Đưa công tác hộ tịch về cấp xã

Hướng dẫn số hóa các thủ tục hành chính tại xã Nam Đông

Chủ động, bảo đảm tính khả thi

Trong bối cảnh cải cách hành chính, xây dựng chính quyền số và tổ chức mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, việc triển khai Luật Hộ tịch có ý nghĩa quan trọng, gắn với quyền, lợi ích hợp pháp và đời sống hàng ngày của người dân. Thực hiện chủ trương phân cấp, phân quyền, trước thời điểm 1/7/2025, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND thành phố ban hành 2 kế hoạch và nhiều văn bản hướng dẫn cho UBND cấp xã, phường, bảo đảm điều kiện tiếp nhận toàn bộ thẩm quyền đăng ký hộ tịch.

Sở Tư pháp cũng kịp thời công bố danh mục thủ tục hành chính, phê duyệt quy trình nội bộ và quy trình điện tử, tạo cơ sở để các xã, phường giải quyết hồ sơ ngay từ ngày đầu vận hành mô hình mới; đồng thời tổ chức các hội nghị tập huấn nghiệp vụ hộ tịch, giúp công chức cơ sở nắm chắc quy định, quy trình, hạn chế lúng túng khi tiếp nhận nhiệm vụ.

Bà Văn Thị Phương, cán bộ tư pháp - hộ tịch xã Đan Điền cho biết, việc chuyển giao thẩm quyền đăng ký hộ tịch về cấp xã đã đưa công tác hộ tịch đến gần người dân hơn. Cán bộ xã được Sở Tư pháp tập huấn kỹ về quy trình, nghiệp vụ và phần mềm điện tử; các danh mục thủ tục, quy trình nội bộ và điện tử được ban hành kịp thời nên việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ không bị gián đoạn. Khi phát sinh vướng mắc, cán bộ cơ sở có thể trao đổi trực tuyến với Tổ hỗ trợ của Sở để được hướng dẫn nhanh chóng, xử lý hiệu quả các hồ sơ phức tạp.

Ông Phạm Công Phước, Phó Chủ tịch UBND xã Đan Điền chia sẻ, thời gian đầu tiếp nhận toàn bộ thẩm quyền đăng ký hộ tịch, cán bộ xã không tránh khỏi lúng túng, nhất là với những hồ sơ có yếu tố nước ngoài. Mặt khác, hệ thống máy tính cũ với cấu hình thấp, dung lượng của hệ thống mạng chưa đảm bảo, gây khó khăn cho việc tiếp nhận và giải quyết các thủ tục. Sở Tư pháp cũng đã kịp thời hỗ trợ, đặc biệt thông qua các kênh hỗ trợ trực tuyến, cán bộ xã từng bước tự tin hơn, xử lý hồ sơ đúng quy định, hạn chế sai sót.

Nhờ các giải pháp đồng bộ, công tác hộ tịch sau ngày 1/7/2025 trên địa bàn thành phố vận hành tương đối ổn định, đáp ứng nhu cầu người dân, không để xảy ra ách tắc kéo dài. Tuy nhiên, khối lượng công việc dồn về cấp xã rất lớn trong khi biên chế chưa tăng tương ứng, nhất là ở đô thị đông dân; một số thủ tục phức tạp chuyển từ cấp huyện xuống xã đã phát sinh sai sót nghiệp vụ, buộc Sở Tư pháp tham mưu UBND thành phố hủy, thu hồi một số hồ sơ để bảo đảm tính pháp lý.

Đột phá trong đăng ký hộ tịch trực tuyến

Song song với việc phân cấp thẩm quyền, Sở Tư pháp đã đẩy mạnh triển khai đăng ký hộ tịch trực tuyến và giải quyết thủ tục không phụ thuộc nơi cư trú. Kết quả đạt được khá rõ nét: từ ngày 1/1/2025 đến tháng 11/2025, UBND các xã, phường đã tiếp nhận và giải quyết 8.981 hồ sơ hộ tịch, trong đó hồ sơ trực tuyến chiếm tới 99%.

Theo ông Nguyễn Ngọc Phước, Trưởng phòng Phổ biến pháp luật và Hành chính tư pháp, Sở Tư pháp, đến nay, toàn thành phố đã hoàn thành số hóa hơn 1,2 triệu trường hợp từ sổ hộ tịch giấy, trở thành một trong những địa phương đầu tiên trên cả nước hoàn thành nhiệm vụ này. Công tác rà soát, làm sạch dữ liệu hôn nhân được triển khai theo kế hoạch cao điểm 90 ngày đêm, góp phần cắt giảm thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân, giảm phiền hà cho người dân.

Từ tháng 4/2025, việc cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú được triển khai, tạo thuận lợi rõ rệt cho công dân. Các nhóm thủ tục hành chính liên thông điện tử như đăng ký khai sinh - đăng ký thường trú - cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi, hay đăng ký khai tử - xóa đăng ký thường trú - trợ cấp mai táng phí đã giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm số lần đi lại.

Là người trực tiếp thụ hưởng, bà Trần Thị Lan, người dân xã Chân Mây - Lăng Cô cho biết, trước đây mỗi lần làm giấy khai sinh cho con phải đi lại nhiều lần, nay chỉ cần nộp hồ sơ trực tuyến, các thủ tục được liên thông giữa các cơ quan, vừa thuận tiện, minh bạch, vừa tiết kiệm thời gian.

Hiện nay, thành phố Huế có 118 công chức tư pháp - hộ tịch, trong đó đa số có trình độ đại học luật trở lên và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ. Đây là lực lượng nòng cốt bảo đảm chất lượng công tác hộ tịch tại cơ sở; tuy nhiên, vẫn còn một số xã chỉ bố trí một công chức tư pháp - hộ tịch, tiềm ẩn nguy cơ gián đoạn công việc, nhiều công chức mới tiếp nhận nhiệm vụ còn thiếu kinh nghiệm xử lý các vụ việc phức tạp.

Ông Nguyễn Văn Hưng, Giám đốc Sở Tư pháp khẳng định việc chuyển giao toàn bộ thẩm quyền đăng ký hộ tịch cho UBND cấp xã là đúng và phù hợp với cải cách hành chính. Thực tiễn tại Huế cho thấy, chủ trương này khả thi nếu có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đồng hành sát sao và đầu tư đồng bộ về nhân lực, hạ tầng. Thời gian tới, Sở Tư pháp sẽ tiếp tục kiến nghị tăng cường đào tạo nghiệp vụ, hoàn thiện phần mềm và bố trí thêm biên chế, trang thiết bị cho cấp xã để phục vụ người dân tốt hơn.

Với những nỗ lực không ngừng, Sở Tư pháp đang từng bước hiện thực hóa mục tiêu đưa công tác hộ tịch về gần dân, thuận tiện cho dân và vì lợi ích của người dân, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, hiệu quả.

Bài, ảnh:THÁI BÌNH