cung cấp thông tin về quá trình đóng, khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định pháp luật.

Trong những trường hợp nghiêm trọng, hành vi trốn đóng còn có thể dẫn đến trách nhiệm hình sự. Điều 216 Bộ luật Hình sự quy định tội trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động. Chẳng hạn, hành vi gian dối hoặc bằng thủ đoạn khác để không đóng hoặc không đóng đầy đủ từ 06 tháng trở lên, sau khi đã bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn vi phạm, và đáp ứng các ngưỡng về số tiền trốn đóng hoặc số lượng người lao động bị ảnh hưởng, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Các khung hình phạt tăng dần theo số tiền trốn đóng, số người lao động và một số tình tiết khác.

Từ góc độ bảo vệ quyền lợi người lao động, tôi cho rằng người lao động cũng cần chủ động kiểm tra quá trình tham gia BHXH, BHYT của mình, thay vì chỉ chờ đến khi nghỉ việc hoặc phát sinh chế độ mới phát hiện doanh nghiệp còn nợ bảo hiểm. Luật BHXH 2024 ghi nhận quyền của người tham gia được cơ quan BHXH cung cấp thông tin định kỳ về việc đóng BHXH và được xác nhận thông tin đóng khi có yêu cầu.

Người lao động cũng có quyền yêu cầu người sử dụng lao động và các cơ quan liên quan thực hiện đầy đủ trách nhiệm về BHXH đối với mình. Tóm lại, dưới góc độ pháp lý, tôi cho rằng doanh nghiệp cần nhìn nhận BHXH và BHYT không chỉ là một khoản chi phí nhân sự mà trước hết là nghĩa vụ pháp lý gắn trực tiếp với quyền lợi an sinh của người lao động. Việc chậm đóng hoặc đóng thiếu có thể được khắc phục bằng truy đóng trong trường hợp thông thường, nhưng nếu kéo dài, có tính hệ thống hoặc có dấu hiệu gian dối nhằm trốn tránh nghĩa vụ thì mức độ rủi ro có thể chuyển từ trách nhiệm tài chính, hành chính sang trách nhiệm hình sự.

Đối với doanh nghiệp, giải pháp an toàn nhất là kiểm soát ngay từ đầu danh sách người thuộc diện tham gia, tiền lương làm căn cứ đóng và thời hạn đóng; đồng thời thường xuyên đối chiếu dữ liệu với cơ quan BHXH. Đối với người lao động, việc kiểm tra quá trình đóng BHXH, BHYT định kỳ là cách thiết thực để phát hiện sớm và bảo vệ quyền lợi của chính mình.

Xin cảm ơn Luật sư!